企業檔案管理信息化建設策略探析

吳雅婷

（湘潭大學 湖南 湘潭 411105）

1 引言

企業檔案作為企業歷史發展的見證者，是一種寶貴的信息資源，對于企業的經營管理具有基礎性、支撐性的作用。隨著國家現代化建設進程的深入推進，將信息技術與企業檔案管理工作有效融合，加強檔案管理信息化建設，是實現企業可持續發展的必經之路。

2 企業檔案管理信息化建設的重要性

2.1 提升檔案管理工作效率

企業通過檔案信息化管理，可高效處理龐雜的業務數據，提升企業檔案管理的成效。相較于傳統的檔案管理方式，檔案的收集歸檔工作一般通過人工操作完成，紙質檔案繁瑣的整理過程需要付出大量的時間、人力成本。實現檔案信息化管理，將紙質檔案轉化成電子檔案，及時歸入網絡系統中進行管理，可實現檔案及時存檔和歸類。其次，過去采取人工檢索的方式對紙質檔案進行查檔，不僅效率低下，還無法保障檢索的準確性。通過檔案信息管理系統，運用簡單的指令即可對檔案信息進行快速識別、分析、提取等，隨時查閱和傳輸文件，減輕了工作人員負擔，極大提高檔案管理工作的效益。

2.2 促進檔案資源整合與共享

企業檔案是企業知識管理的基礎資源之一。檔案信息化管理通過掃描、微縮等方式將紙質檔案轉化為電子資源，從而構建檔案信息數據庫，改變了原本紙質檔案龐大、分散的狀況，實現對檔案資源的全面整合。同時，可將數據庫中共享的信息上傳到企業內部局域網，根據員工職位和職責設置相應權限，使得員工可以多地方、多線程使用權限內的信息，并進行合法操作。而對于重要檔案，可以申請網絡借閱，取代了傳統管理模式的面對面服務，簡化了工作流程，實現了企業資源高度共享。

2.3 保障檔案信息安全與完整

企業檔案是各項生產經營活動的原始記錄，一旦泄露或毀損，會直接影響企業的經濟利益。對于大型企業而言，日常業務中查檔的需求更加頻繁，檔案信息化管理無須調用原件，即可快速查閱所需檔案，最大限度地避免查檔過程中原件損壞的風險。通過公司內部封閉式局域網，可對企業檔案信息進行加密處理，并設置相應查閱權限來實現分級管理，相關人員僅可查詢權限范圍內的檔案，并會產生具體行為記錄，從而減少機密檔案泄露的可能性。

2.4 增強企業市場核心競爭力

當前社會競爭日趨激烈，企業只有及時掌握市場信息，了解自身發展優劣，才能把握住發展先機。檔案信息化管理可以及時、有效地收集和保存企業生產經營的所有數據資料，并通過檔案管理系統實現快速傳輸，確保信息傳遞的及時性和有效性。為企業決策者及時掌握公司生產運營狀況，對市場發展形成客觀判斷，從而有效規避市場風險、創造可觀收益，實現企業檔案資源從基礎服務向戰略參考的價值轉變，以提高企業經濟效益和社會效益。

3 企業檔案管理信息化建設中的主要問題

3.1 檔案管理信息化建設重視程度不足

結合企業檔案管理信息化建設現狀來看，多數企業高層對檔案管理缺乏信息化意識，重經濟利益、輕檔案管理的現象普遍存在。尤其在中小型企業中，對于檔案管理這類服務型的工作時常忽視，多數企業采用的是扁平化的管理模式，以犧牲檔案管理部門來達到精簡企業結構的目的[1]，更不用提認識到檔案信息化建設的深遠意義。此外，部分企業對信息化建設的理解停留在較為膚淺的層面，認為將紙質檔案數字化就是實現了檔案管理信息化，缺少對檔案信息管理系統、數據庫的建設與維護，造成檔案信息化建設工作開展不力。

3.2 檔案管理信息化建設缺乏統一標準

當前我國企業檔案管理信息化建設還處于探索和實踐階段，配套標準建設相對滯后。各企業在開展檔案管理信息化建設時，大多沒有結合自身發展情況對檔案工作進行有針對性的系統規劃，對于需要收集歸檔的材料種類、檔案后續如何定期規整以及檔案數據庫的建設等都缺乏統一標準和規范制度，導致檔案人員開展工作時具有較大盲目性與隨機性，無法做到有規可循，使得檔案管理信息化建設流于表面，無法發揮信息化建設的優勢作用。

3.3 檔案管理信息化設施配置不齊全

在推動企業檔案管理信息化建設的過程中，需要采購硬件儀器設備、建立信息管理系統、引進信息技術人才等，需投入大量的時間和資金，尤其對于生產規模較小的企業來說，信息化建設成本高昂。從目前企業發展現狀來看，多數企業管理者對于檔案管理信息化建設的必要性缺乏充分認識，在以追求利潤最大化為目標的企業環境中，對于短期內無法獲益的檔案信息化項目不愿投入過多資金，導致企業在處理檔案信息時，出現網絡基礎設施不匹配、軟硬件設備落后等現象，嚴重制約了企業檔案信息化管理工作，難以實現向現代化企業轉型。

