淺析提升城市建設檔案信息化的公共服務能力

文｜張家界市城建檔案館 劉文華

城市建設檔案信息記錄著城市的發展歷程，它既是見證，也是名片。城市建筑物（地上、地下）是一個城市建設發展的雛形，是形成城市建設檔案信息的基礎。城市建設檔案信息工作是隨著城市的發展而發展。在信息化飛速發展的今天，其面向社會的服務能力必須加強。于是，如何更好地提升公共服務能力成為了城建檔案部門在信息化時代背景下的首要任務。本文認為，其公共服務能力的提升，可以從檔案館藏內容（資料）、服務平臺（渠道）以及專業隊伍（人）等三方面的建設入手。具體而言，一是，豐富檔案館藏內容，提高質量，加強館藏內涵建設；二是，優化檔案信息化管理，保障服務平臺暢通（即信息化渠道的暢通），搞好信息化建設；三是，樹立良好的服務意識，提升專業素養，搞好專業隊伍建設。

1 豐富城建檔案館藏內容，提高館藏質量，加強館藏內涵建設

城市建設檔案是指城市規劃、建設、管理等有關活動中形成并歸檔的科學技術文件材料。是城市自然面貌和城市建筑物、構筑物、地上和地下管線等各項建設的真實記錄。城建檔案按類別劃分有：城市勘測和城市規劃檔案，包括地形地貌勘測文件和地形圖，城市經濟和人口資料，礦藏資料和水文地質、工程地質資料、地震、氣象、地名和城市歷史沿革資料，以及城市總體規劃、詳細規劃和各項專業規劃文件等。城市建設管理檔案，包括城市建設方針和政策、法規文件，土地征用、劃撥文件、建筑管理、市政工程管理和房產管理文件等。市政工程檔案和公用設施檔案，包括道路、橋梁、涵洞、隧道、排水、防洪等市政工程檔案,以及給水、供氣、供熱、供電、電信、城市照明、公共交通等公用設施檔案。此外，交通運輸工程(鐵路、公路、水運、航空)檔案，工業建筑工程(工廠、礦山、電站)檔案，民用建筑工程檔案以及園林綠化檔案、環境保護檔案、人防工程檔案等等，都是城市建設檔案的重要組成部分。

（1）從城建建設檔案的基本定義與類別來看，我們可以看出城建檔案建設的專業性與特殊性。當前，城建檔案管理部門更多的是從建設單位方面與施工方面收集檔案。給合我館城建檔案的收集歸檔工作，目前主要是被動地通過與建設單位協議來收集，且大部分是房建類和市政類（建設單位檔案意識簿弱，檔案資料缺乏完整性）檔案資料，檔案收集歸檔類別較單一，檔案資料重復性較多。檔案信息得不到有效利用，其價值也就不能很好地體現出來。顯然，加強城建檔案公共服務能力的第一步就是，改變檔案資料收集主要限于房建類、市政工程類的現狀，將城市規劃、工業、環保、人防等方面的資料納入到城建檔案建設中來。也就是，拓展檔案收集的來源，豐富館藏內容，加強內涵建設。

（2）同時，提高館藏質量，也是提高其公共服務能力的一項重要內容。具體而言，提高館藏質量可以從以下方面進行。

一是檔案歸檔的及時性。因城建檔案的特殊屬性，涉及到的管理部門較多、歸檔周期較長。城建檔案管理部門應積極主動與工程建設管理部門溝通協調，及時做好城建檔案歸檔工作。

二是檔案整理歸檔的規范性。城建檔案管理部門應主動上門指導城建檔案業務，如以宣講的形式對工程建設檔案資料員進行培訓或學習，按照《建設工程文件歸類整理規范》、《建設電子文件與電子檔案管理規范》及《紙質檔案數字化技術規范》，以確保檔案的完整性及其統一規范性。

