事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策探究

袁 麗

（嵩明縣退役軍人服務(wù)中心，云南 昆明 651700）

檔案資料是對事業(yè)單位發(fā)展歷史的一種真實(shí)記錄，其中不僅包括了個(gè)人成長記錄，而且也涉及了大量社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r。因此，檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展中間發(fā)揮出了重要作用。雖然當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作在引進(jìn)大量先進(jìn)技術(shù)后正在實(shí)現(xiàn)逐步完善，但是仍然面臨著不少問題。因此，針對事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行分析具有重要實(shí)踐意義。

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

1）專業(yè)人才缺乏。從目前我國事業(yè)單位檔案管理的工作實(shí)踐來看，檔案管理專業(yè)人才缺乏始終是一個(gè)普遍性的問題。事業(yè)單位部分檔案管理人員本身并沒有經(jīng)過專業(yè)檔案管理系統(tǒng)化培訓(xùn)，檔案管理專業(yè)知識掌握程度較低，因此在管理實(shí)踐中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人為錯(cuò)誤[1]，使得檔案管理信息化作用不能得到充分發(fā)揮。甚至一些事業(yè)單位目前并沒有配備專門檔案管理人員，檔案管理工作開展通常由兼職人員承擔(dān)，而且在檔案管理工作的信息化建設(shè)方面也相對比較落后，部分事業(yè)單位雖然開展了檔案管理信息化建設(shè)，但由于缺乏專業(yè)人才支撐，導(dǎo)致信息化建設(shè)仍然存在很多問題。

2）觀念落后，對檔案管理工作不重視。不少事業(yè)單位目前對檔案管理工作的認(rèn)知程度不足，可以受到傳統(tǒng)管理理念影響，導(dǎo)致很多人員認(rèn)為檔案管理就是針對檔案資料進(jìn)行機(jī)械化整理，在這種管理理念下，很多檔案資料不能實(shí)現(xiàn)高效利用，而且管理實(shí)踐中也存在很多失誤之處，使得檔案管理工作人員工作積極性受到影響，在管理理念方面不能夠跟隨時(shí)代發(fā)展要求進(jìn)行創(chuàng)新，管理實(shí)踐中僅僅以檔案資料不泄露、不丟失作為基本管理原則，在日常管理工作中不能夠針對檔案資料進(jìn)行合理的整理和收集，導(dǎo)致檔案在工作過程中存在混亂和隨意堆積現(xiàn)象，這也充分說明，事業(yè)單位檔案管理工作仍然存在長時(shí)間無序狀態(tài)。

3）缺乏高科技技術(shù)手段和檔案資料保護(hù)意識。隨著當(dāng)今社會(huì)的快速進(jìn)步，傳統(tǒng)管理模式下載管理方式和設(shè)備已經(jīng)不能滿足信息化社會(huì)下對檔案管理工作的實(shí)際需求，目前我國很多事業(yè)單位對于這些問題的重要性沒有進(jìn)行正確認(rèn)識，在日常檔案管理實(shí)踐中，檔案資料不能實(shí)現(xiàn)及時(shí)更新，也不能與時(shí)代發(fā)展同步，對于檔案管理設(shè)備和管理方法進(jìn)行改進(jìn)和完善，針對檔案資料沒有形成良好的保護(hù)意識。

4）管理職責(zé)不明確。對于目前不少事業(yè)單位對于檔案管理工作沒有給予高度重視，保持檔案管理工作研究缺乏專業(yè)性，單位管理人員也存在較大的問題，而且，從事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐工作看，管理人員職責(zé)不明，沒有實(shí)現(xiàn)科學(xué)分工，同時(shí)檔案管理工作中很多工作人員不能夠集中精力。事業(yè)單位檔案管理工作本身體現(xiàn)出了正常的技術(shù)性和專業(yè)性，因此對于工作人員專業(yè)素養(yǎng)提出更高要求，作為檔案管理人員，必須要具備基本的創(chuàng)新意識，針對傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行不斷革新，這樣才能有效控制檔案管理工作中出現(xiàn)的失誤，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展[2]。

