事業單位數字化檔案管理現狀與優化策略

（通榆縣社會救助事業中心，吉林 通榆 137200）

檔案是不斷累積而形成的、具有參考價值和借鑒意義的文件。以往的管理組織架構主要以人工為主，不僅消耗大量物力、人力資源，還不利于挖掘檔案中的潛存價值，難以為制定各項決策提供參考。在信息時代下，事業單位要認識到數字化管理的優勢，并且采取科學的措施落實數字化管理，發揮檔案的服務職能和價值屬性。

一、事業單位數字化檔案管理現狀

1.硬件設施不足

數字化管理需要以完善的硬件設施作為支撐，尤其隨著“互聯網+”戰略的深入，管理所需的硬件設備更加多元化。但是部分單位基于以往的固化理念，在數字化設備方面有所欠缺，雖然添置了管理所需的打印機、掃描儀、計算機等設備，但是在數量方面依然難以滿足管理需求，加之事業單位缺少經濟投入，數字化水平一直無法提升。

2.建設思路偏差

數字化管理建設是一項煩瑣而復雜的系統工程，尤其隨著人工智能、云計算、大數據等先進技術的盛行，在數字化建設中也要積極引入新技術和新理念。但是當前，一些單位在數字化建設中將著眼點置于形式層面，重點對數字檔案進行管理，沒有注重構建管理系統以及網絡平臺，沒有積極引入先進的技術，檔案管理缺乏時代性和創新性，對其管理工作的開展帶來一定程度阻礙[1]。

3.人才資源匱乏

當前我國社會已經全面進入到知識經濟時代，人才是事業單位獲取優勢和長遠發展的重要資源，檔案管理作為一項具有較強專業性的工作，也需要大量現代化人才作為支撐，推動數字化管理轉變的有序推進。但是當前，在固化思維和陳舊理念的影響下，一些檔案管理人員缺乏崗位技能、專業知識以及職業素養，并且管理隊伍的年齡結構老化嚴重，工作創新意識和改革精神，沒有積極引入先進的數字化、信息化技術開展管理。同時，受到能力和知識的制約，管理人員也不能掌握數字管理手段和方法，人才資源的匱乏已經成為制約檔案管理數字化發展的關鍵因素[2]。

二、事業單位數字化檔案管理優化策略

1.采購硬件設施

硬件設施是保證數字化管理有序開展的基礎和前提，基于事業單位的特點，檔案部門要積極爭取領導的支持，通過專項資金的形式用于管理硬件設施采購。首先，對檔案管理所需的相關硬件設備進行統計，明確所需硬件設備的數量和類型，例如打印機、掃描機、計算機、復印機等，滿足管理工作的硬件需求；其次，所有硬件設備都要處于正常運行狀態下，并且提升其利用效能，做好設備的日常維護工作；最后，建立專用于檔案管理的機房，便于對所有硬件設備進行集中管理，控制機房的溫度和濕度，優化檔案管理環境。

2.建設管理系統

檔案管理屬于一項較為復雜的工作，其不僅涉及檔案資源的收集、整理、歸檔和保存，還包括價值挖掘和后期使用，事業單位要基于檔案管理的內容，對管理信息化系統進行科學設計。首先，對管理系統進行完善和優化，切實做好檢索管理、安全防范、軟件開發、系統管理、總體設計和設備選型等工作，提升管理系統的應用性和適用性；其次，系統設計要注重引入新技術，例如當前較為流行的人工智能技術，其可以利用自然語言識別完成人機互動，為管理人員提供便捷，并且具有顯著的應用價值；最后，辦公系統和管理系統可嘗試融合，做好二者的銜接工作，不僅能夠為檔案保存、調取和應用提供便捷，還有助于制度化以及規范化管理。

3.提升人員素質

管理人員是開展檔案管理的主體，尤其在數字化管理進程中，人員素質是決定推進進程的關鍵要素，因此，事業單位要基于檔案管理的崗位特點，采取合理的措施提升管理隊伍的綜合素質。首先，單位可根據管理崗位的人才需求，積極面向社會和高校公開招聘，提升崗位工薪待遇，吸引更多具有專業背景、從業經驗、精通數字化技術的現代化人才加入，優化管理隊伍的年齡結構、學歷結構和能力結構；其次，對現有的管理人員進行專業化培訓，培訓內容需設計崗位知識、信息技術操作技巧、數字資源管理等內容，鼓勵人員利用平時工作和生活空間主動創新；最后，疏通管理人員的晉升渠道，對于表現優異的人員要及時提拔，調動管理人員參與崗位工作的熱情和積極性。

4.強調安全管理

事業單位很多檔案資源都具有一定的保密性，但基于互聯網的開放性特點，數字化管理中存在安全隱患，因此，單位要在推進數字化進程中強調安全管理。首先，對崗位權限進行科學設計，通過權限設計規范管理人員的行為。同時，事業單位可引入身份識別技術，例如人臉識別、指紋識別等，沒有權限的人員無法訪問，避免由于人為原因而出現檔案信息泄露或者丟失等情況；其次，安裝殺毒軟件，并且定期對軟件進行更新，發揮軟件的殺毒作用，定期查殺可能存在的木馬或者病毒，保證系統環境安全；最后，對于重要檔案的保存和傳輸，要使用密保技術，避免數據被惡意破壞、訪問或者修改，確保檔案資源的完整性和安全性。

結語

總而言之，數字技術和信息技術在社會諸多領域的應用，已經徹底改變了當代居民的生活、學習以及生產模式，尤其在“互聯網+”戰略下，檔案管理與信息技術的結合更加緊密。事業單位是為廣大基層群眾提供服務的重要部門，檔案對單位的服務質量和長遠發展具有指導作用，在開展檔案管理中，要認識到檔案資源的價值，積極引入信息構建，構建科學的信息化管理平臺，挖掘檔案潛存價值，提升管理效能，推動單位的可持續發展。