信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

毛翼坤

（白山市渾江區發展和改革局，吉林 白山 134300）

1 導言

隨著時代的發展以及科技水平的提升，人們越來越意識到檔案管理工作的重要性。而在傳統檔案管理模式中普遍存在重視程度不夠、專業能力不足、崗位素養缺失、信息化建設過于表層化、電子檔案安全性缺失等問題，嚴重影響檔案管理工作的順利開展及健康發展。因此，結合時代發展體征，探索新時期檔案管理工作的新思路具有十分重要的意義。

2 信息時代檔案管理工作面臨的問題

2.1 檔案管理體系不完善

由于檔案對于企業部門的發展有著重要的意義，所以通過一個更加完善的檔案管理體系可以更好地確保檔案管理工作能夠非常科學、高效、有序地進行下去。不過，以現階段我國檔案管理總體的情況來看，檔案管理體系中存在著眾多的不足，影響著檔案管理工作的開展。現階段我國現有的一些法律也不能更好地對檔案管理工作形成更為有效的約束，所以這使檔案管理工作所取得效果沒能達到預期制定的管理目標，從而使得企業發展受到很大的限制。在這種限制中，企業的每一項活動開展都會受到一定的影響，這也是企業發展遇到瓶頸的一個重要因素。

2.2 無法正確認識檔案信息化

信息技術不斷發展，公文處理、合同管理、人力資源管理和財務共享等多種管理系統出現在大眾視野，傳統的檔案管理模式已經無法順應新時期的發展要求。對此，需積極轉變傳統的管理方式，跟上時代發展的腳步，引導工作人員高度重視檔案管理。如今，部分檔案管理人員并不重視檔案管理工作，認為檔案管理工作采用傳統的工作模式即可滿足現階段的工作要求，無須設置現代化的檔案管理系統。這些人員從思想上便忽視了檔案管理工作，阻礙了企業信息化建設的長足進步，同時也降低了檔案管理的效率。

2.3 檔案管理手段單一

雖然現階段我國信息化技術的應用非常廣泛，在檔案管理工作中計算機信息技術也有著較大的應用，但是由于很多的企業部門對于信息技術在檔案管理中應用的認識不足，加上受到以往檔案管理理念的影響，很多企業的檔案管理模式還仍處于單一的程度。不管是以往形式的管理模式，還是當前形勢的管理模式，許多企業都未能對其進行創新，未能根據自身的需求對檔案管理方式進行優化。雖然有些企業部門將信息技術應用到檔案管理中，但是也僅僅是應用技術的存檔、搜索等功能，其他深層次的技術并未得到實際的應用，如通過大數據對相關的信息內容進行分析等，這些單一形式的管理使得檔案管理的價值并未有效地發揮出來，所以這種管理方式相對較為低效，這也是當前檔案管理面臨的巨大挑戰。

3 信息時代檔案管理工作控制對策

3.1 提升檔案管理信息化工作重視程度

提升對檔案管理工作的重視程度是新時期強化檔案管理工作的首要前提，是實施規范化、科學化、高效化、信息化檔案管理的重要思想意識基礎。作為企企業發展的“領航員”，高層管理者應明確信息技術在檔案管理工作中的重要意義，盡可能為檔案管理創造有利的工作環境，推動其順利地開展。在此基礎上，還要加大檔案管理工作的人力和財力投入力度，順應時代發展，積極引進先進檔案管理技術和設備，推動檔案管理信息化的建設進程，構建現代化、智能化、科學化的新時期檔案管理模式及體系，在提升其管理實效性的同時，促進檔案管理工作的健康、長久發展。

3.2 建立檔案數據庫

在信息技術高度應用的時代中，通過應用信息化技術能夠實現高效的檔案管理，但是現階段很多企業的檔案管理效率并不高，甚至是離預期的目標還有很長一段路要走，造成這種情況的重要因素之一是很多企業的人員無法正確地認識到，在信息時代想要更好地將檔案管理開展下去需要自身對檔案管理工作有一個科學的認識。開展檔案管理工作要求大量的信息數據作為管理工作的基本支持，所以企業需要針對信息化的檔案管理建立專門的數據庫，這樣能夠使得信息傳遞獲得非常有效地支持。通過數據庫的建立，可以進一步地保障檔案管理工作在良好的環境下順利進行。此外，相關企業在開展檔案管理的時候還應該能夠進一步地考慮到企業整體方向上的發展戰略要求，從而保障檔案管理能夠符合企業的實際發展需求。僅僅建立相關的檔案數據庫還遠遠不夠，在數據庫建立之后企業還需要進一步地將檔案維修以及檔案保護落實到檔案管理的每個環節之中，這樣能夠保障檔案管理工作所取得的效果以及質量得到更大程度提升。

3.3 加強檔案管理的信息化建設

隨著社會科技的飛速發展，現代信息技術被廣泛應用到各個行業領域中，成為新時期推動行業發展的主要動力。因此在信息化時代背景下，企企業應積極加強檔案管理工作的信息化建設水平。檔案管理信息化建設主要考慮“安全性提升”和“網絡化建設”兩個內容。隨著計算機、掃描、大數據、OCR、多媒體等現代化信息技術的快速發展，電子檔案的形式逐漸向標準化、安全化發展，企企業檔案管理部門，應積極引入先進的信息化檔案管理系統，實現不同載體類型檔案資料的數字化轉換，從而提升檔案的保存的安全性。同時，要加強檔案管理的網絡化發展，一方面針對機要檔案和非公開性檔案，建立內部局域網絡，在確保檔案安全性的基礎上，提升檔案內部傳輸和調閱的便捷性，提升檔案管理效率；另一方面，對于公開性檔案，建立網絡化管理平臺，在提高管理效率的同時，提升檔案的豐富性和利用率。

3.4 保障軟件的兼容性

在當前信息化的時代中，想要更好地將檔案管理工作落實到位，那么企業應該認識到在檔案管理工作中應用信息化設備的重要性，通過應用先進的信息化技術可以使得企業的檔案信息資源在不同的部門之間實現共享，這樣能夠提升檔案資源的利用效率，從而使得每個部門可以將需要的檔案信息及時存檔、調取，提升了工作效率。所以，企業的每一個部門都應該能夠進一步地對檔案管理中所涉及的信息技術進行優化以及創新，這樣能夠有效降低查找檔案的時間，提升工作的效率。

4 結束語

總之，在信息化時代中，檔案信息管理所面對的挑戰是多種多樣的，這就要求相關的企業能夠有針對性地對檔案管理制定更為科學的管理方案，實現科學化的管理，這樣能夠使得企業檔案管理工作質量得到提升，從而使得企業的發展可以更加穩定、安全。