信息化背景下水利部門檔案管理工作方法的探索

蘭海燕

摘 要：為了保證水利工程開展的穩定、順利，全面提升水利工程質量，強化對水利部門檔案管理工作的創新非常有必要。基于此，本文對信息化背景下水利部門檔案管理工作展開了分析，明確了檔案管理工作的重要性，闡述當前檔案管理中存在的問題和不足，并在明確成因的基礎上，制定了具有一定可行性的管理辦法，以期相關人員可以借鑒。

關鍵詞：信息化背景下;水利部門;檔案管理;工作方法

在城市化推動進程不斷深入的當下，我國建筑行業的發展規模也在逐步擴大，建設水平越來越高。針對水利工程建筑而言，主要的作用就是要保證各項水利工程正常運行，方便管理。但是，綜合目前水利部門檔案管理工作現狀分析，還存在很大的局限性，管理問題頗多。因此，基于信息化背景下，為了能夠從整體的角度上提升檔案管理效率，水利部門務必要加大重視，合理應用信息技術，保證檔案管理能夠實現規范化、標準化、信息化目標。

一、信息化背景下水利部門檔案管理工作開展的必要性分析

在水利工程建設中，檔案管理是非常重要的組成部分。通常情況下，檔案需要長時間的保存和管理。所以，為了保證紙質檔案不會出現潮濕、腐蝕或者火災等問題，每年都需要投入大量的資金應用于檔案的保護和管理。但是，由于檔案沒有備份的情況，使得相關人員在查閱信息時，不得不對檔案反復查閱，而這一情況的存在，經常會導致檔案出現受損或者遺失的現象，管理人員常常需要為損失的文檔而擔憂，為檔案管理工作的開展帶來了很大困難。隨著我國電子技術水平的不斷提升，信息技術也得到了廣泛的應用和普及，很大程度上為水利部門檔案管理提供了便利，促進了管理水平的

提高。

通常，若想健全水利檔案管理，應該依照合理且先進的管理手段，強化對現有管理措施的優化、革新。同時，側重對科學化、標準化管理機制的實施，能夠促進工作效率以及工作質量的大幅度提高，對水利部門的良好發展具有很大促進意義。然而，結合目前水利部門檔案管理效果來看，即便水利部門的重視程度越來越高，但依舊存在很多不足之處，亟待改進。故此，在信息化背景下，水利部門應該結合水利檔案管理的具體需求，在辦公條件允許的情況下，利用合理的方式，制定高效、科學、合理并且具有較強可行性的規章機制，保證水利檔案管理可以在短時間內得以實現，讓水利檔案管理工作的開展，能夠做到有章可循，從而在有效規避檔案管理問題的同時，還能從整體的角度上促進檔案管理效益的提高。

二、信息化背景下水利部門檔案管理現狀分析

早在1975年，我國對水利信息化管理就給予了高度的重視，而隨著2003年《全國水利信息化規劃》的出臺，也充分表明水利信息管理工作的開展實現了全面化以及標準化。從宏觀的角度上分析，若是想讓水利檔案管理更加完善和健全，應該結合先進的管理方法，對水利檔案展開規范化管理，并依照水利的具體發展現狀，科學制定管理制度，保證檔案信息的管理能夠呈現高效、實時的特點。

同時，在信息化背景下，水利部門在開展檔案管理工作期間，通過對管理機制的嚴格執行和落實，也使得檔案工作具備較強的法律效應，可以真正意義上做到有法可依，有章可循。在檔案管理中，水利部門在綜合自身發展情況的基礎上，強化了業務方面的拓展，加大了利用程度。此外，借助信息技術，在進行水利檔案管理的時候，無論是在硬件方面，還是在軟件層面，都增強了資金的投入力度，促使水利檔案信息科學化且規范化，確保水利檔案能夠得到高效整理，并編輯好目錄，再應用信息技術，快速、精準地對檔案進行存儲，實時查閱，進而不斷促進水利部門檔案利用率的提升。

三、信息化背景下水利部門檔案管理工作存在的問題分析

在信息化背景下，水利部門在實際的發展中，在檔案管理方面，雖然管理人員已經加大了重視，并有意識的轉變傳統管理理念，積極應用信息技術管理檔案。但是，因為水利檔案信息涵蓋的內容較多，涉及到了很多的方面。所以，在對檔案管理工作開展期間，經常會受到來自多方面因素的影響，致使檔案管理越來越復雜，問題更是逐漸增多，不僅阻礙了檔案管理工作實效性的提升，也在一定程度上制約了水利部門的穩定、持續

