對規范化管理衛生行政處罰檔案的研究

（吉林省白城市衛生監督所，吉林 白城 137000）

我國衛生監督機構自2001年組建以來，至今已有了二十年的工作歷程。對衛生行政處罰檔案的管理也從無序狀態發展到了今天的規范化管理。其間的探索與研究值得我們總結與銘記。

一、 明確規范化管理衛生行政處罰檔案的法律依據及相關規定

1.《中華人民共和國檔案法》

2.《中華人民共和國行政處罰法》

3.《衛生行政處罰檔案管理規范》

4.上級業務主管部門對本級及轄區各級衛生監督機構衛生行政處罰檔案的規范化管理所下達的年度目標考核方案。

實現對衛生行政處罰檔案的規范化管理，就是按照上述法律、法規及其相關配套的行政管理辦法對行政處罰工作中形成的法律文書進行標準性的統一管理，從而使衛生行政處罰檔案的形成和保管得到合法性和規范性的充分保障。

二、確定歸檔材料

1.受處罰單位法定代表人身份證明、授權委托書、行政訴訟申請書、上訴書、答辯書等行政訴訟材料。

2.在衛生行政處罰現場所作的詢問及檢查筆錄、樣品檢驗證書、樣品采集記錄表、職業禁忌人員調離通知書、衛生監督意見書、衛生行政控制決定書及解除衛生行政控制書、證據登記表、證據保存處理決定書、案件調查終結報告等證據材料。

3.案件處理中形成的合議記錄、當事人的陳述和申辯筆錄等。行政處罰事先告知書、聽證告知書、聽證意見書、聽證筆錄等案件裁量材料和聽證材料。

4.在衛生監督執法工作中發現的可以作為間接或直接立案的證詞、證言、聲像、通報、報導、批文、紀要、投訴、申訴、舉報等依據材料。

5.在相關工作中所形成的立案報告、案件受理記錄、案件移交書等立案材料。

6.處罰當場形成的衛生行政處罰決定書等處罰決定材料。

7.衛生行政處罰決定書的送達回執以及必要時所形成的強制執行申請書等執行材料。

8.衛生行政處罰工作后期所形成的結案性材料。

9.衛生行政處罰工作中所形成的行政復議申請書等行政復議材料。

三、規范化管理的基本要素

明確衛生監督機構的工作性質及與之相配套相關法律法規、規章規范，掌握本機構各類執法部門的衛生行政處罰類別，從而規范、準確、及時地收集、鑒定、分類、裝訂、編目、組裝相關的衛生行政處罰檔案。

四、實施嚴格的質量控制

1.選派具有檔案管理專業資質的人員充實到衛生行政處罰檔案整理并保管工作崗位上，是當前各級衛生監督機構的當務之急。沒有條件引進具有檔案管理專業資質人才的單位或部門至少要培訓出合格的上崗人員。

2.要重視衛生行政處罰檔案的精確性和完整性。各相關科室和相關機構要將所收集或所形成的相關材料送交上級檔案管理單位鑒定或審核，在此基礎上按專業分類并以卷為單位編目歸檔，踐行預立卷工作。

3.要充分掌握歸檔案卷的分類方法，了解和分析歸檔案卷的重要成度，以便選擇恰當的方法進行分類和確定永久或定期保存并按級別排序歸檔。

4.要掌握修補破損材料的技巧，以便彌補破損材料的缺憾。

5.檔案整理必須確保歸檔案卷的載體與字跡的耐久性。不得使用除墨汁、碳素墨水等規定外的如鉛筆、紅藍彩筆等。

6.對卷中字跡模糊或缺失的頁面可采取附件保存。

7.立檔歸卷的所有材料均應剔除書釘。

8.卷內保存的信札應保留郵票，攤開平放。

9.逐卷加蓋歸檔章并填寫完整。

10.完善編目工作是衛生行政處罰檔案管理的重要一環，也是考察檔案管理人員工作質量的主要內容。如果不能準確無誤地按照分類方案和室編號編制歸檔案卷目錄，并創建微文機檢索，則整個衛生行政處罰檔案的管理將陷入一片混亂，給檔案安全及檔案利用造成極大危害。

11.堅持使用統一規定的3cm、5cmpH8中性紙卷盒，認真填寫盒脊上“全綜號年度、保管期限、機構（問題）、起止件號（室編件號館編件號）盒號”等項內容。

五、存在問題及對策

1.缺乏專業的檔案管理人員，各級衛生監督機構對引進檔案管理專業人才的認識基本不足。要加強或改善衛生行政處罰檔案的管理，必須從強化專業隊伍入手，即便難以引進檔案管理專業的課班人才，也應該向檔案管理的專、兼職人員及時就有關規定、規范標準檔案的管理內容進行案例講解和具體指導，使其加深對檔案知識和管理模式的理解，提高實際操作能力。同時還應對衛生行政處罰檔案的管理有規劃地開辦專業培訓班和專業考核工作。

2.下級機構對衛生行政處罰檔案的管理工作缺乏重視性、主動性，上級機構對衛生行政處罰檔案的監督和考察缺乏經常性和懲戒性。從而使衛生行政處罰檔案的管理工作長期存在隨意性。所以領導重視是抓好檔案管理工作的前提，實行年度目標管理責任制是提高衛生行政處罰檔案管理水平的根本。

3.各級衛生監督機構的檔案管理條件普遍較差，特別是地市級以下衛生監督工作量大，產生的相關工作檔案，特別是衛生行政處罰檔案相對較多。加之庫房老舊破小，檔案收納空間嚴重不足，其他專業設備更是得過且過。檔案管理人員的待遇也存有差距，在一定程度上影響著檔案管理工作的健康發展。因此需要在資金、設備、庫房、待遇、政策等問題上，得到相關機構和部門領導的及時協調和大力支持。

4.衛生監督人員在實行衛生行政管理或處罰中，制作相關法律文書的水平參差不齊，空檔漏項時有發生，使衛生行政處罰檔案的收集、整理受到局限，也是當前存在的問題。因此提高全體衛生監督員的法律意識、強化全體衛生監督人員的法律文書制作水平，普及衛生行政處罰檔案管理知識也是當務之急。