提高高校檔案利用率的基本路徑

檔案，是社會活動的真實記錄，是回憶過去、記錄現在與描繪未來的承接載體和輔助工具。高校檔案管理工作，就是以檔案收集、整理、利用為手段，為學校的教學服務和科研助力。近年來，隨著檔案意識普遍提高，高校檔案管理工作取得長足進步。但由于軟硬件條件制約，高校檔案利用率始終低位徘徊，致使效能沒有充分發揮。資源閑置就是最大浪費。因此，如何有效提高檔案的利用率，更好服務教學科研中心工作，成為高校檔案管理者關注的話題。

一、 高校檔案管理工作的非凡價值

高校檔案與教學管理、科研實驗活動相伴相生、如影隨行，流淌著歷史的記憶，記錄著卓越的成就，預示著光明未來，既具有過去的查考性、歷史的完整性所包含的重要意義，又有縝密的邏輯性、連續的系統性所擁有的現實用途，也具有長久的專業性、深遠的學術性的非凡價值。具體來說：

（一）提升科研水平的有力武器。高校檔案中珍藏有科研過程中歷史的、忠實的記憶。詳實的實驗數據、準確的操作方法、清晰的科研過程、慘痛的失敗教訓、豐厚的科研成果、精細的科研經費被詳細全面的記錄下來，具有歷史憑證價值和參考利用價值。通過查詢卷帙浩繁的科研檔案，能夠深刻洞悉高校過往的教研水平，全方位檢查問題、寬口徑搜集數據、無縫隙有序銜接、大力度攻堅突破，為再攀學術高峰打下堅實基礎。

（二）深化教育改革的寶貴資源。高校檔案記錄的是師生在教育教學過程中，經過日積月累、反復篩選、重重考驗，最終形成的集體勞動成果和生動智慧結晶，是歷史歲月變遷、思想動態演變、教育理念傳承的客觀反映，因此具有充分的說服力和豐富的感染力，是可供研究、借鑒的寶貴資料。通過利用高校教學檔案，仔細對照、理性評價、充分論證，能夠客觀公正、全面準確評估當前教學質量，為推進教育體制機制改革提供有益借鑒。

（三）傳承校園文化的精神財富。透過高校檔案，可以探尋高校自誕生開始、重大發展進程、影響深遠變革的歷史軌跡和客觀規律，了解高校曾經擁有的長久歷史、創造的輝煌成就、培養的知名校友，繼承歷屆高校師生共同打造、薪火相傳的經典集萃，不斷增強對各個學院、學科、專業歷史和科研成果的全面深入了解，塑造校園文化、傳承發展歷史、實現先輩希冀，可提高師生歸屬感增強凝聚力、升騰師生自豪感激發向心力。

（四）開展黨政工作的堅定基石。黨政工作是高校管理的導航儀和生命線。高校黨政工作檔案包括學生學籍檔案、教師人事檔案，還包括黨員檔案資料和政務活動資料，對于嚴格師生管理、規范黨團組織、扎實開展活動、構建政治生態具有現實意義。通過黨政檔案管理利用，可以有序推進行政機構改革、不斷優化院系結構設置、持續完善教職工績效考核，為人事改革、行政管理提供依據，有利于提高黨政工作的質量效果。

二、 當前高校檔案利用中存在的主要問題

高校檔案里蘊藏著無窮無盡、稀缺罕有的珍貴史料和寶貴財富。按道理應當門庭若市、趨之若鶩，但實際上冷冷清清、門可羅雀。豐富資源與需求人群不匹配，供需之間存在不對稱、不平衡。主要問題是思想存在誤區、管理手段落后、編研水平不足等，表現為：

（一）思想上重視程度不夠。高校管理者對檔案利用存在偏見，“重保管、輕利用”思想根深蒂固，受“不出事便了事”的錯誤理念影響，將檔案收集保管作為聚焦重點，認為開發利用產生不了明顯效益，沒必要大動干戈浪費人力物力、興師動眾消耗經費時間，處于被支配地位，屬于細枝末節，無足輕重、不值一提。檔案工作人員在收集整理、清塵防蟲、恒溫除濕上忙忙碌碌、兜兜轉轉，而利用工作宣傳不夠、手段單一，只靠案卷目錄提供檢索服務收效甚微。