三是注意檔案收集歸檔的多樣性。在當前信息飛速發展的背景下，城建部門對檔案的收集歸檔不能只以文稿等紙質形式進行，可以采用多媒體的方式來加大聲像等檔案的收集歸檔，提升館藏質量。聲像檔案是聲音與圖文并茂、記錄形式多樣的一種信息載體。城市建設聲像檔案現多以數字照片、數字式音頻、光盤、錄像帶的記錄形式歸檔保存。但城建聲像檔案的收集有一定的局限性，可以考慮多渠道、廣搜集的辦法擴大其收集范圍。如：舉辦城市建設照片展覽活動，通過攝影作品競賽方式收集；或與地方文廣新局就城市建設影像“聯姻”協作等。另外，檔案管理部門要加強建設單位對聲像檔案的收集歸檔意識，按照《聲像檔案管理辦法》做好聲像檔案編制工作。

四是提高檔案收集歸檔的質量。即，厘清檔案價值，提高歸檔質量。對于重復或沒有保存利用價值的城建檔案，要化繁為簡或選擇性收集歸檔保存；對于沒有保存利用價值的城建檔案，按照檔案鑒定銷毀制度，本著“審查從細，留存從寬”的原則，應及時鑒定銷毀。城建檔案專業性強，如：一個建設工程從立項、勘察設計、施工圖備案、招投標、施工、竣工備案等流程下來，建設單位要報備的部分材料是重復利用的，在整理歸檔時可化繁為簡；建議施工設計圖在不作為竣工圖使用的情況下，其保存利用價值意義不大，可不予收集歸檔；同期房屋建筑工程有同類的房屋建筑結構，其分部分項工程、隱蔽工程施工技術資料相同，可依據建設工程質量安全監督管理部門出據的質量監督報告選擇性的收集歸類檔案資料；重建后的建設工程，且已超過保存期限的檔案資料，可適時鑒定銷毀。

2 優化城建檔案信息化管理，保障服務平臺暢通，搞好信息化建設

城建檔案信息化的公共服務能力的提高，還有賴于檔案信息化服務平臺和渠道的暢通。這也就是，搞好檔案信息化建設，是保障城建檔案有效服務的前提。

（1）（結合我館現狀）目前我館收集的房建類檔案和市政工程（道路、橋梁）檔案居多，檔案信息化工作已趨于完善，但建立檔案信息化服務平臺還是空白。考慮到建設工程的建設單位或施工單位跨區域的較多，城建檔案管理部門對外服務的局限性也較大。對此，可以試行與本省其他地州市城建檔案館形成的城市建設檔案信息“跨館”服務利用的模式。采用城建檔案信息系統和互聯網相結合的方式，聯通本省各地州市的城建檔案信息數據，建立起“跨館”城建檔案信息服務平臺，使“跨館”的城建檔案信息能互通互用，使公開的檔案信息資源達到共享。

另外，為了更好地共享“跨館”檔案服務，各城建檔案管理部門要建立好檔案編研信息平臺。將編研的檔案成果通過“跨館”式的檔案信息服務平臺公示，為廣大檔案利用者提供有價值的信息服務。

（2）利用好人工智能化對檔案信息化平臺的服務。建立智能客服，應是檔案信息服務平臺不可或缺的一部分。用戶在注冊登錄檔案信息服務平臺后，可以通過智能客服窗口進行交流，對公開的城市建設檔案信息進行自動化處理。讓檔案利用者足不出戶，為其提供更快捷更方便的檔案信息服務。實現檔案管理部門公益性服務機制，全民資源共享。

（3）根據檔案的密級程度，確保檔案信息在存儲和傳遞、查閱利用上的安全性。城建檔案的特殊性，有些會涉及到公共安全等重大問題。故城建檔案信息在經過正確的數字化處理后，應專人專管，定期對檔案數據進行校正和備份處理。城建檔案信息管理系統也要不斷更新和優化，網絡安全系統更要跟進檔案信息平臺的服務。目前檔案信息管理系統多使用內網的方式登錄處理檔案信息。但是，若通過外網的方式提供檔案信息服務時，為確保網絡安全，可研發專門的檔案信息殺毒軟件，以防止網絡病毒的攻擊和侵害。

