信息技術在企事業單位檔案信息化中的應用

溫 莉

（內蒙古電力<集團>有限責任公司信息通信分公司 內蒙古 呼和浩特 010000）

1 引言

信息技術是計算機與智能技術、傳感技術、通信和控制技術等眾多科技的綜合利用，當前的信息技術從硬件到軟件都已經非常先進，在日常的工作和生活中都得到了廣泛應用，極大地提高了生活的質量和工作的效率。對于檔案工作，傳統的工作方式都是用紙質作為載體，這樣的載體在實際的工作過程中是相對復雜的。所以，在目前檔案工作的進行中應該重視信息化技術的應用，業務量在不斷增長并且涉及的方面也越來越廣，這樣就更需要在工作的方式和管理上不斷創新，尤其是檔案分類、整理、查閱、共享中，更應該充分利用現代的信息化技術實現智能化的分類和檢索等功能，這樣可以有效提升檔案管理工作的效率[1]。

2 企事業單位檔案信息化工作中存在的不足

2.1 檔案管理信息化認識不足

相對于國外的發展來講，我國的現代化信息技術雖然發展速度比較快，但是起步較晚，并沒有構建起完善的運轉體系與框架。對于企事業單位的工作開展來講，信息技術的應用與檔案管理相結合受到了外部限制，缺乏管理制度與體系的應用，一部分的企業針對檔案管理工作人員的招聘，不注重信息技術水平與工作經驗，就導致整體工作質量較差，存在著較大的波動性。其次，企事業單位自身對于檔案管理信息化工作開展認知不全，且一部分的管理人員過于依賴計算機管理系統的應用，沒有正確認識到信息技術發展的風險所在，一旦管理系統無法正常運轉，就會導致大量的檔案管理資料丟失。

2.2 辦公設備與軟件不適應信息化管理要求

在當前企事業單位開展檔案信息化工作的過程中，存在著辦公設備老化、軟件建設較為落后，不適應工作要求的問題。比如在大多數的企事業單位中，長期堅持開展紙質的檔案管理工作，使用的各種設備也相對傳統，而對于開展檔案信息化管理過程中，需要的各種硬件設備，如計算機、信息檔案管理系統等，存在設備老化、更新速度慢等問題，很容易造成檔案管理工作的失誤，不利于檔案資源的信息化建設。另外，在當前企事業單位開展檔案管理工作的過程中，存在著安全力度不夠的現象。比如在信息化檔案管理工作的開展中，由于硬件設備的安全保障措施不高，造成檔案信息的安全性不能得到很好的保證，給檔案資源信息化建設帶來一定的安全隱患。在檔案信息化管理過程中，還存在著檔案資源整合管理效率低的現象，由于設備的使用相對落后，與上級單位或者國家檔案管理單位之間的系統銜接存在矛盾，不利于檔案資源的整合應用，限制了管理的效率和水平提高[2]。

2.3 檔案信息化管理效率有待提高

大多數企事業單位在檔案信息化工作中，存在著管理效率不高的問題。在檔案管理工作中的數據信息檢索管理工作中，傳統的檔案信息手工方法還在使用。在計算機檢索系統開發應用不完善的情況下，手工檢索的效率要高于計算機檢索，更加方便和快速。但是在檔案信息需求量不斷提高的過程中，人工信息檢索的方法使用，將會直接增加工作人員的任務量，也不利于整體檔案管理工作效率的提高。比如在檢索具有相似性質的檔案信息過程中，人工檢索方法的使用，存在一定的難度，需要耗費大量的時間，增加檔案管理難度。因此，為更好地提高檔案管理的效率，必須要對人工檢索的方法進行不斷的優化，并且加強對計算機檢索系統的開發應用，充分發揮出機器檢索的準確性效果，實現檔案管理效率的顯著提高。另外，在檔案信息化管理的過程中，存在著信息共享困難的問題。比如在事業單位中職工發生人事調動的情況下，不同的單位之間在對其個人信息的檔案處理過程中，存在時間誤差的現象，將會直接影響調動人員的權益，或者為事業單位帶來經濟損失等問題。因此，還需要加強對信息共享平臺的建設，以實現整體事業單位信息化檔案管理效率的提升效果[3]。

3 改善檔案信息化的思路和方案

3.1 樹立信息化工作的思維

信息技術是計算機科學和通信技術的結合，信息技術的使用可以加快對數據的計算速度，可以使計算機處理信息的速度更高效。傳統的企事業單位的檔案工作始終認為白字黑字才最可靠，因此在實際工作中大多是以紙質為載體，以人工管理為主要方式，這就造成了整個檔案工作過程的效率低下，不僅前期的錄入費時費力，后期的整理、檢索、借閱等也較為繁瑣。所以，在當前信息技術快速發展的條件下，企事業單位在檔案工作中也要緊隨時代發展，從思想上改變對檔案工作的定位和工作模式，不斷適應新的發展理念，引入新的信息技術。例如，對檔案的存儲硬件進行升級換代，利用先進的磁盤陣列來實現檔案信息化的存儲，通過多用戶協同、賬戶權限分配，構建企事業單位檔案的信息化結構建設，實現檔案內容的管理、更新、查閱、導出等功能。

