事業單位檔案資源建設管理與利用研究報告

孫孟佳

（國家知識產權局專利局專利審查協作天津中心，天津 300304）

中國共產黨十九次全國代表大會得出了“中國特色社會主義進入新時代”的重要結論[1]。事業單位檔案資源建設管理和利用在新時期出現了新的發展要求，為了更好地繼承新時期中國特色社會主義精神，事業單位檔案管理工作實施了適應新時代發展潮流的改革措施，調整了內部管理方式。

1 新時期下事業檔案資源建設管理與利用的新特征

社會海量的檔案資源流動要求事業單位檔案管理部門對檔案資源的管理更加全方位、精細化。同時隨著信息技術的發展，應用信息技術的優勢改變傳統檔案資源管理模式提升效率已經成為普遍共識。新時期，事業單位檔案資源建設管理與利用正在全方位、多層次、立體化地融入到新時期的社會發展中。

1.1 事業單位檔案資源體系模式的轉變

事業單位相對私營企業是一個相對穩定的單位，但是隨著時代的發展，事業單位人員的流動性也在快速增加[2]。同時，時代的發展催生了許多新事物，檔案資源內容充實上需要跟上時代步伐。為了適應新時代信息發展需求，事業單位檔案資源正在改變以往單一的只局限于自身單位的檔案資源建設，積極參加與其它企業的檔案資源的共享和信息的對接。新時代是信息資源競爭的時代，事業單位檔案管理部門不再是一個功能單一的部門，多部門融合，多單位聯合正在逐漸形成資源的共享模式管理。

1.2 事業單位檔案資源建設和利用電子化和數字化的普及

隨著數字化設備領域國產化程度的提高，設備價格的下降，事業單位的信息基礎建設正在大規模的開展。發達沿海地區的事業單位已經在數字化和電子化方向上走在了同行前列，運用專業軟件進行電子資料的制作，建立獨立的數據庫存儲各種分類檔案數據，運用大數據技術建立檔案信息管理平臺。近年來，云存儲、人工智能、虛擬現實等新興技術正在豐富事業單位檔案資源的建設和利用途徑。

1.3 事業單位檔案資源服務方式的創新

隨著事業單位檔案資源管理格局逐漸開放，普通民眾和事業單位成員進行資源訪問可以實現線上訪問查詢。以往對檔案資源的訪問需要經過與檔案管理人員進行線下的申請和資質認證，過程繁瑣耗時耗力。如今，事業單位檔案資源可以在其官網進行登錄查詢。為了進一步方便民眾，事業單位將訪問入口對接到多個互聯網平臺，例如微信公眾號、支付寶城市服務中[3]。訪問入口多樣性照顧了不同人群，事業單位檔案資源訪問系統正趨于集成化發展，融合了多種服務，利用一網通的便捷性特點解決各種辦理服務。

2 新時期事業單位檔案資源建設管理與利用的不足

新時期，事業單位檔案資源建設管理與利用面對諸多挑戰，偏遠地區事業單位檔案資源建設管理落后于沿海地帶[4]。政府需加大對落后地區的補貼扶持力度，積極推動落后地區與發達地區的信息平臺對接。新技術的應用會產生相關安全問題，加大網絡完全建設和法律法規保障制度具有重要意義。

2.1 各地區事業單位檔案資源建設的不均衡性

地區發展差異性，導致了不同事業單位檔案資源建設的不均衡性。為了提高我國整體事業單位檔案管理建設。一方面，先進發達地區應積極的共享自己的平臺數字資源并向落后地區提供技術支撐；另一方面，政府應該推動整個行業標準的統一，讓落后地區可以直接對接標準檔案管理平臺，不需要花費過多資金進行單獨開發自己的管理系統。加大事業單位檔案資源管理的開放力度，開放的對象不只是局限于民眾，行業之間的互融互通，內部管理部門的互融互通同樣重要。只有完善了內部機制，提升了自我效率，才能從根本上改變面向普通民眾服務的便捷性。

2.2 健全檔案資源保護的法律法規和安全防護措施

互聯網技術的應用，改變檔案資源管理的模式，高效運作的背后隱藏著各種木馬、病毒的威脅[5]。加強互聯網安全建設，保障大數據時代下個人信息安全和檔案資源的版權迫在眉睫。檔案資源建設不單是內容上的充實和系統平臺的建設，檔案資源安全建設同樣具有關鍵作用。事業單位分為不同層級，對于機密性較高的事業單位，應該建立一套強有力的安全防御系統，防止境外人員對我國機要信息的竊取。網絡之地不是法外之地，利用網絡技術竊取事業單位數字檔案資源，應該健全相關法律，嚴厲打擊違法犯罪行為，保障公民的個人隱私和國家機密信息的安全。如果發生黑客竊取數據或者事業單位檔案資源的版權爭議問題，要做到有法可依的法律保障制度。依法治檔，依法歸檔，嚴格規范的操作檔案管理工作，保障民眾的權益。

3 新時代事業單位檔案資源建設管理與利用的新思路

進入新時代，事業單位檔案管理部門應該轉變觀念，運用新技術、新媒體、新模式拓展行政管理方式，不斷進行創新改革，做好檔案管理工作的神圣職責。

3.1 創新改革檔案管理觀念，擴展檔案管理運行模式

事業單位改革進入深水區，各項管理工作趨于精細化發展。檔案管理工作應該轉換墨守成規的觀念，加快檔案管理法制制度建設，設立對檔案管理業務運轉的督察監管機構，防止檔案管理工作者的不作為。檔案管理的人才培養是保證檔案管理工作持續高效發展的關鍵，完善人才培養體系，健全人才評價規章制度，保證檔案工作者的 權益。

3.2 創新檔案管理機制，加強檔案安全管理教育

簡化檔案管理流程，將數字化管理融入到整個檔案管理的流程之中。做到管理失誤可追溯責任人，可數字化分析整個失誤過程，確保響應機制可以發現問題并快速做出分析判斷。大數據、區塊鏈、人工智能、云計算新型技術需融入到管理機制中，借助各種數據技術保障電子文件制作流程的規范化。檔案管理如今面臨著諸如網絡病毒入侵式的非傳統安全因素影響，加強網絡安全人才培養和管理工作者的保密安全教育，嚴格建立一套對檔案文件管理的制度體系。

3.3 創新服務方式，提升檔案資源利用

新媒體技術有利于信息的快速傳播，事業單位檔案管理系統雖然對接到各個新媒體平臺，但是在運營方面相對較弱。事業單位檔案管理平臺應該優化相關設計，在各個平臺應該考慮到自身系統的優化。同時，巨量的內容應該需要運營人員進行打磨豐富，讓檔案資源具有吸引性進而讓檔案資源得到更多利用。