新時期事業單位檔案管理工作的思考

李雪源

（通榆縣勞動監察大隊，吉林 通榆 137200）

當前在事業單位的運營管理工作當中，新時期下的檔案管理是管理工作當中必不可少的一部分，并且在事業單位的發展過程中起到了至關重要的作用。但是，結合目前我國事業單位檔案管理的工作來看，仍然存在著很多問題，如果這些問題不得到解決，就會影響事業單位的運行和之后的發展建設。因此，針對新時期下檔案管理中存在的問題，要及時解決，不能忽視，并且針對檔案管理中出現的問題，提出有針對性的解決辦法，從而更好地為檔案管理的發展提供了堅實的基礎。

一、檔案管理的重要性

在檔案管理的過程當中，采用信息化的管理手段，主要體現在將事業單位中的重要資料、相關文件等從紙質版轉化為電子版的貯存方式，這樣可以節約場地與空間，也可以讓檔案管理工作效率得到有效的提升，人們在查閱相關文件以及資料時，也可以更加方便、快捷，并且在諸多檔案中快速地篩查自己需要的文件，并且通過對于之前記載事件的不斷研究，可以從中獲取發展經驗，為當下事業單位的發展增添新的活力。在當下新時期的檔案管理工作當中，主要采用計算機對檔案進行編撰、整理、匯總以及保護，這樣不僅使檔案得到了更好的保存，并且也保證了檔案的安全性；對于查閱者來說可以更加方便地尋找相關資料，也節省了檔案管理過程中所需要的人力、物力、財力。采用信息化的檔案管理模式，不僅對檔案管理工作提供了非常大的幫助，也對事業單位的發展提供了動力[1]。

檔案記錄主要是記錄事業單位的發展進程，將以往的歷史事件進行編撰造冊，檔案中的歷史事件以及素材具有非常高的收藏價值和新聞價值，可以為事業單位管理工作提供非常重要的參考性意見，并且為管理工作提供了非常重要的理論基礎。對于檔案實行信息化的管理模式，符合當前社會的發展需要，并且事業單位可以借此作為改革過程當中的理論依據，為事業單位的檔案管理改革指出了一條準確的道路，防止在改革的過程當中出現“走彎路”的情況，可以更好地節約檔案管理所需要的人力、物力、財力，從而節省了事業單位的財務支出，更好地將資金用在事業單位的建設管理當中[2]。

在當前信息化的檔案管理工作當中，將現代技術應用到事業單位檔案管理工作中的主要目的在于，能夠將事業單位中的檔案資料、重要文件等進行數字化、信息化的管理模式，對檔案實行有效性的檔案管理模式，能夠在一定程度上延長檔案的壽命，對于事業單位的發展具有非常重要的意義。

二、檔案管理中存在的不足

在我國的事業單位的檔案管理過程當中，存在著很多不足的地方，其中主要分為以下幾點。

1．沒有正視檔案管理的重要性

檔案在事業單位的發展中起到了見證的作用，也是事業單位發展過程中最為重要的財富，檔案中包含了事業單位在發展的過程當中，其真實發生的事件和日常生產活動。檔案內容包含了很多方面，主要是以人力資源檔案、事業單位管理條例等內容，檔案形式也分為很多種，主要有文字記錄、文書檔案、技術方面的檔案等多方面內容，檔案在事業單位的發展過程當中占據著非常重要的地位，也在發展的過程當中也起到了至關重要的作用，但是當前很多事業單位中并沒有意識到檔案管理對事業單位發展的重要性。在當前事業單位的發展過程當中，管理者將事業單位的發展重心大多都放到經濟效益方面，并且在日常工作中的重心也傾向于經濟方面的發展，并且人為檔案管理工作在事業單位的發展中并不會起到任何作用，檔案管理人員對于檔案的管理工作也比較單一，主要是對檔案進行整理、儲存[3]。

部分事業單位忽視了檔案管理工作的重要性，將檔案管理長期的工作形式，轉化為短期的、突擊性的、臨時應付檢查的工作，正因為檔案管理工作性質發生的轉變，所以當事業單位發生突發性、緊急性的事件時，極易出現檔案損壞、丟失的情況，這為事業單位的工作帶來了非常大的損失。