2 事業(yè)單位檔案管理工作水平提升對策

1）強(qiáng)化人員培訓(xùn)。事業(yè)單位檔案管理工作主體為管理人員。因此，要想進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理工作水平，首先就要根據(jù)檔案管理人員實(shí)施嚴(yán)格培訓(xùn)，具體培訓(xùn)環(huán)節(jié)需要覆蓋檔案管理技巧、基本管理理論、檔案修復(fù)以及基本管理制度等各個(gè)方面[3]，從多個(gè)層面來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作人員專業(yè)技能和實(shí)際操作水平的有效提升，同時(shí)能夠讓檔案管理工作人員對信息化技術(shù)進(jìn)行充分掌握。與此同時(shí)，事業(yè)單位針對檔案管理工作，要不斷強(qiáng)化工作人員管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理職責(zé)的明確分工，以此來促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)有序開展，在這個(gè)過程中要對離職人員交接班過程強(qiáng)化管理，避免在交接班過程中產(chǎn)生死檔、棄檔等一些現(xiàn)象，從而給事業(yè)單位帶來巨大損失。此外，在合理范圍內(nèi)要進(jìn)一步提升檔案管理工作人員的薪資福利待遇，同時(shí)為檔案管理人員創(chuàng)造良好的晉升空間。以此來激發(fā)檔案管理工作人員的工作積 極性。

2）提升檔案管理工作重視程度。事業(yè)單位檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)有序發(fā)展首先必須要對該項(xiàng)工作給予高度重視。針對事業(yè)單位檔案管理工作要專門成立領(lǐng)導(dǎo)小組，同時(shí)制定出嚴(yán)格的管理制度，針對檔案管理實(shí)踐定期開展檢查工作，以此來對檔案管理人員形成有效監(jiān)督。此外，事業(yè)單位還要充分結(jié)合檔案管理工作實(shí)踐狀況制定出更加合理的考核制度和獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度，在考核過程中要以檔案管理工作實(shí)際執(zhí)行狀況作為基本衡量標(biāo)準(zhǔn)，以此全面提升檔案管理工作人員的主觀能動(dòng)性。另外，作為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要針對檔案管理工作不斷強(qiáng)化宣傳，讓所有管理人員能夠充分認(rèn)識到檔案管理工作在單位和社會(huì)發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用。在此基礎(chǔ)上才能夠讓檔案管理工作人員的心理需求得到滿足，進(jìn)一步提升工作積極性和檔案管理工作效率。

3）加大先進(jìn)科學(xué)管理設(shè)備和管理制度引進(jìn)。目前很多事業(yè)單位檔案管理設(shè)備和管理方式比較落后，由此也對檔案管理工作效率產(chǎn)生較大影響。在針對檔案管理工作開展創(chuàng)新的過程中，首先要針對基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行逐步完善，以此來提升整個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作效率。其次，要徹底扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)落后的管理模式和管理理念，對現(xiàn)代化檔案管理規(guī)律進(jìn)行充分掌握，充分利用先進(jìn)信息化技術(shù)來構(gòu)建起事業(yè)單位的檔案管理信息化平臺，在檔案管理工作中將計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)進(jìn)行充分利用，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效融合，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作限制數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，同時(shí)要針對檔案信息化服務(wù)工作進(jìn)行不斷強(qiáng)化，以此來進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案的檢索率，并全面提升事業(yè)單位檔案管理工作水平，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作限制現(xiàn)代化管理方向發(fā)展。另外，為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的繼續(xù)開展，需要構(gòu)建起科學(xué)管理制度，管理制度制定過程中需要涉及檔案保管、保密、利用、鑒定監(jiān)督、安全消防等多個(gè)層面[4]，在此基礎(chǔ)上才能夠充分保障事業(yè)單位檔案信息的真實(shí)性和安全性，才能在事業(yè)單位的發(fā)展過程中充分發(fā)揮出檔案資料的重要作用。

3 結(jié)束語

綜上所述，在事業(yè)單位日常管理工作中檔案管理工作屬于非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，但是當(dāng)前不少事業(yè)單位檔案管理中仍然存在一些不足之處，這也使得事業(yè)單位檔案管理工作健康發(fā)展受到嚴(yán)重制約。鑒于此，事業(yè)單位需要針對當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行清晰認(rèn)識，領(lǐng)導(dǎo)干部要不斷提升對檔案管理工作的重要程度，同時(shí)采取多種措施來提升管理人員的參與積極性，嚴(yán)格遵照我國檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，逐步實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。