辦公自動化環境下醫院檔案管理研究

（山東省莒縣中醫醫院，山東日照 276500）

在醫院的相關檔案資料中，有許多都是非常珍貴且有歷史性的檔案資料，一旦因為某些原因被破壞或者被銷毀的話，都會給醫院帶來不可挽回的損失。因此，不斷加強有關檔案的管理和檔案的保護就是醫院在檔案管理工作的重點內容之一。面對著不斷發展的現代社會，自動化的辦公模式已經不是一個陌生的概念了，這樣的辦公模式可以較好地協助人們在實際辦公中進行檢索或者查找，而對于資料來講，不論在什么時間進行整理，只需要一個賬號就可以在相關資料中找到，這樣的信息化的管理模式應用在醫院的檔案管理中可以給醫院中的檔案和資料在管理上帶來非常大的便利。

一、辦公自動化環境下醫院檔案管理發展現狀

隨著現代社會中科學技術的不斷發展，有關辦公自動化的技術也逐漸被應用在醫院的檔案管理工作中[1]。辦公自動化技術有效改善了醫院在傳統的檔案管理中的相關模式，從而相關管理人員的檔案管理和整理與查找提供了的非常多的方便，不僅有效節省了時間，還可以降低人工工作中的一些錯誤的事故，進而有效提升了醫院在檔案管理上的效率，也可以有效降低醫院在實際運行中的諸多成本。

但是從現階段的實際情況來看，許多的醫院檔案管理人員的工作觀念還是停留在傳統的檔案管理的層面上，沒有較好地適應現代化的醫院檔案自動化的管理，尤其是對于一些在計算機上的相關資料的存儲安全是認知不夠充分，使醫院的相關檔案管理非常容易出現相關文件的丟失或者損壞或者泄露等安全上的問題[2]。與此同時，醫院中的相關管理者也沒有及時制定出一個有關自動化辦公的檔案管理上的標準，讓醫院的檔案管理在某種程度上比較混亂。某些醫院中也會存在對于自動化辦公在投入上不充足，不能較好地引進一些配套的自動化的設備，沒有充分結合醫院的情況進行相關軟件的二次開發，從而導致醫院檔案自動化的辦公水平和管理水平得不到較好的提升。

二、辦公自動化環境下開展檔案管理的建議

1.強化對檔案人員的培訓

醫院中的相關檔案的自動化管理需要相關檔案工作人員有較強的就計算機水平。所以，在辦公自動化的大環境中，醫院的檔案管理工作也要緊跟時代發展的腳步，積極順應醫療體制改革的相關要求，努力地學習相關自動化的辦公技術，并參加相關的技能培訓，以此使醫院檔案管理工作能夠順利地開展[3]。除此之外，醫院方面也要定期地進行針對醫院檔案自動化的工作人員的相關技能培訓，可以聘請專業的自動化技術的學者或者專家為醫院中的檔案管理工作人員進行相關內容的講座，以切實提升醫院檔案管理工作人員的計算機能力。

2.制定行之有效的檔案管理標準

醫院檔案的自動化管理標準的科學性和合理性直接影響著醫院在檔案管理上的自動化水平，也會影響醫院檔案管理工作整體的工作效率[4]。在辦公自動化的這一大環境之下，醫院的檔案管理工作的主要內容是借助相關的計算機技術并對患者的相關檔案信息進行收集或者整理、儲存和分析及檢索等，所以，對于醫院檔案的自動化管理應該制定一個科學且合理的檔案的管理規范和相關條例，制定相關的檔案管理流程，并以此來促使醫院在檔案自動化的管理工作上能夠更加順利地開展。與此同時，在醫院檔案的管理工作中，也要制定有關保管期限及實際歸檔的范圍等具體要求。為了能夠使醫院的檔案管理工作的辦公自動化能夠在實際工作中按照規范化的固定流程進行，需要建立一個相對健全的動態管理制度，并以此為基礎將辦公自動化環境下醫院檔案管理工作進一步開展起來，從而也有效促進相關管理人員能夠對檔案信息進行認真的整理和歸檔，保障患者的檔案信息的絕對安全。

3.強化醫院在檔案管理上的安全性

醫院在實際的使用辦公自動化軟件的時候，應該加大相關資金的投入，并使用專門的經費，引進相關的計算機人才，利用醫院的網絡建立防火墻、對醫院的相關檔案信息進行就加密等的操作，不斷地完善辦公自動化的軟件和相關硬件的設備，以此來有效保障醫院在相關檔案信息不會被黑客或其他系統的攻擊從而產生信息泄露的現象[5]。在實際防范網絡的安全時，也要建立一個相對來講獨立的計算機的閱覽室，并引進一些現代化的辦公設備和指紋的驗證系統，在保證對相關在線的患者的檔案信息進行檢索和查閱的同時，還可以對一些在線的患者檔案信息進行實時的修改，進而降低醫院在檔案自動化管理上的諸多壓力。

結語

綜上所述，在醫院的實際檔案管理的工作中，利用完善的檔案信息管理制度，可以為醫院的檔案管理工作提供制度上的保障。在這樣的基礎之上，不斷完善自動化的管理系統的建設，進而提升醫院檔案管理工作的效率和水平。