計(jì)算機(jī)信息化在人力資源管理中的應(yīng)用

趙麗昀

（福建省福州神經(jīng)精神病防治院人力資源部 福建 福州 350008）

1 引言

信息技術(shù)推動(dòng)了全球經(jīng)濟(jì)一體化的進(jìn)程，當(dāng)今信息化程度的高低已經(jīng)成為一個(gè)國(guó)家現(xiàn)代化水平和綜合國(guó)力的重要標(biāo)志。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，各行各業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中，越來越多地利用計(jì)算機(jī)信息化推動(dòng)其向前發(fā)展。現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)信息化已廣泛應(yīng)用于人力資源管理的各個(gè)方面，正發(fā)揮著越來越重要的作用。但當(dāng)前，仍有一些人力資源管理部門還在單獨(dú)使用計(jì)算機(jī)，互不聯(lián)系，重復(fù)勞動(dòng)，信息資源存在很大的浪費(fèi)，并沒有完全發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息化的優(yōu)勢(shì)。如何順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，充分運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)人力資源管理進(jìn)行信息化革新和體系再造，在當(dāng)前人力資源管理工作中具有十分重要的意義[1]。

2 信息化與人力資源概述

信息化是充分利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，開發(fā)利用信息資源，促進(jìn)信息交流和資源共享，推動(dòng)社會(huì)轉(zhuǎn)型和發(fā)展的進(jìn)程。對(duì)于人力資源管理而言，信息化是借助于信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理的自動(dòng)化與創(chuàng)新的過程[2]。

人力資源管理信息化是從人力資源管理的角度出發(fā)，用數(shù)據(jù)庫(kù)將所有與人力資源有關(guān)的數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一管理起來，形成以網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)協(xié)作和流程化業(yè)務(wù)為核心、集方法、流程為一體的新型管理模式。人力資源管理信息化并不只是將以往人力資源管理工作的內(nèi)容向信息系統(tǒng)簡(jiǎn)單移植，而是二者深度融合，創(chuàng)新出全新的管理模式的工作方式。

3 計(jì)算機(jī)信息化在人力資源管理中的主要作用

3.1 有利于提高管理水準(zhǔn)

信息化推動(dòng)了人力資源管理創(chuàng)新，傳統(tǒng)的人力資源管理缺乏信息技術(shù)的支撐，管理方式落后，工作效率低，不適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展需求。信息化是人力資源管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

在人力資源管理信息化應(yīng)用的過程中，相關(guān)人員運(yùn)用電腦軟件以及設(shè)備處理數(shù)據(jù)信息，數(shù)據(jù)信息處理速度和準(zhǔn)確性到了明顯提升。例如用友NC6通過事務(wù)驅(qū)動(dòng)的流程化管理，能夠讓管理者與管理對(duì)象之間實(shí)現(xiàn)緊密銜接，提高工作效率，減少出錯(cuò)，并且通過人力資源門戶、移動(dòng)應(yīng)用等應(yīng)用，讓企業(yè)的管理者和員工都能隨時(shí)隨地地獲取信息、交流互動(dòng)、參與流程和進(jìn)行決策。計(jì)算機(jī)信息化不僅簡(jiǎn)化了管理環(huán)節(jié)，提高了互聯(lián)互通的效率[3]，還全方位提高了人力資源管理的水準(zhǔn)。

3.2 有利于實(shí)現(xiàn)人力資源數(shù)據(jù)共享

計(jì)算機(jī)信息化在人力資源管理中的應(yīng)用，在很大程度上促進(jìn)了其管理工作的有效落實(shí)，為該項(xiàng)工作的開展提供了更加完善的信息支撐。如通過信息化管理可以將以往難以查找的資料和文檔以數(shù)字化、電子化的形式進(jìn)行保存，并形成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、集中存儲(chǔ)、單獨(dú)維護(hù)、授權(quán)訪問的信息化管理機(jī)制，以便于資料的查閱和傳遞信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的綜合應(yīng)用。與此同時(shí)，也可以借助數(shù)據(jù)庫(kù)和信息技術(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)信息資料進(jìn)行指標(biāo)的分析、量化、和加工，獲得結(jié)構(gòu)化的信息數(shù)據(jù)，同時(shí)借助于信息技術(shù)和權(quán)限控制，在確保存儲(chǔ)安全和訪問安全的前提下，實(shí)現(xiàn)人力資源管理過程中的數(shù)據(jù)的共享[4]。