3.2 引進現代化的信息化設備

在開展檔案信息化管理工作的過程中，要對當前使用的辦公設備進行優化升級。如根據企事業單位開展信息化檔案管理工作的需要，采購大型管理設備、信息管理系統等，為全面開展信息化檔案管理工作做好基礎保障。對當前使用的管理系統，做好信息平臺的共享，能夠與主流的檔案管理系統相互兼容，實現檔案信息的共享檢索，更好地發揮出信息化檔案管理的作用。

軟件技術是檔案信息存儲和使用的關鍵技術，在先進的硬件技術支持之上，還要做好軟件的配置部署，才能提高檔案信息化工作的能力。首先，應該成立專業的技術部門，其負責整個企事業單位的信息化建設，這其中就需要檔案部門能夠根據自身的需求，結合未來的發展趨勢，提出具有長期可行性和可擴展性的建設需求，通過單位內部的信息化部門來實現檔案工作的信息化建設。

其次，在信息技術的檔案管理工作中，安全性是最基本并且最重要的要求，因此，檔案的信息化建設中，要注重信息安全，始終將信息安全放在首位，才能保證檔案管理工作的有序、有效開展。鑒于檔案的特殊性以及是否涉密等，應該在工作中，從戰略高度將檔案信息進行分類，在分類的理念下，引入合適的信息技術來保護。例如，可將檔案分為可聯網和不可聯網的類別，并做好安全防護，防止信息的泄露。對于不可聯網的檔案信息，要進行內部網絡的建設，只能采用適用于局域網、內部網等技術來進行信息化建設。當前，信息安全防護的技術非常多，例如操作系統自帶的防火墻，硬盤或者磁盤的不可逆加密技術等，這些技術的使用，可以有效抵擋病毒、黑客的入侵。企事業單位的一部分資金財政預算，要為信息的安全做考慮，否則信息的泄露將會給工作帶來非常大的負面影響。

對于可聯網的信息，則有較多的網絡技術可以使用，例如云技術等較為先進的網絡存儲和計算機技術就用于非涉密檔案的信息化建設。云技術通過在云端建設的檔案信息化數據庫，不僅能夠在網絡中無限制地擴展信息存儲的空間，而且通過虛擬服務器的方式，能夠實現信息的互聯、共享，極大地提高信息處理工作的效率，也能夠提高信息的傳播速度。這對于需要遠程操作和多人協同的檔案處理任務而言，是極佳的信息化手段，并且當前的云端備份和加密技術也十分先進，信息丟失和泄露的概率也非常小，這項技術在一定程度上給企事業單位信息管理提供了極為便捷的途徑[4]。

3.3 使用信息化檔案管理措施

首先，要對傳統的數字檔案信息管理系統進行性能提升，尤其是在存儲系統中，要不斷對其擴容，能夠充分將各種檔案信息資源進行有效存儲。在這個過程中，可以有效結合云技術的應用，使用云空間，對相關的檔案信息上傳至云端，實現更大容量的存儲效果。其次，要對開展信息化字檔案管理工作的安全性進行保障，要求在信息管理系統中使用的軟件系統、硬件設備都能夠充分具備較高安全性能，并且不斷進行技術更新，通過設置防火墻、密碼、權限等形式，保證信息管理的安全穩定。在這個過程中，還要注意對計算機接口的安全設置，在使用計算機進行檔案信息的下載、傳輸過程中，要保證端口的使用安全，使用病毒查殺技術，保證信息的傳輸安全。再次，要對信息化檔案管理工作的操作系統進行不斷更新和優化，要能夠真正結合事業單位的工作實際，充分發揮出數字檔案管理的價值作用，促進管理工作的質量水平提高。

各級單位或者部門想要實現檔案信息的共享，可以建立起相應的數據庫資源，同時做好日常的數據庫檢修與維護工作。各個區域中的事業單位可以在政府部門建立起的檔案信息數據庫中，對自有的檔案資料進行維護，內部的管理人員可以在使用云技術的共享功能中，將自身所擁有的檔案信息資料及時通過云端傳輸功能，并保存在云端，有效避免了檔案信息在相關部門中的停留時間比較長，繼而導致出現檔案信息資料泄露的情況，促使整體的檔案管理工作開展質量得以提升[5]。

4 結語

綜上所述，在新時代的背景下，信息技術在事業單位的檔案管理工作中已經越來越普及，并且使用率在不斷升高。這是現代化的檔案管理系統中重要的組成部分，信息技術對事業單位的檔案管理工作有效開展有著直接的影響。在部分事業單位使用的模式不科學、不合理時，應該提高事業單位和檔案管理人員在信息技術科學運用中的認識，保證信息技術可以在檔案管理工作中的有效使用、實施以及改革。檔案部門和工作人員應該及時調整改動管理的策略和管理的模式，在新的社會大環境中，將信息技術應用于事業單位檔案管理的工作中。