淺析高校檔案館建設

杜蔚明

（武漢工程大學，湖北 武漢 430205）

2021是十四五規劃謀篇布局之年，高校檔案館的下一步建設如何進行，應該進行充分論證和考慮。筆者認為，高校的檔案館建設應該包含兩塊內容，以服務為中心的檔案館建設和以用戶為中心的數字檔案館建設，以下將對這兩個方面進行分析。

1 高校檔案館的主要問題

1）高校領導者重視不足。從高校情況來看，教學和科研是兩大主線，其他部門的發展和工作主要圍繞這兩點，而檔案館作為高校建設的記錄者，很難發揮主要作用。因此，高校領導者對檔案工作通常重視程度不足，也導致到檔案工作開展的方方面面。

2）資金投入不足。由于領導者對檔案館的關注度低，也導致檔案館在經費的投入上通常也以維持為主。缺乏充足經費投入，場館建設、檔案信息化建設、創新發展等方面都相對滯后。一些場館設施都存在超期使用或者帶病使用的情況。掃描儀、復印件、打印機、計算機、數碼相機、磁帶防磁柜、密集架、空調、除濕機等也往往存在老舊、故障率高甚至存在缺少相關設備的情況。

3）人員結構欠合理。高校檔案館的人員結構欠合理，高校檔案館的人員存在年齡結構偏大，對信息化接受意向也存在不同程度的排斥和抵觸情緒，工作熱情也不高。即使有新進的年輕工作人員，但是由于工作經驗少的關系，僅有創新而缺乏檔案的實踐經驗。

4）形象建設待改善。通常，檔案館給辦事人員的形象可以描述為：（1）機密重地——神秘；（2）不了解、不關心——陌生；（3）資料單一、利用不便——館藏結構單一；（4）查檔手續繁瑣、嚴格——拒人千里之外；（5）檔案工作人員素質低——服務質量差。檔案的利用是檔案的價值體現，也是檔案工作的根本目的，檔案館的形象建設不到位，最終也影響到檔案工作的質量。也有工作人員抱怨工作很辛苦，但是仍然在校內得差評，這些都與檔案館的形象有直接的關系。

5）業務功能有欠缺。據研究發現，很多高校均未開展口述史檔案收集整理，或開展力度不夠，這方面檔案較少。在有地區特點的和有民族類的高校檔案館，尤其應該將其納入檔案收集范圍。

6）場館建設布局僵化。從多所高校了解的情況來看，檔案館的布局偏向以機關辦公樓的格局為主。而在強調服務意識、服務質量的現代社會，這樣的布局也影響了檔案館的服務形象問題。

2 高校數字檔案館的主要問題

1）資金投入不足。數字檔案館建設離不開信息化的支持，信息化完成的效果又與資金投入密切相關。而高校檔案館在這方面往往缺乏足夠并且持續的資金投入，一些高校往往在做了首期工程之后便由于后續投入跟不上而偃旗息鼓。甚至在服務器、存儲設備等方面都存在超期、超負荷運行，在這方面，需要高校對檔案工作有較長遠的規劃，并且有長期的投入方能見成效。

2）缺少信息化專業人員。除了資金以外，檔案館的人員結構不合理，造成缺少信息化專業人員，對檔案信息項目的開展與實施缺乏專業性的意見，對檔案信息系統的安全性等要求也缺乏重視和了解，對檔案信息系統的拓展功能缺乏長遠性的規劃，對檔案信息系統的對接缺乏認識，這些問題都影響到檔案信息系統在部署后的運行的效率和效果。

3）技術應用尚不深入。雖然“三網一庫”的基礎設施建設已基本在我國副省級市以上的檔案館完成，但大多數數字檔案館的電子文件、網絡資源一體化管理均未實現；同時，大部分已部署的網絡架構是以傳統檔案信息化實踐要求為基礎的，未運用一些新技術，如云計算、物聯網等，在面對大數據時代的強大數據壓力時，往往難以應對。