3.3 有利于實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新

相對(duì)于傳統(tǒng)的人力資源管理模式，信息化的人力資源管理模式更多的是借助于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行信息資源的整合。利用信息技術(shù)可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)信息的快速采集、分析處理、儲(chǔ)存管理數(shù)據(jù)。利用信息技術(shù)可以在第一時(shí)間為決策者提供及時(shí)高效的信息。借助于信息技術(shù)可以提高員工的學(xué)習(xí)和工作效率，為人力資源管理營(yíng)造出網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的氛圍。通過信息化技術(shù)人力資源管理者可以更為全面地掌握被管理者的信息資料，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與員工的緊密聯(lián)系，在有效提高管理的效率的同時(shí)實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新。

4 計(jì)算機(jī)信息化在人力資源管理中的應(yīng)用策略

4.1 建立完善的人力資源信息系統(tǒng)

人力資源管理信息化其最重要的就是建立完整的人力資源信息系統(tǒng)。信息系統(tǒng)其特定的內(nèi)容為所有人力資源有關(guān)數(shù)據(jù)，如薪資福利、招聘、培訓(xùn)、崗位描述、職位管理、員工個(gè)人信息及歷史資料等，在將所有數(shù)據(jù)統(tǒng)一起來的同時(shí)，將檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，確保現(xiàn)階段資源信息庫(kù)的數(shù)據(jù)能夠完善。與此同時(shí)，還要不斷完善人力資源信息庫(kù)數(shù)據(jù)，逐步實(shí)現(xiàn)人力資源信息的動(dòng)態(tài)查詢和電子管理以及信息庫(kù)的資源共享，充分發(fā)揮資源信息庫(kù)中各類資源信息的作用與價(jià)值。信息庫(kù)作為人力資源管理的重要內(nèi)容，其中各項(xiàng)數(shù)據(jù)必須確保真實(shí)與完整性[5]。

建立了完整的信息管理系統(tǒng)之后，還要格外關(guān)注信息管理系統(tǒng)的安全性。人力資源管理部門應(yīng)當(dāng)針對(duì)不同人員的職位、負(fù)責(zé)區(qū)域給予不同的人力資源信息管理系統(tǒng)權(quán)限。資源信息本就是人力資源管理部門極為重要的一項(xiàng)內(nèi)容，讓沒有權(quán)限的人無(wú)法進(jìn)入該信息系統(tǒng)，是保證人力資源管理信息安全性的基礎(chǔ)。

4.2 加強(qiáng)信息化人才建設(shè)，優(yōu)化人力資源配置

人力資源管理信息化并非一個(gè)純粹的技術(shù)項(xiàng)目，而是以信息化為載體，并與信息技術(shù)的有機(jī)搭載。因此，人力資源管理信息化建設(shè)一定要與信息化人才相適應(yīng)。隨著各種先進(jìn)手段在人力資源管理中的應(yīng)用，以及計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的發(fā)展，對(duì)信息的獲取、傳遞、處理和利用的能力大大增強(qiáng)，人力資源管理工作需要有信息化知識(shí)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用人才和開發(fā)人才對(duì)信息進(jìn)行收集整理、分析和處理，獲取的數(shù)據(jù)信息為組織的決策者提供決策依據(jù)。

為了更好地實(shí)現(xiàn)信息化人才建設(shè)，優(yōu)化人力資源配置，一方面抓好復(fù)合型的人才建設(shè)力度，提高其信息水平。依據(jù)企業(yè)信息化建設(shè)的特點(diǎn)，制定信息化人才培養(yǎng)目標(biāo)，可采取送專業(yè)院校和崗位培訓(xùn)相結(jié)合的方式，使培養(yǎng)的人員達(dá)到知識(shí)信息化、能力信息化。另一方面要強(qiáng)化人力資源管理者的信息化觀念，和信息化技術(shù)應(yīng)用的能力。可以通過網(wǎng)上培訓(xùn)等信息化手段和更多方式提高管理者的信息化水平，從而真正打造一支專業(yè)化的人力資源管理隊(duì)伍[6]。

4.3 創(chuàng)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)平臺(tái)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)平臺(tái)是人力資源管理信息化的基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)平臺(tái)由管理規(guī)劃系統(tǒng)、培訓(xùn)課件系統(tǒng)、在線學(xué)習(xí)系統(tǒng)三部分組成。

（1）管理規(guī)劃系統(tǒng)是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)平臺(tái)實(shí)施的保證。管理者制定培訓(xùn)的有關(guān)規(guī)章制度，如管理要求、培訓(xùn)指標(biāo)、獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制等。

（2）在線學(xué)習(xí)系統(tǒng)是培訓(xùn)的基礎(chǔ)設(shè)施。可以與郵件、QQ、微信集成，相關(guān)培訓(xùn)通知可直接通過郵件、QQ、微信發(fā)送給學(xué)員，學(xué)員無(wú)需登錄就可以了解課程設(shè)置等信息。例如：發(fā)布考試通知、成績(jī)公布等。