（二）制度建設上存在缺失。制度建設夯實基礎、利于長遠。高校檔案管理工作要想有聲有色，首先必須要有系統完備的檔案管理制度，才能便于查考利用。但是在實際工作中，有的高校檔案管理部門成為“近親繁殖溫床”“安排家屬自留地”，沒有配備科班出身的、專業懂行的檔案管理人員，有的沒有出臺管理制度和細則章程，有的出臺了沒有按要求落實，導致檔案管理工作人為影響大、隨意性較強，原始信息不完整、文件歸檔不及時、檔案管理不規范，甚至出現原件遺失不知所蹤、殘頁缺損污毀等問題，嚴重影響了利用質效。

（三）管理手段相對滯后。由于有些高校資金投入不足，檔案管理采用傳統人工方式，信息化、科技化、便捷化程度較低，沒有融入信息技術和網絡技術，分類、整理、利用手段落后，讓檢索不方便不迅速，影響用戶體驗，降低了利用效率。對于檔案從業人員培養和培訓力度不夠，難以滿足現代化檔案管理利用工作要求。高校檔案管理信息化建設步伐遲滯，檔案管理系統存在“數據壁壘”“信息煙囪”現象，只能在檔案館內檢索利用，不能與校園網絡實現檔案信息聯網共享和實時利用。

（四）從業人員素質有待提高。檔案管理人員自我輕視，認為身處“冷衙門”，干的“打雜活”，發展“沒前途”，榮譽感降低積極性不足，使命感下降主動性缺位，心灰意冷、自暴自棄，對檔案管理和館藏內容的自我認知、主動宣傳不夠，對于如何服從服務高校中心工作，如何提高檔案利用率等缺乏深入思考。有的從業人員“半路出家”“趕鴨上架”，缺乏專業系統知識，檔案保密與公開分類“拿捏不準”，錯誤“接二連三”重復出現。有的年齡偏大，不會運用電腦設備進行檔案管理，造成館藏檔案無法發揮價值，難以高效利用。

（五）編研質量水平不高。高校檔案利用中，編研工作仍是短板弱項，基本處于“有編無研”狀態，大多奉行“拿來主義”，統計數據照搬摘錄、原始材料“照方抓藥”，編史修志、文件匯編以編為主，學術研究、深度編研較為少見，編研成果含金量、價值度偏低。為此，打破“畫地為牢”“坐井觀天”的局面，發揮系統優勢提高效用性、實現資源共享提升針對性，以教學科研人員為服務對象，擴大傳播利用的普及性、廣泛性，有的放矢、靶向治療提高編研成果的質量水平。

三、 提高高校檔案利用率的實踐路徑

有為才有位，貢獻定地位。高校檔案管理，不能固步自封、作繭自縛，認為做好檔案資料守護神便高枕無憂，而要跟隨時代腳步跳出“象牙塔”，運用信息技術不當“溫室花”，轉變觀念、主動作為，成為知識提供者、決策咨詢者，才能提升地位、展現作用，占據一席之地。提高檔案利用率便是“先手棋”，重點要做好以下工作：

（一）轉變觀念，提高認識。思想是行動的先導，思想認識到位，行動才能堅決有力。提高高校檔案利用率，關鍵在于觀念轉變。一方面，要變“邊緣”為“重要”。高校管理者要更新觀念、提高認識，擯棄檔案管理“說起來重要、忙起來不要”的錯誤做法，從人財物方面“真金白銀”予以支持，將檔案管理工作作為有機組成，納入高校整體發展規劃“大盤子”當中，促使各部門對標對表，主動參與檔案管理，為有序高效進行檔案管理掃清障礙、鋪平道路。另一方面，要變“被動”為“主動”。高校檔案工作者要改變“只為領導決策服務”的狹隘觀念，牢固樹立為教學科研中心工作服務的意識。要總攬全局掌握教學科研重大成果，主動而為積極做好資料收集整理，集思廣益不斷擴大服務范圍，眾志成城拓寬開發渠道，使檔案利用工作地位凸顯、角色重要。

（二）加強宣傳，擴大影響。只有名氣大、口碑好，才能影響深、利用率高。要提高檔案利用率，必須用好“大喇叭”，提升知名度。一要載體豐富。靈活運用網站、專欄、展覽、講座、廣播等多種方式，開展密頻次、寬口徑、無死角、廣受眾宣傳，讓檔案利用入心入腦、潤物無聲，讓利用檔案蔚然成風、競相效仿。二要內容生動。內容上要喜聞樂見、趣味盎然，可以傳授檔案分類、編號、查詢業務的基礎知識，貼近師生生活、激發利用興趣;可以介紹館藏檔案內容、數量、查閱須知等背景信息，做到技不壓身、有備無患。三要適度得當。宣傳工作既要列計劃、出方案，又要接地氣、合實情，既提高檔案利用認知度，又不加重教職工負擔，讓其自覺參與或主動配合檔案收集、整理、利用各步驟、全過程，確保收集齊全、整理有序、利用有效。

