創新人事檔案管理制度與模式

王惠娟

（河南省陸渾水庫管理局，河南 洛陽 471003）

人事檔案屬于中國人事管理制度中一項較為重要的項目，是個人身份、資歷和學歷等方面的保障和證據，與個人的工資待遇、組織關系和社會勞動保障等等方面存在較為密切的聯系，具有一定的法律效應，是對個人一生軌跡記載的主要依據，記錄著每個人的主要精力、品德作風和政治面貌等等，具有一定的參考、依據和憑證作用。對于事業單位的人力資源管理過程中，人事檔案管理屬于較為重要的管理環節和內容，是提升事業單位整體管理水平的基礎和前提。

1 當前大多數事業單位人事檔案管理中存在的問題

現階段，大多數事業單位在開展人事檔案管理的過程中受到各種因素的影響和限制存在著較多的問題，主要集中在以下幾個層面：

1）棄檔現象：棄檔屬于當前事業單位人事檔案管理中較為多見的現象，多數事業單位及管理層未能很好的意識到個人檔案管理對于未來發展的重要意義，未能很好地將個人檔案轉移到新的事業單位中去，加上管理人員未能很好的明確人事檔案管理制度，使得棄檔現象越來越常見，很大程度上增加了人事檔案管理人員的工作難度。

2）人事檔案管理內容較為匱乏：當前人事檔案管理過程中，工作人員的個人信息、家庭背景、工作經驗等較為多見，但卻很好囊括個人工作能力和專業水平等等信息。這種人事檔案管理內容上的匱乏使得人們無法很好的全面了解個人的真實情況和水平，使得人事檔案管理工作缺乏實際意義，影響了事業單位內部人才的利用率，使得事業單位錯失了很多專業性較強的人才，無法很好地促進事業單位的可持續發展[1]。

3）人事檔案管理人員專業水平較低：事業單位人事檔案管理工作中缺乏高素質、綜合能力較強的專業性管理人才，主要是由于事業單位對人事檔案管理制度方面的片面認識、人事檔案管理工作缺乏規范性及科學性等因素導致的。就當前事業單位開展的人事檔案管理工作來看，多數管理人員缺乏高素質的專業水準和文化水平，要想短時間內提高人事檔案管理工作質量和效率存在著較多的阻礙和困難。

4）人事檔案管理信息化水平不高：多數事業單位依舊采用人工管理形式，未能很好的引入信息化的設備和先進技術對人事檔案展開管理。這種紙質版的人事檔案管理極易導致篡改、遺漏、缺失等現象的出現，也較大程度上增加了人事檔案查閱、尋找和審核的時間與精力，增加了人事檔案管理人員的工作量和工作壓力，極易導致出錯現象的發生，不利于人事檔案管理質量的提高。

2 創新人事檔案管理制度與模式的具體途徑

2.1 強化事業單位管理人員的人事檔案管理重要性的認識

事業單位在開展管理工作的過程中為了更好地滿足事業單位自身發展的迫切需求，應不斷的創新和優化人事檔案管理的制度和模式。在這一過程中首先應對管理層的人事檔案管理意識進行強化，只有擁有科學正確的觀念才能促使管理行動的規范科學發展。人力資源管理部門應通過從上到下的宣傳講座教育工作環節強化管理層、基層員工對于人事檔案管理重要性的認識和了解，從根本上提高人事檔案資料管理的規范性及有效性[2]。另外，在人事檔案管理的過程中還應加強事業單位對人事檔案管理工作重要性的認知，通過聘請專業的管理人才對事業單位管理層、執行層等人員開展講座的形式宣傳人事檔案管理的價值和意義，主要的宣傳內容包括人事檔案管理的具體內容、對于單位發展的重要機制、對于個人晉升和發展的重要意義等等方面的內容，最大程度上落實好人事檔案管理制度和模式創新發展的基礎，在強化意識的基礎上落實解決對策。

2.3 強化人事檔案管理人員的信息化和專業化水平

為了更好的創新事業單位人事檔案管理的制度和模式，事業單位應基于當前管理中人員專業度和信息化水平不足的基礎上落實相應的強化管理工作，事業單位應強化對人事檔案管理人員專業技能、信息化操作能力等方面的培訓管理工作，針對平時工作過程中的主要內容、工作職責、信息化操作技能等進行重點的講解，促使人事檔案管理人員能通過科學正確和高效的手段及時的處理各項問題，強化人事檔案管理人員的辦事效率和能力水平。單位還應可以通過實訓考核、與大型單位交流學習及進修等多元化的方式和途徑提高人事檔案管理的整體質量水平，創新人事檔案管理的工作理念及工作形式[3]。

2.4 在事業單位人事檔案管理中引入先進創新的管理理念和模式

現階段，隨著社會發展速度的提高及改革開放的發展，事業單位在創新自身人事檔案管理制度和模式的構成中可以結合我國事業單位管理現狀、發展情況等等不斷創新人事檔案的管理理念和模式。更好的借鑒國內外先進的人事檔案管理模式，將人事檔案的管理分成兩大管理系統，包括公立系統和私立系統，公立系統主管人事檔案管理工作的包括人事部門和檔案管理部門，要求兩個部門之間保持密切的溝通和互動，最大程度上促進事業單位人才流動及調動的發展。而私立系統最大的特點是人事檔案屬于相互分離的，就職人員的人事檔案由在職單位、相關部門進行創新管理，而退休員工則應通過其他部門進行優化管理，最大程度上提高事業單位人事檔案管理的質量和效率[4]。

3 結語

總之，事業單位在開展人事檔案管理的過程中應結合時代發展步伐和方向通過創新人事檔案管理的制度、模式等手段促進事業單位人事檔案管理質量和效率的提高。