3.4 檔案管理信息化專業人才相對匱乏

隨著信息技術與檔案管理的緊密結合，檔案管理工作具有專業性和綜合性的特點，對于企業檔案管理人員的綜合素質提出了較高要求。當前，部分企業檔案專業人才儲備不足，檔案管理人員觀念陳舊、信息素養偏低，無法熟練操作各類檔案管理軟件和信息處理系統，導致企業即便高價引進了先進的信息化管理軟硬件設備，也無法使其靈活運用到企業的現代化檔案管理工作中，將檔案管理工作上升到科學、高效管理的高度上，造成企業檔案管理信息化進程建設遲緩。

4 企業檔案管理信息化建設的優化策略

4.1 提升檔案信息化管理意識

企業領導者首先應從根本上摒棄傳統古板的管理思想，充分意識到檔案管理信息化建設的必要性，樹立起信息化管理理念，將檔案信息化管理工作納入企業的發展規劃與戰略體系中。加大對信息化建設相應的人、財、物方面的投入，綜合提升企業檔案信息化建設軟、硬件設施水平，以及吸引專業化管理人才，夯實企業檔案管理信息化建設的基礎。其次，領導者應注重開展企業內部檔案管理信息化建設的宣傳引導工作，提升企業各級部門管理人員對于檔案管理信息化建設重要性的認知。除此之外，企業檔案管理工作者也應主動學習先進的信息技術與管理方法，自覺將云計算、區塊鏈、大數據等新型信息技術融入檔案管理工作中，推進企業檔案管理信息化的建設。

4.2 建立健全檔案信息化管理制度

檔案信息化管理制度是企業檔案管理信息化建設的基礎保障。企業檔案管理部門可依據目前國家已經出臺的部分信息化建設法律規范，如檔案信息化建設標準、檔案數據庫建設標準和檔案數字化標準等[2]，作為指導企業檔案管理信息化建設的綱領性文件，并有針對性地結合工作實際需求與行業檔案特性，加快企業檔案信息化管理規范和標準的制定與落實。一方面，企業應具體圍繞檔案信息化管理工作，分環節設置相應的操作規范和管理制度。主要改革優化信息化工作中檔案收集、整理、利用等關鍵環節的操作規范，如設置信息錄入標準、數字檔案接收標準等[3]，并設置檔案信息查閱、共享、移交等工作的管理制度，使得開展檔案信息化管理工作有章可循。同時提升制度執行的監管力度，保障相關操作規范和管理制度落到實處。此外，企業應有針對性地對相關標準制度進行優化調整，從而建立長效的檔案管理信息化標準體系，讓企業在合法合規的框架下開展檔案管理信息化建設，以制度方式提升檔案管理信息化建設水平。

4.3 完善檔案信息化管理基礎設施建設

完備的基礎設施是開展檔案信息化管理的關鍵保障，企業應立足自身檔案管理需求，提高信息化建設的預算比例，加大檔案信息化管理軟、硬件設施的配置。在硬件方面，企業可成立專門的檔案設備部門，結合目前資金能力和業務需求進行科學規劃，購置檔案信息化管理所需的計算機、刻錄機、專業存儲設備、文檔掃描儀等硬件設施，并設置專人定期對硬件設施進行升級換代和優化更新，以確保適應信息化建設需求。在軟件方面，企業應注重檔案管理信息系統的構建，包括智能分類系統、信息安全系統及檔案管理軟件等，可在充分調研企業檔案信息化建設需求的基礎之上，進行合理分析，引進專業化的檔案管理信息系統。例如，紫光檔案管理軟件BS版、OCR軟件、致德E8檔案管理系統等專業檔案信息化管理應用軟件系統[4]，可使檔案在接收、傳遞、儲存、鑒別、利用等業務環節實現自動化管理，構建了集檔案收、管、存、用于一體的智能綜合檔案管理平臺，實現企業檔案全生命周期的信息化管理。同時，可將檔案管理信息系統與企業內部OA辦公系統相結合，將企業財務、生產等業務數據實現隨辦隨歸，極大提升了企業內部各部門之間工作的銜接性，從而提高企業檔案信息化管理質量。

4.4 培養和引進檔案信息化管理人才

現代檔案管理信息化建設需要復合型的檔案管理人才，企業必須要努力提升檔案管理人員的職業修養與技術水平。首先，企業要注重對現有檔案管理人員開展系統化專業培訓，可以通過邀請專家演講授課、前往優秀企業觀摩學習、聘請專業人員進行技術培訓等方式，使其了解與掌握現代化信息技術和電子檔案管理方法，并能熟練操作檔案信息化管理系統，以增強企業檔案管理人員專業素養，優化知識結構體系，使其更好地適應信息化建設進程中的諸多要求。其次，企業應結合現代信息化建設的人才需求特點，建立合理的人才評價機制和獎懲激勵機制，對檔案管理人員定期開展專業技能考核工作，使得企業的用人制度逐漸規范化。除此之外，企業還應采取多種措施積極引進高素質檔案信息化管理人才，為企業檔案管理信息化建設注入新鮮活力。與此同時，還可以與高校達成校企戰略合作關系，制定人才培養計劃，為企業檔案管理信息化建設的長遠發展提供人才保障。

5 結語

綜上所述，企業檔案管理信息化建設具有重要意義，已成為時代發展的必然趨勢。檔案管理信息化建設不是一蹴而就的事情，需要企業從提升檔案意識、健全管理制度、完善基礎設施、配備專業人才等多方面出發，科學規劃，不斷提高企業檔案管理信息化建設水平。