（三）運用科技，提高效率。科技讓生活更美好、讓利用更便捷。一要加快信息化建設。加快檔案信息化、現代化、科技化步伐節奏，建立將大量的紙質文檔轉換成為數字形式的信息化檔案管理平臺，使檔案利用因為大數據更加科學化、由于云計算規范化、因為移動互聯網便捷化。開發符合實際、靈活實用的數字化管理軟件，保證規范性、兼容性和穩定性，提高管理效率，滿足利用需求。二要高效開發利用。對利用者進行數據分析，認真研究發掘聯系性、找出規律性，對照使用習慣和興趣偏好進行資料匯編、實施深度開發，提高檔案在信息檢索利用中的廣泛性。三要做好網絡維護。在提高檔案信息開放性和普及度同時，充分研究檔案管理平臺存在不足和深入分析管理軟件隱患風險，避免信息泄露，確保網絡安全，創造安瀾利用環境。

（四）建章立制，明晰責任。制度建設，能夠強基固本，規范行為效果。一要建立健全責任體系。高校要通過設立機構、配備專員方式，強化檔案管理主體責任，讓專業人干專業事，省事省力效果好。同時明確各院系配合責任，指定兼職人員，在專業人員指導下做好收集、移交工作，確保及時收集、迅速歸檔、內容全面、系統完整，為有效利用打下堅實基礎。二要明確工作目標。在檔案整理工作中，要根據材料的不同類別，明確目標、制定標準，認真鑒別、準確分類、科學界定、編排有序，做到整齊劃一、不重不漏、有據可查、有章可循，便于查找利用。三要建立健全標準規范。對檔案的進館移交、收集整理、裝訂歸檔、檢索利用等各個流程，制定詳細規章制度、明確操作標準和具體要求，才能樹立標桿、明確規范，提高整體利用效率。

（五）精細加工，深度編研。編研是為了更好、更快、更高質量利用。一要深度挖掘開展編研。要在日常檔案匯編收集中，擅于發現功能素材做有心人、深度挖掘特色資料做細心人，對于準確詳實、涉獵廣泛歸檔素材，進行去粗取精深層開發，總結提煉精品資源、拔高升華研究價值，有序有效有用編研檔案信息。二要圍繞中心開展編研。要有大局意識，進行通盤考慮，對高校教育、科研重大成果及時了解、全面掌握，在系統完整、廣泛收集檔案資料基礎上，深度加工、明確主題，形成內容新鮮、形式創新的編研成果。三要滿足需求開展編研。以滿足廣大師生和科研人員需求為出發點和落腳點，找到檔案編研與市場需求的最佳結合點。利用檔案編寫“教案匯編”“論文文摘”“科研成果匯編”等實用性強、利用率高的編研成果，拓寬編研題材，弘揚傳統文化，傳播科技知識，滿足實際需求。

（六）提升素質，優化服務。素質優質才能服務優質，從而實現利用質量效果提升。一要加強職業道德建設。鼓勵從業人員“干一行愛一行精一行”“做行家里手，不當半瓶醋”，立足崗位發光熱、兢兢業業做貢獻、遵章守紀不逾矩，為檔案利用者提供優質高效服務。二要提高業務能力素質。加強檔案管理業務知識和信息自動化技能培訓，克服“眼高手低”毛病，防止“一看就懂，一干不會”現象發生，不斷提高檔案開發利用能力。三要建立獎優罰劣機制。充分發揮考核評價“指揮棒”作用，明確檔案管理人員的作業標準和工作績效，通過激勵制度和懲戒機制，提高利用準確率和服務主動性，準確、迅速、及時、標準地把檔案提供給需求者。

檔案利用是管理目的和初衷，是實現價值途徑和歸宿。高校檔案管理利用工作是高校日常工作的有機組成和重要一環，只有檔案利用率不斷提高、水平精進，才能促進數據利用方便快捷、信息查考準確迅速、文件檢索實用方便。因此，高校檔案管理工作責任重大、使命光榮，應在思想上高度重視“擰緊發條”、在宣傳上強化溝通“擴大影響”、在制度上不斷完善“有章可循”、在編研上精細加工“鑄造精品”，在素質上逐步提升“業務精進”，才能促進檔案利用效率水漲船高和高校工作水平突飛猛進。

參考文獻：

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（作者簡介：德措（1980-）女，青海樂都人，藏族，本科，研究方向：高校檔案相關。單位：青海師范大學。）