事業單位檔案管理要點分析

陳小龍

（山西省臨縣醫療保險服務中心，山西 呂梁 033200）

事業單位在發展過程中產生了大量的檔案資料，這些資料內容豐富，能夠為單位的發展提供大量的資料和依據，在未來也會成為單位制定工作計劃的參考，對于事業單位各項工作的開展都具有巨大意義。近些年來事業單位檔案管理工作作為本單位內部管理的重要內容，逐漸受到政府部門的關注。檔案管理會有大量的資料信息以及視頻、圖像等等，因此必須要大力倡導和鼓勵事業單位優化檔案管理，進行科學的分類整理，提升檔案管理效力，創新檔案管理模式，以此促進事業單位管理工作的長期穩定發展。作為事業單位發展的歷史記錄，一項需要長期堅持的工作，事業單位應該重視檔案管理，響應國家號召，并深入研究檔案管理的優化對策，在檔案工作中引入知識管理理念，實現對單位檔案管理的現代化、規范化、科學化，切實解決檔案管理工作中存在的問題。

1 檔案管理存在問題

事業單位檔案管理混亂、檔案管理在單位中得不到重視已經成為不爭的事實。現階段，單位領導認為檔案管理并不能夠為單位創造實質性的價值，大多數事業單位沒有認識到文件檔案管理的重要性，很多單位中的檔案部門會被其他部門兼并，或者名存實亡，在管理體制和管理方案設計方面缺乏科學性與合理性，或者撤銷[1]。由于缺乏科學合理的檔案管理制度，缺少專門負責檔案管理的人才，將財力、人力投入到檔案管理方面，不過是浪費金錢，浪費時間。每年均有一定數量的人才進入事業單位系統，但是單位很少會特別招聘具有高水平的檔案管理者來到單位，在檔案管理和保存方面仍不規范健全，案管理的專業性不足。 檔案管理看似簡單，其實檔案管理同其他工作一樣，是專業性較強的管理工作，也需適應時代發展變化不斷改革，需要相關專業的從業人員熟練掌握各種新的管理技術、管理理念。 但現階段大多數事業單位的文件檔案管理工作多由離退休職工兼職擔任，這是事業單位中的一個普遍現象，單位現有的管理人員素質低下，沒有接受過專業的管理教育和培訓，專業性明顯不足，對于檔案管理相關工作掌握不到位，檔案管理漏洞百出，一旦檔案出現問題，解決處理十分困難。

由于文件檔案管理長期不受重視，事業單位缺乏專業性的管理人才，在制度設計和管理流程方面較為落后，檔案管理模式也一直無法更新。在信息時代，大多數單位卻仍舊采用傳統的紙質文檔工作質量與效率都得不到保障。管理離不開科技支持，但由于檔案管理得不到重視，當前檔案管理的科技運用尚不到位，大多數事業單位采用人工勞作，效率低下，檔案入網，跟隨記錄有所欠缺。龐雜的文件檔案只有運用科技手段與信息網絡化才能達到管理的科學性與簡易性，在這方面的建設仍有待進一步完善。

2 檔案管理要點分析

任何單位和部門的有序運行都需要一套科學合理的管理制度。在社會全球化、社會信息化的今天，制度設計是有序開展工作的基礎，需要科學、合理的制度作為規范，事業單位的檔案管理必須要及時更新管理手段與管理模式。事業單位應當根據本單位的實際情況，將計算機技術引入事業單位的檔案管理，制定符合自身實際的文件檔案管理制度，制度設計要簡明實用，同時要符合科學性，具有較強的操作性。在制定好制度之后，任何人都要在制度的框架下按流程辦事，自覺遵守制度規約[2]。另外，對于檔案理工作要將查處問題作為考核的重要依據，定期進行檢查和考核，在查處中進一步完善相關制度，及時發現管理紕漏和問題并予以解決，以此來提高管理人員意識。

提升事業單位檔案管理質量和效率，需要專業人員把關，事業單位領導要認識到檔案管理與單位發展之間的關系，要意識到管理人員的素質高低直接決定著管理質量和效率。事業單位領導和上級部門應當從思想上重視文件檔案管理工作，將檔案管理工作納入單位總體規劃中，制定人才培養計劃，指派專人進行管理，以人才促發展。事業單位應當科學分析現階段事業單位的檔案管理能力，同時輔之以健全的管理制度，定期開展培訓和教育活動，對過去的工作以及學習進行評估和總結，引入科學的評價考核機制，從根源上提升文件檔案管理水平，全面推進事業單位內部檔案工作水平的提升。事業單位應當制定更加完善的人才培養目標和計劃，吸收檔案管理專業的優秀人才，招聘專業對口的檔案管理人員。另外，相關管理人員必須杜絕因人廢棄制度的惡習，嚴格按照規章制度辦事。

3 總結

隨著信息化步伐的加快，國家科技化程度不斷加深，經濟水平不斷提高，未來事業單位檔案管理必將朝著信息化、技術化的方向前進，事業單位必須不斷強化內部管理，提高自身的工作實力，建立健全相關規章制度，同時國家相關部門輔之以制度保障，從而跟上時代發展的腳步，滿足國家發展的需求。檔案管理作為單位內部管理的重要內容，單位領導要通過完善管理制度，加以重視，引入信息化技術，提升管理人員素質，優化檔案管理，通過創新適應新形勢，從根源上發現和解決檔案文件管理中的漏洞與問題，從而促進事業單位的穩步發展。