企業(yè)數(shù)字化檔案信息資源的利用策略

賈麗麗

（中國航發(fā)動力股份有限公司 陜西 西安 710021）

1 引言

為更好地迎接特色社會主義新時代挑戰(zhàn)，軍工國企信息中心逐步開始建設(shè)數(shù)字化檔案，信息資源以電子數(shù)據(jù)方式呈現(xiàn)，在企業(yè)實際管理期間，數(shù)字化檔案雖具有應(yīng)用便利性，且無紙質(zhì)磨損等問題，但數(shù)字化檔案的實例利用率仍有待提高，因此在“軍民融合”發(fā)展戰(zhàn)略指導(dǎo)下，軍工國企為加快轉(zhuǎn)型發(fā)展進程，需將數(shù)字化檔案信息資源用到實處，提高資源利用率，在信息數(shù)據(jù)支持下實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2 數(shù)字化檔案信息資源的利用方向

2.1 智能化服務(wù)

現(xiàn)代化信息中心落實檔案管理工作時，需根據(jù)時代發(fā)展形勢做好數(shù)字化檔案開發(fā)利用工作，以便捷化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體，實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源的遠程利用，并在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用下整合歸納檔案信息，運用自動檢索功能完善軍工國企數(shù)字化檔案利用體系，為企業(yè)各部門員工提供良好資源利用服務(wù)。相較于社會檔案館、行業(yè)企業(yè)檔案部門，軍工國企信息中心的數(shù)字化檔案信息資源更為具體，針對性更強，可根據(jù)信息資源類別及內(nèi)容間的關(guān)聯(lián)，厘清檔案數(shù)據(jù)間的關(guān)系，突出數(shù)據(jù)化檔案內(nèi)容重點，使數(shù)字化檔案利用人員可根據(jù)關(guān)鍵詞匯檢索出所需信息，實現(xiàn)檔案的精準定位，在較短時間內(nèi)即可獲得自身所需資源內(nèi)容[1]。軍工國企信息中心構(gòu)建數(shù)字化檔案時，需將實際應(yīng)用環(huán)節(jié)考慮在內(nèi)，引導(dǎo)檔案利用人員挖掘出潛在信息知識，提高檔案利用效果。利用數(shù)字化檔案信息資源時，可基于特定檔案調(diào)閱信息平臺精準定位，由于軍工國企部分數(shù)字化檔案具有保密性質(zhì)，為避免不良分子惡意利用信息資源，軍工國企員工利用檔案前，檔案管理信息平臺將對該員工進行信息判定，確定具有調(diào)閱查看權(quán)限后方可獲得檔案信息，滿足不同人員的檔案查看需求，為軍工國企員工提供智能化服務(wù)。

2.2 業(yè)務(wù)流程再造

軍工企業(yè)在信息化背景下必然趨向數(shù)字化、智能化發(fā)展，這就導(dǎo)致利用數(shù)字化檔案信息資源的方式發(fā)生改變，數(shù)字化檔案的開發(fā)、管理及利用均需有新檔案管理模式的支持。傳統(tǒng)化紙質(zhì)檔案利用方式對數(shù)字化檔案的應(yīng)用產(chǎn)生了一定限制，需根據(jù)軍工國企工作業(yè)務(wù)實踐及信息化條件進行數(shù)字化檔案管理流程再造。數(shù)字化檔案管理流程再造不僅需解決內(nèi)部員工資源利用問題，更應(yīng)做好軍工國企數(shù)字化檔案信息資源的安全管理工作。近年來，我國軍工國企信息化建設(shè)步伐逐步加快，涉密網(wǎng)絡(luò)日漸成熟，數(shù)字化檔案承載著軍工國企大部分信息資源，信息中心完成數(shù)字化檔案開發(fā)后，需由國家保密局進行涉密網(wǎng)絡(luò)測評，確保數(shù)字化檔案信息資源利用流程安全可靠[2]。為確保數(shù)字化檔案信息資源利用效果，可將數(shù)字化檔案與ERP軟件、PDM軟件、OA軟件等辦公軟件銜接，在數(shù)字化檔案便捷化應(yīng)用下，對日常管理工作的流程做出優(yōu)化再造，此外依托于涉密專網(wǎng)全面保障數(shù)字檔案安全性，在長期利用實踐中梳理數(shù)字化檔案運用模式。

2.3 提煉資源精髓

軍工國企數(shù)字化檔案承載著大量信息知識，記載著軍工國企發(fā)展建設(shè)相關(guān)的所有信息，是軍工國企的寶貴財富。在軍工國企信息中心數(shù)字化檔案信息資源利用時，需突出數(shù)字化檔案中所蘊含的知識內(nèi)涵，搭建具有軍工國企特色的檔案管理體系，同時在數(shù)字化檔案形態(tài)下，更易提煉出檔案信息資源精髓，對軍工產(chǎn)品加工工藝、設(shè)計圖樣、工具開發(fā)設(shè)計、行業(yè)企業(yè)標準等資源精髓信息做出保護，將軍工國企數(shù)字化檔案的管理上升為無形資產(chǎn)的保護。為保障數(shù)字化檔案可安全可靠應(yīng)用在軍工國企發(fā)展的各個環(huán)節(jié)中，需明確信息中心檔案管理工作職責(zé)，以權(quán)責(zé)對等為原則，將責(zé)任落實到個人，合理劃分責(zé)任目標及內(nèi)容，確定數(shù)字化檔案管理流程及業(yè)務(wù)要求，采用動態(tài)化管理手段，確保數(shù)字化檔案信息資源可在軍工國企發(fā)展中被有效利用。