2．信息化管理中存在不足

隨著我國信息技術的不斷發展，計算機信息化技術也廣泛引用到事業單位檔案管理工作中。在檔案管理中實行信息化的管理技術，可以使檔案信息具有一定的完整性，并且在檔案傳送的過程當中具有一定的時效性，減少了因檔案運輸所消耗的時間，因此，在事業單位的管理中廣泛地應用信息化的管理方式。但是，在信息化的檔案管理過程當中也存在著一定的問題，其中主要的是安全問題，在安全性的檔案管理技術方面還有點加強，如果造成了機密檔案文件的泄漏，會對事業單位造成不可逆的損失。因此，對于提高檔案管理安全性的管理模式是管理過程當中最重要的工作之一[4]。

3．檔案管理方式較為落后

在傳統的檔案管理方式中，主要是以紙質檔案為主。由于紙質材料的保存具有一定的局限性，并且紙質材料的壽命相對較短，采用紙質方法儲存的檔案，隨著時間流逝，圖像失真、字跡逐漸變得模糊等問題就會浮出水面，因此，會造成檔案材料丟失的情況。對于一些事業單位發展過程當中珍貴的影像資料來說，傳統的播放設備已經很難進行維修或者在市場中找到，這對于影像資料的播放帶來了一定的難度，導致沒有可以播放的設備，這也造成了資料流失的情況[5]。

三、強化檔案管理的措施

1．建立現代化電子資料庫

為了提高工作人員的工作效率以及減少閱讀者查找資料的時間，需要建立現代化、信息化的電子資料庫，這樣既提高了工作人員的工作效率，也能節省查閱者的查找時間。當事業單位中的工作人員要對材料進行查找時，就可以登錄檔案系統進行查找，并且獲取相關信息，這樣節省了檔案管理工作人員的人力消耗，并且能夠使事業單位中的人力、物力、財力等得到有效的節約，減少了傳統檔案儲存的紙質消耗，也能更好地的保證資料的安全性[6]。

2．建立檔案管理建設目標，完善管理制度

對于事業單位進行檔案管理的過程當中，要嚴格遵循科學的檔案管理制度，并且明確在管理過程中的目標，這樣才能讓檔案管理制度得到良性的發展。事業單位在進行檔案管理制度制定時，要結合自身的發展情況，將檔案管理目標立足于整體，要具有大局觀，要綜合考慮事業單位檔案管理工作的長遠規劃，在檔案管理的工作當中要充分利用其靈活性和實用性，從而做到檔案管理工作的持續健康發展。在檔案管理工作中，相關人員要不斷提升技術水平，不斷學習當前檔案管理工作的新形勢[7]。

要對檔案管理工作的相關制度進行不斷的完善，只有在不斷完善的過程當中，檔案管理制度才能得到真正的提高。在對檔案管理制度進行完善和制定的過程當中，要明確檔案管理制度的范圍，并且對于檔案登記制度也要不斷強化，從而更好地保證了電子檔案以及電子數據的安全程度。

3．檔案室管理需要運用現代化技術

在我國當前檔案室當中，資料主要是由紙質材料組成，紙質材料具有可燃性的特點，因此，在檔案室的工作當中，要做好防光和防火方面的工作。所以檔案管理的相關工作人員要對檔案室當中的消防設備進行定期檢查，對于照明設備以及開關等進行及時更換。遏制影響檔案安全的不確定因素。隨著事業單位的不斷發展，檔案室中的材料也會隨之增多，為了減少人力支出，同時也方便工作人員查閱資料，檔案室中可以采取電動密集架，同時將檔案進行電子標簽標注，當工作人員需要查閱相關資料時，就可以打開電腦系統進行查找，從而準確地找到檔案所在的位置[8]。

做好檔案的防盜工作。可以在管理的過程當中，利用門禁、監控等設備進行防盜監控工作。對于進出檔案室的人員進行相應的權限設置，為工作人員進行指紋錄制，只有具有一定權限的人員才能出入檔案室，準確了解檔案室人員的出入情況。

結語

綜上所述，在事業單位的管理工作中，檔案管理占據著非常重要的部分，并且也是工作當中一項重要的工作內容。但是，就目前我國檔案管理事業來看，仍然在管理過程當中存在著不同程度上的問題，在管理的過程中來說，缺乏完善的檔案管理體系制度以及在管理過程當中信息化的管理程度較低，這些問題的出現，不能很好地展示檔案管理自身的價值，并且阻礙了檔案管理事業的發展。因此，在事業單位的管理工作當中，要結合自身發展的特點，從而對檔案管理制度進行不斷的完善，將制度完善內容與時代的發展緊密結合，不斷提高新時期下檔案管理工作的信息化水平。