數字化技術在檔案管理工作中的應用

賈江洚

（銅仁職業技術學院 貴州 銅仁 554300）

1 引言

隨著數字化技術的深入發展，檔案管理工作也迎來了一個嶄新的局面。如何更好地發揮數字化技術在檔案管理工作中的重要作用，以便促進檔案資料的深入利用，已經成為了當前檔案管理相關人員普遍關注的重點課題。本文通過對數字化技術在檔案管理工作中的應用優勢與應用過程中存在的問題進行分析，并提出了幾點應用策略，對于提高檔案管理工作的質量，具有十分重要的作用[1]。

2 數字化技術在檔案管理工作中的重要作用

2.1 有助于降低檔案管理工作的成本

在傳統的檔案管理工作中，檔案資料大多以紙制品記錄為主，且由于工作量巨大、耗時耗力，檔案管理部門所需要的人員眾多，因而導致檔案管理工作的成本極高。而數字化技術在檔案管理工作中的應用，不僅能夠大幅度提高工作效率，且由于不需要大量的紙制品消耗，因而能夠減少對樹木等自然資源的浪費，也可以減少相關單位在人力資源方面上的成本損耗。此外，由于不需要再利用過多的空間去存儲紙質檔案資料，因此相關單位還可以減少空間上的浪費，提高了空間的可利用率。

2.2 有利于提高檔案管理工作的保密性

在傳統的檔案管理工作中，檔案資料大多以手寫或打印的方式通過紙質材料來進行保存，在時間的浸染下，油墨可能會褪色，從而導致檔案資料信息的不完整。另外，由于缺乏有效的加密手段，因而檔案資料可能會存在被篡改的現象。而充分利用數字化技術在檔案管理工作中的優勢，能夠把檔案資料等信息轉變為數據形式進行編輯、整理與保存，并通過技術手段對其進行加密處理，因而提高了檔案管理工作的嚴密性，使檔案資料能夠真實有效地反饋給調閱者，提高了檔案資料的可利用率[2]。

2.3 有利于提高檔案管理工作的效率

在傳統的檔案管理工作中，當相關人員需要對檔案資料進行調閱時，往往需要檔案管理工作人員先將檔案資料進行歸檔后，才能進行查詢與調閱，極大地降低了工作效率。而充分利用數字化技術在檔案管理工作中的優勢，能夠十分簡單且快速地處理檔案資料信息的歸檔工作，并且在對檔案資料進行查詢與調閱時，僅需要幾個簡單的指令即可直接查找到相關資料，不僅快捷而且準確，還能夠進行遠程操控處理，極大地提高了工作效率，提升了檔案資料的有效性。

3 數字化技術在檔案管理應用過程中存在的問題

3.1 缺乏先進的檔案管理意識

現階段，很多人對檔案管理的數字化還缺乏足夠的認識，部分領導者或檔案管理人員缺乏先進的檔案管理意識，認為傳統的檔案管理模式已經非常成熟，雖然比較落后，但大家已經習慣遵循這種工作模式，并沒有對單位的效益產生負面影響，因而并不愿意去采納新技術。還有的單位雖然已經認識到檔案管理工作數字化是適應時代發展的必然趨勢，但由于對檔案管理數字化建設的投入不足，從而導致檔案管理數字化建設進度緩慢，難以充分發揮其重要作用。

3.2 檔案管理人員缺乏專業化

一些檔案管理工作人員由于信息技術水平較低，因此在數字化檔案管理工作中，缺乏一定的專業水準，且普遍存在缺乏安全管理意識的現象。很多檔案管理工作人員僅會對檔案管理系統的軟件進行簡單操作，卻沒有能力對檔案資料的安全進行保障，從而導致檔案管理系統容易受到網絡黑客或木馬病毒的攻擊，一旦檔案資料信息被泄露、篡改或損毀，有可能會對單位造成巨大的負面影響，甚至直接導致經濟上的重大損失。因此，提升檔案管理工作人員的專業水準，對于提高檔案管理工作的有效性，具有十分重要的意義[3]。

3.3 缺乏完善的配套設施

數字化技術需要有相應的硬件與軟件等配套設施作為其運行載體，才能實現在檔案管理工作中的應用。然而，很多單位的領導者卻缺乏這方面的觀念，以為只要有計算機設備和網絡就能實現數字化技術的應用，因而沒有認識到改善數字化檔案管理工作環境的重要性，以至于檔案管理工作的質量難以提升。如檔案管理部門的環境惡劣，甚至有的單位并未對檔案管理部門設置專用的辦公區；還有的單位缺乏對數字化技術的有效投入，從而導致軟件系統的更新不及時，難以順利或流暢地完成檔案管理工作，因而影響到了檔案資料信息的有效利用，降低了檔案管理工作的效率與質量。

