網絡環境下高校檔案信息資源共享探析

張美英

（泉州醫學高等專科學校 福建 泉州 362000）

1 引言

隨著信息化技術的迅速發展，群眾信息獲取渠道日益多樣化，人們十分注重社會公眾信息知情權[1]。對于高校教學管理，師生及社會人士十分渴望獲取最新的檔案信息，而為了促進高校檔案管理改革進程，傳統檔案管理已經難以滿足社會大眾對信息獲取的需求。所以，為了能夠有力地推動高校檔案管理進程，建立健全現代化檔案管理機制，注重檔案信息資源共享是現階段高校檔案管理的重點。對此，高校應立足于高校檔案管理經驗，深入剖析高校檔案信息資源共享體系的建立，以此來有力地促進高校檔案管理改革進程，創設優質的學習與管理氛圍，為高校師生提供更優質、更精細、更個性化的檔案信息服務。

2 網絡環境下高校檔案信息資源共享必要性分析

2.1 更好地滿足用戶需求

現代社會中，網絡環境日益高效與便捷，用戶對信息量的需求日益倍增，對信息質量的要求也隨之增加[2]。在這一形勢下，高校檔案傳統信息資源管理模式“跟不上”的情況越來越嚴重，如跟不上用戶需求、跟不上檔案服務標準、跟不上工作人員管理效率等。對此，需加強改革，在高校檔案信息資源時積極引入現代化網絡技術，構建共享模式，以此來實現真正地共享檔案信息資源。

2.2 提高整體運作效率

對于檔案信息而言，其效率主要表現為如下幾方面，如借閱效率、統計效率、資料查找效率、檢索效率等。在網絡環境下，社會大眾對檔案信息資源的需求量日益增長，教師掌握信息資源的水平日益提高，檔案管理工作人員工作量也隨之增長。在這一形勢下，只有不斷地提高運作效率，才能夠有效管理檔案。在網絡環境下，不管是網站建設，還是辦公信息化建設，其根本目的在于真正共享信息資源，確保檔案管理高效率運作。

2.3 提供差異化信息服務

整個網絡環境中，信息五花八門，網絡信息對學生的影響難以估量，使得學生有了出更加創新、更加個性、更加獨特的想法[3]。面對這一網絡環境下，大學生對檔案信息資源的需求逐漸表現出“多元化”特點。簡而言之，學生能夠獲取形形色色的信息，個人色彩較為強烈。在這一形勢下，高校檔案信息資源傳統管理模“統一化”特征較為明顯，無法迎合學生個性化需求。然而，共享檔案信息資源，開放性、包容性特征較為明顯，能夠為不同學生提供個性化信息服務。

3 網絡環境下高校檔案信息資源的共享模式

3.1 校際共享模式

對于高校檔案信息管理而言，校際共享模式較為常見，是利用校外網絡來實現不同院校之間檔案信息資源共享模式[4]。基于地域因素、學校類型可分為如下兩種模式：（1）同類學校共享模式：借助省級主管機關電子政務平臺，合理分類檔案信息資源，以電子政務網為路徑，各高校實現共享檔案網絡信息資源，促使這些資源被充分利用，切實發揮自身價值。（2）同一區域內高校共享模式，則要求省級教育部門積極同各高校檔案信息管理員互相協作，聯網管理整個區域中高校檔案，積極構建全域檔案信息資源共享平臺，真正共享各高校豐富的檔案信息資源。為了實現這一模式，區域中各高校檔案管理人員及省級教育部門及時溝通、互相協作，必要情況下可定期交流管理經驗，并培訓掌握最新互聯網技術。

3.2 校內共享模式

校內共享模式，則是各高校檔案管理部門積極構建完善的局域網，為檔案信息在線功能及網絡化管理提供技術支撐[5]。從硬性條件分析，各高校應積極組建高素質、責任意識強的檔案管理隊伍。建設隊伍時，應對各學院組織情況、服務方向等相關因素進行綜合考慮，結合各高校檔案信息資源現狀及計算機設備運用情況，積極開展平臺建設工作。高校檔案信息校內共享平臺，以院校檔案館或檔案辦公室為信息資源共享平臺的來源，再結合現代通信軟件及網絡連接高校計算機終端，高效率傳輸校內網絡檔案資源及相關信息。為了能夠順暢共享檔案信息資源，要以高水準的網絡技術為基礎。

3.3 社會共享模式

社會共享模式，則是在高校檔案室實現聯網的前提下，借助云技術，再結合合法、專業的檔案信息網站向社會大眾提供檔案資源，其是一種綜合性服務模式[6]。這一模式是檔案信息資源共享模式最高級別的層次，時空、地域等因素影響較小，可為社會大眾提供更豐富、更多樣的檔案信息資源，共享主體多、運用范圍廣泛等特征較為突出。然而，這一模式也存在明顯的劣勢，實現方式及過程較為復雜，且安全風險較大。在檔案信息資源中，社會共享模式以各高校檔案管理部門網站為重點，將各高校檔案連接到同一個服務器上，構建檔案集群式的綜合網絡信息系統，再全面獲取用戶瀏覽網頁的方式，確保網站與用戶之間、檔案管理部門同其他部門之間進行密切互動與溝通。