（4）搞好檔案信息化硬件基礎設施和軟件系統建設。建立配套的硬件設施，如辦公場所的設置、計算機的更新換代、人員配備等，優化軟件系統的管理，如檔案信息數據處理系統、存儲備份系統、網絡安全管理系統等，都是提高檔案信息化工作的基礎。

3 提高服務意識，提升城建檔案人員專業素質，搞好專業隊伍建設

服務是城建檔案工作的最終目標，是城建檔案館生存、發展的前提。檔案管理部門在管理好檔案的同時，更要做好檔案服務工作。做好服務工作，一要有良好的服務意識，二要有專業的素養與服務能力。

（1）城建檔案管理部門及檔案工作人員要養成先進科學的檔案服務意識。

主動讓城建檔案服務工作走出去。城建檔案管理部門要積極組織工作人員“定期多點”宣傳城建檔案的重要性和相關法律法規。通過城建檔案信息的記載，展示當地城市建筑物的演變。讓公民更多的了解城市建設檔案，了解當地城市建設發展的歷程，了解城建檔案工作的重要性。

公示、簡化城建檔案信息服務流程，檔案工作人員要及時履行告知義務。城建檔案辦公場所內要設置明顯的檔案服務標示牌。并制定明確的服務流程，通過檔案信息網站或電子顯示屏的形式公示。對在期限內辦結的檔案信息服務，檔案工作人員要一次性全面告知檔案服務對象。

城建檔案工作人員要以高度的責任心和端正的態度，耐心提供檔案信息服務。檔案服務對象較廣，對不同的檔案服務對象提供檔案的方式也不盡相同。通過實體辦事窗口和建立“跨館”式檔案信息化服務平臺等方式，為社會大眾提供更多樣化的檔案信息服務。檔案工作人員在檔案信息檢索時，速度要快、準確率要高、檔案信息要全，要以最簡便的檢索方式為檔案利用者提供最快捷的檔案信息服務。對檔案信息利用者提供檔案資料查閱時，城建檔案管理部門要根據本館檔案利用情況，制定完善檔案借閱制度，對外借的原始檔案要辦理合規的借閱手續。同時，檔案工作人員要主動及時追蹤外借檔案的利用情況，做好借閱信息登記工作，定期清理對外借閱的檔案，保護好檔案的完整性，保證檔案的及時歸檔。尤其值得注意的是，城建檔案的特殊性，檔案工作人員在提供檔案服務時，對涉及保密性的檔案應慎重甄別、嚴格遵照檔案借閱制度，為檔案查閱利用者文明服務。

（2）要加強專業隊伍建設，提升專業服務能力。

專業隊伍的建設可以通過自身自主學習、業務培訓以及人才引進來加強。就自主學習而言，由于城建檔案的專業性，要求檔案人員既熟悉城建專業法律法規，又要掌握檔案工作法律法規。所以，檔案工作人員可根據自身情況定期適時學習相關法律法規，這是提高檔案服務工作質量的前提。

城建檔案管理人員也要跟緊步伐，形成現代化的管理思想。城建檔案管理部門在引進高科技人才的同時，也要注重現有人力資源的開發和利用。要為檔案工作人員提供系統的業務培訓和更多的學習機會，或以與其他專業檔案館橫向交流的方式，借鑒其先進工作經驗和方法來提升檔案人員的專業水平。

信息技術的進步，檔案信息化飛速的發展。對城建檔案服務工作提出了更高、更深入的要求，先進的硬件設備及系統軟件建設、復合型的檔案專業隊伍建設等等。從而要不斷拓展城建檔案服務工作思路、細化城建檔案服務工作方法，使城建檔案服務工作與時俱進，最大化城建檔案信息價值，為社會服務。