發展。

1.水利部門檔案管理工作指導理念相對落后

現階段，水利部門檔案管理人員對檔案的重視力度不夠，沒有充分意識到檔案管理工作的重要性和價值，也無法將檔案管理放在信息化背景下整體考量，依舊沿用傳統手工管理的辦法，運用以往陳舊的檔案管理指導思想，致使檔案工作質量以及效果遲遲得不到提升，滿足不了預期制定的標準。

同時，在工程實際建設階段，很多工程項目的管理人員以及負責人員意識薄弱，忽視了檔案管理所發揮的意義和作用，在工作中只側重關注水利工程建設的進度、工程質量以及工程監理等問題，而針對工程資料和檔案的形成、收集、管理，則關心程度不足。比如，在具體的水利工程建設和項目運行期間，制表人員不依照規定格式或者要求，認真且仔細的填寫表格，經常出現內容缺失、漏項等問題，信息的整理十分不規范。因而，諸多問題的存在，都導致水利工程資料在歸檔的時候，效率較低，效果不明顯，進而從根源上造成水利部門檔案管理工作存在缺陷，問題較多，質量不高。

2.水利部門檔案管理信息化建設水平較低

當今社會下，科學技術發展速度在逐漸加快的同時，信息技術的發展也越來越好，并廣泛應用在了多個領域當中，推動了各個行業的穩定發展進程。但是，結合水利部門檔案管理工作現狀分析，在信息化建設層面，存在的問題偏多，嚴重影響了檔案管理工作的質量和效率。

第一，硬件設施缺乏。基于信息化背景下，雖然CAD等現代化先進技術越來越成熟，水平越來越高，應用更是日益廣泛。水利部門在發展過程中，已經實現了無紙化、數字化辦公，力求可以全面提升工作效率，滿足當前社會發展需求。但是，水利部門在管理檔案期間，相應的硬件設備卻十分缺乏，仍然停留在紙質檔案材料的存檔方面，或者對部分電子文件展開單機管理。從整體的角度上分析，水利檔案管理比較封閉，并沒有構建基于網絡的開放型數據庫，不能面向水利部門提供經數據對比、合理分析、綜合統計等高層次的檔案利用服務，更不能將水利檔案資源中所涵蓋的規律性知識、經驗等充分挖掘出來，從而導致水利檔案管理問題不斷增多，嚴重影響了水利部門檔案管理工作水平的提高。

第二，檔案管理標準化建設具有較強的滯后性。水利部門在對檔案管理工作開展過程中，不能嚴格依照具體情況，高效落實和執行檔案管理各類規章機制，致使憑借經驗開展工作，整體的隨意性非常強，表面形式嚴重，無法達到檔案管理制度化、標準化程度，不僅對水利部門檔案的利用造成了嚴重影響，也導致水利管理人員不能精準掌握到工程建設的具體現狀，從而加大了水利工程安全調度的難度，不利于檔案管理工作的有序

進行。

3.水利部門檔案管理人才隊伍建設比較滯后

通過對水利部門檔案管理工作人員的實際構成分析，在信息化建社層面，存在的問題主要可以體現在兩個方面，具體分析如下：

第一，部分檔案管理人員的水平以及素質偏低。通常情況下，針對檔案管理工作，水利部門通常會安排年齡較大的人員擔任，或者是不適應其他崗位而轉到檔案部門中，甚至有一些檔案管理人員還會身兼數職，在工作中非常容易出現檔案管理不齊全、案卷無序或者混亂等問題，從而對水利部門檔案管理工作的開展造成了嚴重影響，制約了管理水平的提高。

第二，部分年輕檔案管理人員在工作中，雖然自身的學歷非常高，也可以熟練應用網絡和現代信息技術。但是，從工程技術崗位轉到檔案管理部門，因為不具備專業的檔案知識。所以，在進行檔案管理的時候，工作主動性不強，缺乏主動推進水利工程檔案信息化的意識，動力不足。

四、信息化背景下水利部門檔案管理工作方法分析

1.加強水利部門檔案管理人員的重視程度

為了可以不斷提升水利部門檔案管理水平，在信息化背景下，水利部門應該加大重視。一般而言，影響水利檔案管理信息化建設的因素有很多，比如，資金不足、管理不到位、管理人員重視程度偏低等。但是，如果從整體的層面分析，管理人員缺乏重視是阻礙檔案管理水平提高的主要成因。