（3）培訓(xùn)課件系統(tǒng)是平臺(tái)搭建后需要補(bǔ)充的內(nèi)容。課件作為學(xué)習(xí)的載體，起著傳播的關(guān)鍵作用。課件的數(shù)量和質(zhì)量將直接影響培訓(xùn)的效果，培訓(xùn)課件要結(jié)合工作實(shí)際自行開發(fā)或定制。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)平臺(tái)集及時(shí)性、快捷性、互動(dòng)性及廣泛性于一體，有利于員工自助學(xué)習(xí)，減少學(xué)習(xí)與工作的矛盾，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)培訓(xùn)人員的信息網(wǎng)絡(luò)化管理，降低培訓(xùn)成本、提高培訓(xùn)的效率[7]。

4.4 建立信息化的績(jī)效考核平臺(tái)

將信息化應(yīng)用于績(jī)效考核中，客觀的評(píng)價(jià)員工的工作績(jī)效，對(duì)于人力資源管理工作的有序開展十分重要。為此，要積極引導(dǎo)員工加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷提高員工的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用水平。同時(shí)，用信息化建立績(jī)效考核平臺(tái)，借助于考核平臺(tái)對(duì)員工實(shí)施評(píng)價(jià)考核。

信息化的績(jī)效考核平臺(tái)系統(tǒng)實(shí)施步驟：（1）建立績(jī)效考核系統(tǒng)架構(gòu)，根據(jù)單位績(jī)效考核業(yè)務(wù)需要和要求搭建績(jī)效考核系統(tǒng)組織體系；（2）建立績(jī)效考核指標(biāo)、考核數(shù)據(jù)、薪資測(cè)算程序等信息；（3）設(shè)置考核方案、考核對(duì)象、考核內(nèi)容，以便歸類和統(tǒng)計(jì)；（4）制訂考核方案的考核指標(biāo)和計(jì)算公式，系統(tǒng)可以用Excel做考核模板導(dǎo)入，單位績(jī)效考核模塊要依據(jù)求而設(shè)定[8]。

信息化的績(jī)效考核平臺(tái)，不僅能夠減少傳統(tǒng)考核中人的情感因素，保證考核結(jié)果的公平、公正和高效。還能優(yōu)化人才的培養(yǎng)模式。

4.5 要開發(fā)適合本單位的計(jì)算機(jī)軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)

在開發(fā)實(shí)際運(yùn)用中，要依據(jù)本單位的實(shí)際出發(fā)，對(duì)于軟硬件的選擇切勿盲目求新，導(dǎo)致信息資源浪費(fèi)、重復(fù)信息泛濫及硬件裝備閑置等等。應(yīng)盡量選擇性價(jià)比高、維護(hù)費(fèi)用低、簡(jiǎn)單易用的軟件。大型單位可以嘗試用自己的研發(fā)團(tuán)隊(duì)自主研發(fā)，對(duì)于小型單位可以委托專業(yè)人員根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)體系結(jié)構(gòu)的需要開發(fā)適用于本單位的軟件。對(duì)于體系架構(gòu)和功能的設(shè)計(jì)、開發(fā)，模塊的設(shè)計(jì)也要依據(jù)本單位的實(shí)際情況，確保適合本單位的實(shí)際和發(fā)展需要。人力資源管理部門的最大價(jià)值是通過提升員工的效率和組織的效率來實(shí)現(xiàn)的。因此，系統(tǒng)開發(fā)者在設(shè)計(jì)過程中還應(yīng)與有關(guān)人員協(xié)調(diào)溝通，了解使用者的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用方面的能力，真正做到簡(jiǎn)單、實(shí)用。除此之外，就是留有升級(jí)換代的余地，為數(shù)據(jù)庫(kù)的日后更新奠定基礎(chǔ)。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，計(jì)算機(jī)信息化在人力資源管理中的應(yīng)用具有十分重要的意義。不僅可以使管理者和員工的工作效率的到顯著提高，也使人力資源管理變得更加精準(zhǔn)；通過人力資源管理系統(tǒng)及信息技術(shù)，提高了管理質(zhì)量，使業(yè)務(wù)流程得到了優(yōu)化；通過建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以對(duì)管理對(duì)象的各個(gè)方面信息進(jìn)行記錄，如人事、績(jī)效、培訓(xùn)、考核等等，這樣管理者就可以結(jié)合這些全面的數(shù)據(jù)做出更加科學(xué)合理的管理決策；利用信息系統(tǒng)可以快速高效地完成信息的收集整理、加工、分析和處理，從而可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息數(shù)據(jù)共享。同時(shí)數(shù)據(jù)化的資料，能夠?yàn)闆Q策者提供可靠的決策依據(jù)。為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展起到了積極的推動(dòng)作用。