4）檔案數字化待提高。檔案信息系統只是一個骨架，缺乏內容的檔案信息系統是沒有血肉的，以我校情況為例，檔案的數字化加工起步較晚，基礎還比較薄弱，內容不夠充實也直接影響到信息系統的服務質量，最終回到人工查詢的落后方式。

3 建設以服務為中心的檔案館

1）合理規劃檔案館布局。有條件的高校可以探索以服務為中心的檔案館布局，參考政務服務大廳的模式，為查檔人員提供相對寬松和舒適的查檔環境。此外，加強檔案利用的宣傳，營造科學管檔、方便用檔的良好氛圍，提高檔案館的服務屬性，淡化檔案館的行政辦公屬性。

2）拓展檔案利用為學校服務。加強檔案的編研工作，加大對檔案大數據的分析工作，讓高校領導者從歷史中找答案，從檔案中找方法，為學校發展提供決策依據。高校的沿革、發展的好壞、歷史的教訓均能在檔案記錄中找到，以史為鑒是檔案價值最大的體現，不僅要學習兄弟院校的先進經驗，也要按照自己的辦學特點，找到適合自己高校發展的方向和路線。

4 建設以用戶為中心的數字檔案館

檔案工作管理者對數字檔案館不應該僅僅停留在一個網站的認識上，信息技術的發展為數字檔案館提供了不同渠道、不同展示方式、不同應用對象的選擇。建設以用戶為中心的數字檔案館應該包括以下幾個方面：

1）高校檔案館網站。檔案館網站既是檔案館宣傳的窗口，也是檔案館履行職能的重要方式之一。高校檔案館網站要充分體現“為民服務”的宗旨，一方面滿足功能性需求，另一方面還要滿足個性化需求。檔案館網站可通過學校的統一身份認證平臺，對訪問的教職工、校友等進行身份識別和認證，再通過計算機技術記錄下個人經常使用的功能模塊、檔案類別等方面進行個性化的排序和推送，實現以用戶為中心的檔案服務體系。

2）基于HTML5技術的高校檔案館微信（高校APP、支付寶等）。現在，移動端技術已經越來越成熟，基于微信、支付寶的服務已經成為年輕人的首選，同時許多高校都開發有自己高度集成的移動APP。檔案信息系統的對外服務一定要充分考慮這方面需求，使用基于HTML5技術開發相應的服務網站（頁）可以省去系統在移動端的適配和單獨開發的問題。同時，使用微信公眾號和支付寶生活號進行檔案館宣傳也是較為經濟便捷的方案。

3）社交媒體（微博、論壇等）。社交媒體作為現在宣傳工作的新陣地，發揮出越來越重要的作用。檔案工作通常都是幕后進行，善于使用社交媒體不僅可以加強對高校檔案館的宣傳，還能幫助用戶對知檔用檔提供了解的途徑。

4）網上校史館。目前，許多高校都開發了網上校史館。校史館與檔案工作聯系緊密，沒有檔案工作的基礎，校史館建設也無從談起。因此，數字檔案館建設應當將反映學校沿革歷史、發展歷程的網上校史館納入其中，統籌考慮。按照功能的不同，網上校史館可以作為檔案編研的重要成果進行充分展示。

5）一站式服務。智慧校園當中一站式服務最為體現“以人為本”理念，很多學校都建立了師生政務大廳、一站式服務中心等等。但是由于檔案制度的特殊性，檔案館參與實體方式的一站式服務大廳是有困難的。而網上一站式服務大廳為檔案一站式服務提供了可能。在這方面需要與牽頭部門在數據標準、服務流程等方面進行充分溝通，讓檔案服務走入一站式服務當中，讓檔案查詢者享受一站式服務的便利。

5 總結

總之，隨著社會進步和科技發展，對檔案館建設，尤其是數字檔案館建設呈現出越來越多元化的發展，但是無論如何發展，檔案的核心在利用，利用面向的是人。因此，建設以體現服務和用戶為中心的檔案館才是為黨管檔，為社會主義現代化服務的初心。