事業(yè)單位檔案資源建設(shè)管理與利用研究報(bào)告

孫孟佳

（國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局專利局專利審查協(xié)作天津中心，天津 300304）

中國共產(chǎn)黨十九次全國代表大會(huì)得出了“中國特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代”的重要結(jié)論[1]。事業(yè)單位檔案資源建設(shè)管理和利用在新時(shí)期出現(xiàn)了新的發(fā)展要求，為了更好地繼承新時(shí)期中國特色社會(huì)主義精神，事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)施了適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展潮流的改革措施，調(diào)整了內(nèi)部管理方式。

1 新時(shí)期下事業(yè)檔案資源建設(shè)管理與利用的新特征

社會(huì)海量的檔案資源流動(dòng)要求事業(yè)單位檔案管理部門對(duì)檔案資源的管理更加全方位、精細(xì)化。同時(shí)隨著信息技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)改變傳統(tǒng)檔案資源管理模式提升效率已經(jīng)成為普遍共識(shí)。新時(shí)期，事業(yè)單位檔案資源建設(shè)管理與利用正在全方位、多層次、立體化地融入到新時(shí)期的社會(huì)發(fā)展中。

1.1 事業(yè)單位檔案資源體系模式的轉(zhuǎn)變

事業(yè)單位相對(duì)私營企業(yè)是一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的單位，但是隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位人員的流動(dòng)性也在快速增加[2]。同時(shí)，時(shí)代的發(fā)展催生了許多新事物，檔案資源內(nèi)容充實(shí)上需要跟上時(shí)代步伐。為了適應(yīng)新時(shí)代信息發(fā)展需求，事業(yè)單位檔案資源正在改變以往單一的只局限于自身單位的檔案資源建設(shè)，積極參加與其它企業(yè)的檔案資源的共享和信息的對(duì)接。新時(shí)代是信息資源競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理部門不再是一個(gè)功能單一的部門，多部門融合，多單位聯(lián)合正在逐漸形成資源的共享模式管理。

1.2 事業(yè)單位檔案資源建設(shè)和利用電子化和數(shù)字化的普及

隨著數(shù)字化設(shè)備領(lǐng)域國產(chǎn)化程度的提高，設(shè)備價(jià)格的下降，事業(yè)單位的信息基礎(chǔ)建設(shè)正在大規(guī)模的開展。發(fā)達(dá)沿海地區(qū)的事業(yè)單位已經(jīng)在數(shù)字化和電子化方向上走在了同行前列，運(yùn)用專業(yè)軟件進(jìn)行電子資料的制作，建立獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)各種分類檔案數(shù)據(jù)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立檔案信息管理平臺(tái)。近年來，云存儲(chǔ)、人工智能、虛擬現(xiàn)實(shí)等新興技術(shù)正在豐富事業(yè)單位檔案資源的建設(shè)和利用途徑。

1.3 事業(yè)單位檔案資源服務(wù)方式的創(chuàng)新

隨著事業(yè)單位檔案資源管理格局逐漸開放，普通民眾和事業(yè)單位成員進(jìn)行資源訪問可以實(shí)現(xiàn)線上訪問查詢。以往對(duì)檔案資源的訪問需要經(jīng)過與檔案管理人員進(jìn)行線下的申請(qǐng)和資質(zhì)認(rèn)證，過程繁瑣耗時(shí)耗力。如今，事業(yè)單位檔案資源可以在其官網(wǎng)進(jìn)行登錄查詢。為了進(jìn)一步方便民眾，事業(yè)單位將訪問入口對(duì)接到多個(gè)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，例如微信公眾號(hào)、支付寶城市服務(wù)中[3]。訪問入口多樣性照顧了不同人群，事業(yè)單位檔案資源訪問系統(tǒng)正趨于集成化發(fā)展，融合了多種服務(wù)，利用一網(wǎng)通的便捷性特點(diǎn)解決各種辦理服務(wù)。

2 新時(shí)期事業(yè)單位檔案資源建設(shè)管理與利用的不足

新時(shí)期，事業(yè)單位檔案資源建設(shè)管理與利用面對(duì)諸多挑戰(zhàn)，偏遠(yuǎn)地區(qū)事業(yè)單位檔案資源建設(shè)管理落后于沿海地帶[4]。政府需加大對(duì)落后地區(qū)的補(bǔ)貼扶持力度，積極推動(dòng)落后地區(qū)與發(fā)達(dá)地區(qū)的信息平臺(tái)對(duì)接。新技術(shù)的應(yīng)用會(huì)產(chǎn)生相關(guān)安全問題，加大網(wǎng)絡(luò)完全建設(shè)和法律法規(guī)保障制度具有重要意義。