簡而言之，水利部門管理人員是決定檔案管理規范化、標準化、合理化的主要核心，能夠直接影響檔案管理效率。因而，在今后的工作中，應該科學利用信息技術，明確水利電子政務，切實落實檔案信息化建設，讓其與管理工作能夠同時進行。同時，在資金以及人力方面，應該加大資金投入力度，定期聽取檔案管理匯報情況，對水利檔案管理工作的現狀有所了解，提出具體要求，精準的下達命令，保證高效且快速的將現存的實際問題解決掉。

此外，部門管理人員應該加大對檔案管理交流活動的關注力度，互相學習和補充，彌補存在的不足，一同提高和發展。需要明確的是：在開展檔案管理工作期間，應該側重對每項工作程序的落實，真正實現檔案信息化管理，在技術上加以創新。

2.加快水利部門檔案信息化管理進程

在水利部門檔案管理工作中，檔案信息資源建設是較為重要的一部分內容，同時，也是水利部門穩定發展的保障。可以說，水利檔案管理的專業性、規范性，對水利工程的有序進行非常有益處。

因此，在信息化背景下，針對檔案管理工作的開展，應該在結合部門實際現狀的基礎上，科學制定具有一定信息化的檔案管理規范，從戰略的角度加以創新，強化綜合管理力度，強化行業監督，對檔案管理工作中出現的缺陷或者漏洞，客觀指導，健全檔案管理機制，構建水文數據，然后制定歸檔流程。同時，實現各類信息的高效收集，讓檔案管理更加標準，有效對檔案進行電子存儲。

此外，強化檔案管理人員的信息化利用程度，加大對信息化軟件的使用率，健全水利工程檔案管理目錄，實現實時查閱，精準開展電子文件歸納工作，熟悉硬件和軟件的應用流程，以便檔案信息能夠安全儲存，切實達到電子檔案與紙質檔案共存的目標。

3.加大檔案管理標準化建設力度

在信息化背景下，水利部門在開展檔案管理工作期間，應該側重對管理標準化以及規范化的增強。一方面，根據《檔案法》《水利水電建設工程驗收規范》等規章制度，并結合水利部門實際情況，科學制定檔案管理辦法，建立完善的檔案管理規范化框架。另一方面，在數字化檢索、信息錄入等層面，需要積極借鑒其他類型科技檔案的經驗，構建完善的標準，實現水利部門檔案管理收集、整理、管理一體化。

4.強化對人才的培養

管理部門在對檔案管理過程中，信息化建設固然重要，但人才培養也十分關鍵。因此，為了可以全面促進管理水平的提升，應該加大對檔案管理人員的培訓力度，保證人員能夠掌握基本的檔案學知識，可以熟練應用現代化信息技術。同時，組建復合型人才管理團隊，不斷促進管理人員檔案管理工作技能的提高。應該積極引進專業技術人才和科技人才，建立計算機人才隊伍，讓水利部門的內部人員結構能夠得到全面優化，提升檔案管理水平。

5.信息化水利檔案優點

利用信息化手段進行我國水利工程的檔案管理之后，就使其采集和管理的手段變得多樣化，可以根據所管理檔案的不同特點，如時間、內容、應用方向等等來將我國水利工程的檔案進行分類，并且將分類好的檔案標上自己特有的編號，這樣不僅一目了然，而且使日后應用查找也變得十分方便，為全面的掌握我國水利工程檔案管理的詳細內容提供了一個方便快捷的基礎平臺和技術支持，使得我國水利工程檔案管理能夠更加順利的進行。

五、結束語

綜合而言，水利檔案管理工作的高效開展，對水利部門檔案管理工作效率以及質量的提升具有很大促進意義。因此，面對現階段水利部門檔案管理存在的問題和不足，水利部門應該給予高度的關注，深入剖析分析，了解成因，并在結合實際現狀的基礎上，采取科學的辦法，有針對性的制定問題處理方案，建立完善的檔案管理機制，認真落實水利工程建設工作，保證在有效提升水力檔案管理水平的同時，還能為水利部門的長久發展奠定堅實基礎。

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（作者單位：四川省廣安市廣安區水務局）