4 檔案管理工作中數字化技術的應用措施

4.1 樹立科學的檔案管理理念

現階段，數字化技術在檔案管理工作的應用過程中，主要是依托于先進的信息技術手段與相關的設備、軟件來實現的，但這些都要依靠工作人員來進行操作。因此，提高數字化技術在檔案管理工作中的有效性，應先從樹立單位負責人與檔案管理工作人員的先進理念入手，構建完善的檔案管理工作制度，并使檔案管理工作人員加強對數字化檔案管理的正確認識，以便從思想觀念與工作實踐兩方面入手，推動數字化檔案管理工作建設的進程。

首先，單位負責人應以本單位的實際情況為參考來制訂檔案管理數字化建設的目標，以便凸顯檔案管理工作數字化建設的科學性與合理性。在“互聯網+”的背景下，數字化技術已經廣泛深入到社會的各行各業中，因而單位負責人應充分認識到檔案管理數字化建設的重要意義，并構建完善的檔案管理工作制度，對檔案管理數字化建設加大投入力度，從而為檔案管理數字化建設奠定基石。

其次，完善的檔案管理制度首先應符合單位的實際情況與數字化檔案管理建設的發展情況，對檔案管理工作進行有序的安排，并根據管理工作性質的不同，調整其管理的工作重點，從而達到對管理主體的準確把握。此外，由于檔案管理工作涉及單位的眾多部門，因此檔案管理工作人員應加強與單位各部門的聯系，并引導單位全員對檔案管理部門的資料采集與管理工作進行高度配合，有助于提升檔案管理工作的質量。檔案管理工作人員要將已采集的檔案信息進行有效的整理與歸類，并利用數字化技術對導航菜單功能進行細分化設置，有助于提升檔案資料查詢與調閱的效率與準確率[4]。

4.2 提升檔案管理工作人員的專業素養

提升檔案管理工作人員的專業素養，有助于提升檔案管理工作數字化的有效性。因而，單位負責人應充分認識到檔案管理工作人員專業化的重要性，加強對其進行培養，以便滿足檔案管理數字化建設的需求。

（1）單位應加強對檔案管理工作人員專業化的培訓。一方面，要從思想觀念上轉變其對檔案管理數字化的認識，使其能夠正確認識到檔案管理工作的重要性，從而使檔案管理工作人員能夠加強檔案工作的安全管理力度。另一方面，應提高其信息技術的專業化水平，除了能夠正常操作檔案管理軟件外，還應對一些相關的硬件知識與防護軟件加強把握，有助于提升其工作質量。

（2）單位負責人應設置科學的獎懲制度與考核制度，定期對檔案管理人員進行專業能力的考核，考核達標者可予以一定的獎勵，而對于考核不達標者，不僅要對其進行適當的處罰，還應該延長其培訓時間，有助于提高培訓活動的有效性。

（3）單位還可以從外界直接聘請符合檔案管理數字化的專業型人才。需要注意的是，在招聘時應結合其學習能力、職業能力以及信息技術等綜合方面進行考慮，力求打造具有專業水平的檔案管理隊伍，有助于提升檔案管理工作的有效性。

（4）單位應優化晉升機制，對于專業能力強、學習能力快以及工作質量優異的員工，上級領導應對其進行加強培養，并在恰當時機應予以提拔，有助于保留人才，避免人才的流失，有助于加快檔案管理數字化的建設進程[5]。

4.3 完善數字化信息設備的配套設施

檔案資料信息具有十分重要的可重復利用價值，能夠為單位的領導者提供發展方向的參考資料、能夠為單位各部門工作提供可參考經驗等。此外，檔案資料信息中還包括單位上下全體工作人員的個人詳細信息，一旦泄露可能會造成極其嚴重的后果。基于檔案管理工作在社會各個行業中，都具有十分重要的作用，因此，保證檔案資料信息的真實性、完整性以及安全性，對于檔案管理工作而言，具有十分重要的意義。

首先，相關單位應完善檔案管理數字化的硬件設施，如應采用高性能的電腦設備，避免其時而出現因內存條故障、硬盤故障或者CPU、電源等問題而導致死機，從而造成檔案信息數據的損毀或丟失，破壞了檔案信息的完整性。

其次，相關單位應加大對檔案管理系統的軟件投入，如購買正版、高效的防毒殺毒軟件，有助于為計算機設備提高安全指數；還應該加強其防火墻的保護力度，再遇到網絡黑客的襲擊時，具有一定的防護能力。另外，檔案管理工作人員應定期對檔案管理系統的軟件進行配套更新或升級，從而使檔案信息調閱工作有所保障，并提高了檔案管理工作的速度與水平。

最后，單位應設立專門的辦公區域用以檔案管理工作，除了有利于計算機設備的散熱，還有助于保證檔案資料信息的真實與完整，避免其他無關人員隨意進出檔案管理部門，對檔案資料信息進行復制、修改或刪除[5]。

5 結語

通過本文的分析與研究，充分發揮數字化技術在檔案管理工作中的優勢，能夠有效提升檔案管理工作的質量。基于此，本文提出了幾點相應的策略：樹立先進的檔案管理意識、提高檔案管理人員的專業化水平、完善數字化信息設備的配套設施等。文中所提的幾點策略，對于優化檔案管理工作數字化的質量，具有十分重要的作用，有利于檔案管理工作的可持續發展。