4 高校檔案信息資源共享策略分析

4.1 建立統一的資源共享管理標準和規范

為了實現檔案信息資源共享，高校應結合實際情況制定相對應的規范及標準[7]。首先，對于檔案信息資源共享而言，高校應注重頂層設計，教育部職能部門為領導，結合各高校具體情況，積極構建網絡環境下檔案管理共享機制，確定好共享流程及標準，確保每一個共享內容都有據可依，以此來確保檔案信息資源能夠真正實現共享。其次，推進檔案信息資源共享進程中，高校應對各成員權利及義務進行明確，確定相對應的權責及義務標準。對于檔案加工標準、信息安全標準，應廣泛收集各高校意見，推出被廣泛認可的檔案信息資源共享模式，并設立完善的資源管理制度。

4.2 加強高校檔案信息資源共享網絡安全管理

對于高校檔案信息資源共享而言，安全是重點問題。對此，各高校應高度重視共享網絡的安全管理，有效保護檔案信息資源的安全，避免大規模流失、被篡改。首先，加強管理。高校檔案信息資源共享時，應加強安全管理，注意強化檔案信息提供者、使用者網絡安全意識，全程保護檔案資源信息的安全，配以相對應的安全管理機制。同時，從技術上進行保障。各高校共享檔案信息資源時，互聯網是主要途徑，所以應采取科學合理的防范技術，如加密、數字水印等技術，有效預防檔案信息被泄露。另外，各高校應同相關部門合作，構建可追溯的全流程機制，若檔案資源被非法共享或泄露，可迅速察覺，立即報警處理，并統一協調與追蹤相關責任方的責任。

4.3 建立高校檔案信息資源共享統一協調組織

高校檔案信息資源共享時，應設立統一協調組織，主要職責在于對接各高校業務部門，積極整合資源。在當前高校合作框架中，教育部主管部門應帶頭，各高校積極共享檔案信息資源，建立官方、專業的協調機構，由協調機構積極協調各高校檔案管理業務，統一協調，有效對接。同時，各高校應積極參與到統一協調的組織中，把本校檔案管理相關條線及協調組織予以溝通，以統一的共享規范及標準重新構建內部資源，以這一方式實現協調、統一的發展模式，確保各成員能夠根據統一的標準、制度及流程進行有效交流，有效強化高校檔案信息資源共享質量。

4.4 推進檔案信息服務體系

檔案信息服務系統，則是以科學合理的信息組織、交流理論為基礎，采用針對性策略，引入現代化計算機網絡及信息技術，在共享環境下廣泛收集、整理與存儲檔案信息資源，并對用戶信息需求予以有效滿足的一種活動，是檔案信息用戶借助檔案信息時提交申請、咨詢與檢索的關鍵性工具。對此，檔案信息資源共享中，檔案信息服務體系構建成為了關鍵。在檔案信息資源共享時，應積極為檔案用戶給予便捷、高效、個性的服務，結合用戶信息需求，積極革新檔案信息服務理念及方式，創設最佳的檔案信息服務系統。值得注意的是，各高校檔案管理機構應與時俱進，對檔案服務內容進行廣泛拓展，并革新服務方式。

4.5 數據共享中心

檔案信息資源共享模式建設，首要任務在于通過建設數據共享中心。當前，高校可采取如下兩種模式推進數據共享中心建設：其一，選擇市場中的云服務平臺，采用外包模式，利用云服務商進行檔案數據共享中心的建設。比如，國際上的軟件服務（SaaS）、基礎設施服務（IaaS）、平臺服務（PaaS）、國內的如浪潮的“文化云”，可以為多個高校檔案提供云服務方面的整合服務，有效解決數據異構問題。其二，基于高校自研建立數據共享中心，主要是通過各個高校之間進行深入合作，同時與有關的科研企業進行深入合作，針對當前各個分布式數據庫進行有效的整合，打造檔案專用的云服務共享中心。基于上述兩種數據共享中心建設方案來看，外包方式的主要優勢在于周期短、技術成熟，能夠在短時間內打造一套較為成熟的云服務共享中心。自研的優勢主要在于具有更強的針對性、專業性，能夠打造更為適合檔案數據共享服務的云服務平臺。這就需要各個高校參考自身實際情況，針對各方因素進行深入的調研分析，選擇更為符合發展需求的方式。

5 結語

網絡環境下，各高校檔案信息資源共享成為了必然趨勢，這是高校檔案管理必須應對的新挑戰。對此，高校領導應真正意識到這一問題的價值，從制度、規范、基礎設施等方面進行有效完善，建立科學合理的檔案信息資源共享平臺，積極迎合高校師生學習、科研需求，創設優質、濃厚、自由的學術氛圍，有力地促進高校現代化建設建成，逐步強化高校檔案管理共享服務質量。