3 信息檔案資源在企業(yè)建設(shè)中的利用策略

3.1 提升資源利用意識

數(shù)字化檔案信息資源為軍工國企的“軟”資源，數(shù)字化資源在軍工國企發(fā)展建設(shè)中具有不可取代的效果，需加強對數(shù)字化檔案信息資源的重視。在當前管理工作中，對信息資源的利用程度仍有待提升，需高度重視，將數(shù)字化檔案應(yīng)用到實處，使檔案可在日常管理及經(jīng)營業(yè)務(wù)中發(fā)揮效果。為有效提高軍工國企數(shù)字化檔案資源利用意識，可采用檔案講座、座談會等活動普及數(shù)字化檔案應(yīng)用方法及優(yōu)勢，使軍工國企內(nèi)部員工意識到數(shù)字化檔案對日常工作的促進作用，以此逐步提升數(shù)字化檔案利用率。除此之外，還可將月度、季度數(shù)字化檔案調(diào)閱次數(shù)、查看時長優(yōu)異的員工評為“月度（季度）檔案之星”，以此激發(fā)員工利用數(shù)字化檔案的熱情，使數(shù)字化檔案可軍工國企發(fā)展中發(fā)揮效用。為提高數(shù)字化檔案信息資源利用意識，滿足軍工國企員工對檔案信息的不同需求，軍工國企信息中心檔案管理人員應(yīng)加大資源開發(fā)力度，靈活應(yīng)用各類信息技術(shù)完善數(shù)字化檔案信息，為軍工國企發(fā)展建設(shè)提供高價值信息資源。

3.2 深入挖掘檔案價值

數(shù)字化檔案為今后軍工國企信息中心檔案管理工作的發(fā)展重點，需做好檔案遴選與分揀、資源庫建設(shè)、檔案信息保密、信息管理系統(tǒng)、信息規(guī)范化管理等工作，而上述工作的落實離不開當代先進技術(shù)的支持，為做好檔案管理工作，使數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)廣泛應(yīng)用到軍工國企生產(chǎn)經(jīng)營活動中，需運用信息技術(shù)將檔案內(nèi)蘊含的深層次價值挖掘出來。例如：在開發(fā)數(shù)字化檔案時，根據(jù)檔案類型及內(nèi)容做好分類，厘清同一類型檔案間的關(guān)系，并運用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)明確數(shù)字化檔案內(nèi)蘊含的實際價值，將其標注，使軍工國企內(nèi)部員工調(diào)閱利用時，可直觀化了解數(shù)字化檔案中所承載的關(guān)鍵信息，使軍工國企信息中心數(shù)字化檔案開發(fā)管理工作更為有效，并在關(guān)鍵信息標注下提高數(shù)字化檔案利用效率。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用加速了實體檔案到數(shù)字化檔案的進程，并在信息技術(shù)靈活應(yīng)用下進入了檔案數(shù)字化管理時代，相較于傳統(tǒng)檔案，數(shù)字化檔案的應(yīng)用為高效利用信息資源奠定了基礎(chǔ)，因此為切實發(fā)揮出數(shù)字化檔案信息資源的作用，軍工國企信息中心檔案管理人員應(yīng)做好檔案價值挖掘與開發(fā)工作，在檔案信息數(shù)據(jù)支持下促進軍工國企在特色社會主義新時代背景下可持續(xù)發(fā)展。

3.3 加強數(shù)字檔案建設(shè)

數(shù)字化檔案建設(shè)工作的核心在于信息資源庫的建設(shè)，而信息資源庫主要涉及全圖文數(shù)據(jù)庫與目錄數(shù)據(jù)庫兩大部分，并在數(shù)字化檔案建設(shè)工作中嚴謹落實信息資源錄入工作。根據(jù)我國軍工國企檔案目錄要求，需做到目錄數(shù)據(jù)庫的100%數(shù)字化，并以“分步實施”為指導(dǎo)原則建設(shè)全圖文數(shù)據(jù)庫，要求軍工國企將急用檔案、常用檔案、重要檔案列為首批數(shù)字化檔案掃描轉(zhuǎn)化范圍，對上述檔案內(nèi)容數(shù)字化加工處理[3]。數(shù)字化檔案信息資源的高效利用建立在數(shù)字檔案建設(shè)基礎(chǔ)上，因此為提高數(shù)字化檔案利用率，需加快數(shù)字檔案建設(shè)進程。