2.1 各地區(qū)事業(yè)單位檔案資源建設(shè)的不均衡性

地區(qū)發(fā)展差異性，導(dǎo)致了不同事業(yè)單位檔案資源建設(shè)的不均衡性。為了提高我國整體事業(yè)單位檔案管理建設(shè)。一方面，先進(jìn)發(fā)達(dá)地區(qū)應(yīng)積極的共享自己的平臺(tái)數(shù)字資源并向落后地區(qū)提供技術(shù)支撐；另一方面，政府應(yīng)該推動(dòng)整個(gè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，讓落后地區(qū)可以直接對(duì)接標(biāo)準(zhǔn)檔案管理平臺(tái)，不需要花費(fèi)過多資金進(jìn)行單獨(dú)開發(fā)自己的管理系統(tǒng)。加大事業(yè)單位檔案資源管理的開放力度，開放的對(duì)象不只是局限于民眾，行業(yè)之間的互融互通，內(nèi)部管理部門的互融互通同樣重要。只有完善了內(nèi)部機(jī)制，提升了自我效率，才能從根本上改變面向普通民眾服務(wù)的便捷性。

2.2 健全檔案資源保護(hù)的法律法規(guī)和安全防護(hù)措施

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，改變檔案資源管理的模式，高效運(yùn)作的背后隱藏著各種木馬、病毒的威脅[5]。加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)安全建設(shè)，保障大數(shù)據(jù)時(shí)代下個(gè)人信息安全和檔案資源的版權(quán)迫在眉睫。檔案資源建設(shè)不單是內(nèi)容上的充實(shí)和系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)，檔案資源安全建設(shè)同樣具有關(guān)鍵作用。事業(yè)單位分為不同層級(jí)，對(duì)于機(jī)密性較高的事業(yè)單位，應(yīng)該建立一套強(qiáng)有力的安全防御系統(tǒng)，防止境外人員對(duì)我國機(jī)要信息的竊取。網(wǎng)絡(luò)之地不是法外之地，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)竊取事業(yè)單位數(shù)字檔案資源，應(yīng)該健全相關(guān)法律，嚴(yán)厲打擊違法犯罪行為，保障公民的個(gè)人隱私和國家機(jī)密信息的安全。如果發(fā)生黑客竊取數(shù)據(jù)或者事業(yè)單位檔案資源的版權(quán)爭(zhēng)議問題，要做到有法可依的法律保障制度。依法治檔，依法歸檔，嚴(yán)格規(guī)范的操作檔案管理工作，保障民眾的權(quán)益。

3 新時(shí)代事業(yè)單位檔案資源建設(shè)管理與利用的新思路

進(jìn)入新時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，運(yùn)用新技術(shù)、新媒體、新模式拓展行政管理方式，不斷進(jìn)行創(chuàng)新改革，做好檔案管理工作的神圣職責(zé)。

3.1 創(chuàng)新改革檔案管理觀念，擴(kuò)展檔案管理運(yùn)行模式

事業(yè)單位改革進(jìn)入深水區(qū)，各項(xiàng)管理工作趨于精細(xì)化發(fā)展。檔案管理工作應(yīng)該轉(zhuǎn)換墨守成規(guī)的觀念，加快檔案管理法制制度建設(shè)，設(shè)立對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的督察監(jiān)管機(jī)構(gòu)，防止檔案管理工作者的不作為。檔案管理的人才培養(yǎng)是保證檔案管理工作持續(xù)高效發(fā)展的關(guān)鍵，完善人才培養(yǎng)體系，健全人才評(píng)價(jià)規(guī)章制度，保證檔案工作者的 權(quán)益。

3.2 創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案安全管理教育

簡(jiǎn)化檔案管理流程，將數(shù)字化管理融入到整個(gè)檔案管理的流程之中。做到管理失誤可追溯責(zé)任人，可數(shù)字化分析整個(gè)失誤過程，確保響應(yīng)機(jī)制可以發(fā)現(xiàn)問題并快速做出分析判斷。大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能、云計(jì)算新型技術(shù)需融入到管理機(jī)制中，借助各種數(shù)據(jù)技術(shù)保障電子文件制作流程的規(guī)范化。檔案管理如今面臨著諸如網(wǎng)絡(luò)病毒入侵式的非傳統(tǒng)安全因素影響，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全人才培養(yǎng)和管理工作者的保密安全教育，嚴(yán)格建立一套對(duì)檔案文件管理的制度體系。

3.3 創(chuàng)新服務(wù)方式，提升檔案資源利用

新媒體技術(shù)有利于信息的快速傳播，事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)雖然對(duì)接到各個(gè)新媒體平臺(tái)，但是在運(yùn)營方面相對(duì)較弱。事業(yè)單位檔案管理平臺(tái)應(yīng)該優(yōu)化相關(guān)設(shè)計(jì)，在各個(gè)平臺(tái)應(yīng)該考慮到自身系統(tǒng)的優(yōu)化。同時(shí)，巨量的內(nèi)容應(yīng)該需要運(yùn)營人員進(jìn)行打磨豐富，讓檔案資源具有吸引性進(jìn)而讓檔案資源得到更多利用。