首先，將待數(shù)字化的檔案進行清點，明確檔案類型、紙張、數(shù)量、規(guī)格，做好檔案原件的分類整理工作，并按數(shù)字化掃描方式分別存放，如拼接掃描、彩色掃描、字跡灰度處理，對不同處理方式制訂掃描方案。掃描轉(zhuǎn)化前需將檔案原件表面金屬物品去除，并檢查檔案頁、件、卷是否齊全完整，若存在字跡不清現(xiàn)象，需進行謄抄、打印，將檔案原件拆卷整理后進行批量掃描。其次，根據(jù)檔案原件清晰度、字跡狀況、紙張質(zhì)量等情況制定技術(shù)手段，靈活運用各類技術(shù)，確保檔案掃描質(zhì)量，尤其對于高價值的珍貴檔案需嚴謹處理，結(jié)合檔案原件實際情況選擇不同掃描形式，不可損壞檔案原件，完成紙質(zhì)版檔案原件掃描工作后將其歸類整理，做好檔案存儲工作。最后，為便于數(shù)字化檔案信息資源可便捷化應(yīng)用，為高效利用奠定基礎(chǔ)，需于檔案原件掃描接觸后將數(shù)字化信息資源進行整理歸納，檢查檔案頁、件、卷是否對應(yīng)準確，核對檔案內(nèi)容與標題是否對應(yīng)，確保檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量，于數(shù)字化檔案檢查期間發(fā)現(xiàn)存在掃描不清晰問題，需查明出現(xiàn)該現(xiàn)象的主要原因，若因掃描方式選擇不佳，則需重新掃描處理，若因檔案原件質(zhì)量的問題導(dǎo)致掃描不清晰，則需于數(shù)字化檔案中予以標明。數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化完畢，確認無數(shù)據(jù)問題后方可將完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化的檔案納入信息管理系統(tǒng)內(nèi)。

3.4 確保資源信息安全

在數(shù)字化背景下，檔案安全管理不再為防潮、防火、防蟲蛀，而在于數(shù)字化檔案信息管理工作中，安全管理重點在于網(wǎng)絡(luò)，需將信息數(shù)據(jù)安全作為關(guān)鍵。數(shù)字化檔案管理人員應(yīng)正確劃分涉密檔案及非涉密檔案，定期組織檔案信息排查工作，在賦予軍工國企內(nèi)部人員自由查看調(diào)閱權(quán)限的同時，做好檔案權(quán)限防護工作。采用備份恢復(fù)、異地存儲、加密存儲等方式開展數(shù)字化檔案安全管理活動，從不同層面落實安全保密措施，按《涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護技術(shù)要求》（BMB17-2006）指導(dǎo)貫徹落實涉密網(wǎng)絡(luò)建設(shè)[3]。

3.5 培養(yǎng)資源利用人才

為保障數(shù)字化檔案信息資源可被高效利用，需根據(jù)軍工國企信息中心人才結(jié)構(gòu)組建一支高素質(zhì)數(shù)字化檔案管理人才隊伍，加快數(shù)字化檔案建設(shè)，為數(shù)字化檔案高效利用奠定基礎(chǔ)，為實現(xiàn)該目標，需加強數(shù)字化檔案人才的培養(yǎng)，將檔案管理人才培養(yǎng)重心放在信息化業(yè)務(wù)中。（1）構(gòu)建檔案專家小組，小組內(nèi)成員必須為數(shù)字化檔案信息資源管理人才，且數(shù)字化檔案管理經(jīng)驗豐富，可為軍工國企信息中心檔案管理工作提供指導(dǎo)，優(yōu)化檔案管理決策；（2）加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為數(shù)字化檔案管理人員提供業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，從檔案掃描、檔案歸納、信息管理系統(tǒng)操作、檔案規(guī)章制度、檔案涉密管理、檔案安全管理等方面入手，以此增強數(shù)字化檔案管理人員綜合素質(zhì)；（3）建立數(shù)字化檔案引才育才體系，為信息中心檔案管理工作構(gòu)建通暢的崗位晉升渠道，做好人才梯度建設(shè)，同時需確保數(shù)字化檔案管理人員具備一定的軍工專業(yè)知識，以此更好地開展數(shù)字化檔案管理工作[4]。

4 結(jié)語

綜上所述，對于軍工國企信息中心檔案管理而言，數(shù)字化檔案建設(shè)及應(yīng)用為發(fā)展的必經(jīng)之路，不僅可為各部門人員提供信息數(shù)據(jù)支持，還可引導(dǎo)檔案調(diào)閱者進行數(shù)據(jù)挖掘，深入探究數(shù)字化檔案信息資源中蘊含的內(nèi)容，提升軍工國企內(nèi)數(shù)字化檔案利用意識，運用先進技術(shù)挖掘檔案價值，加強數(shù)字檔案建設(shè)工作，為避免檔案泄露及篡改問題，應(yīng)加強信息安全管理，并進一步培養(yǎng)資源利用人才。