淺談大數據技術在事業單位檔案管理中的應用

（湖北省咸寧市疾病預防控制中心，湖北 咸寧 437100

隨著全球科技的快速發展，人們的生活和工作產生了巨大改變。特別從單位工作中能明顯表現出來，大數據技術對于事業單位人員的統計和檔案的管理起到了非常便捷的作用，要對檔案管理人員進行相應的技術培訓，使工作人員能夠在以后的工作過程中操作更快捷，提高管理工作的效率和質量。

一、大數據時代檔案管理面臨的挑戰

1.傳統檔案管理的挑戰

我國事業單位的檔案管理主要是傳統的檔案管理模式，這種模式跟現代的管理模式有著很大的差距，傳統模式是通過人工統計和整理進行檔案的分類和收集，為了以后的工作提供了便利。但是現代的管理模式是通過大數據技術對于人員的檔案收集、分類和整理，相對于傳統來說不管是前期整理還是后期查找都要更加便捷和高效。在對于往后的社會發展中，大數據時代將會在許多方面逐漸慢慢取代傳統的人工模式，但是大數據技術操作同時也離不開人工，只有將兩者相結合才能發揮更大的優勢[1]。

2.大數據標準與要求

從目前信息管理的方式來看，現在信息化技術電子信息的儲存，已經代替了紙質檔案的管理。并實現了對文字圖片、音像的數字化媒體保存。大數據技術檔案管理已經代替了傳統檔案管理模式。大數據技術檔案管理工作擁有很大的便利，并且對以后的查詢和檔案的儲存，能夠更加順利，不僅僅節省空間而且還提高了工作與查詢效率。但是對于大數據管理檔案模式來說，必須加強它的網絡安全性，避免計算機被侵入導致信息外泄造成嚴重的影響。所以事業單位在進行信息管理工作時必須要重視，信息資料的管理安全，落實安全管理工作。

二、事業單位檔案管理面臨的困境

1.檔案信息資源開發缺乏合理性

傳統的檔案管理模式和大數據技術檔案管理模式有很大的不同，這兩種模式各有各的優勢，但是它們相同點是都是為了對信息資料進行統計、分類和管理，合理進行分類，方便人們進行查找，為了以后的工作提供了便利。會對大數據管理模式發展產生很不好的影響，會影響檔案管理的發展。把大數據技術在檔案管理工作中運用，使檔案管理信息化、現代化，實現這個事業單位的共享化，給檔案管理工作提供了一個良好的空間，實現檔案管理科學化。總之說來大數據成為我們的生活中不可或缺的一部分。簡化了檔案管理的流程，不僅僅節省空間而且還提高了工作與查詢效率[2]。

2.檔案管理信息缺乏安全性

檔案管理人員在進行管理和分類、保存時，如果沒有重視檔案信息的私密性，使信息泄露，將會造成嚴重的影響。傳統的檔案管理方式，很容易導致檔案信息泄露，造成嚴重的影響，但是大數據檔案管理技術可以更高效的管理檔案信息，使檔案信息更具有私密性，不容易被人盜取。所以事業單位在進行信息管理工作時必須要重視，信息資料的管理安全，落實安全管理工作。而且在紙質信息轉讓變為電子檔案的過程中，因為很多原因，很容易導致檔案信息泄露，造成嚴重的影響。如果事業單位的電腦被其他人入侵，也會使管理的信息大量泄露從而造成嚴重的影響。

三、大數據技術在檔案管理方面的應用

1.檔案信息的查詢

大數據技術最方便的就是信息的查詢，所以說把大數據技術運用到事業單位的檔案管理工作中，會對以后的查閱資料提供方便，通過查詢所需要資料的關鍵詞就能很快查詢到相關的信息。但是傳統的檔案管理模式在后期查找資料的時候必須要人工查找，不僅浪費時間還不好找。而且運用大數據技術管理還可以在相關單位的平臺查找其他單位的資料。在現在的大數據技術快速發展的時候，不僅能查找信息，還能對所查找的信息進行詳細的分析。也可以利用大數據技術分析用戶的特點從而進行分類和存儲，并為檔案用戶提供個性化推送服務。

2.兩種模式的相結合

在當前事業單位檔案管理方面，傳統檔案管理模式和大數據技術檔案管理的模式都各有各的優點和缺點，雖然傳統檔案管理的效率不高，但是相比大數據技術來說安全性要更好，因為傳統紙質管理不用考慮被黑客侵入，使檔案信息泄露。而大數據技術在工作效率和工作便捷方面來說又反高于傳統的檔案管理模式，所以必須將傳統檔案管理應用中，把大數據技術在檔案管理工作中運用，使檔案管理信息化、現代化，實現這個事業單位的共享化，給檔案管理工作提供了一個良好的空間，實現檔案管理科學化。簡化了檔案管理的流程，不僅僅節省空間而且還提高了工作與查詢效率。傳統檔案管理模式和大數據技術檔案管理模式相結合，取長補短，發揮各自的長處，并且要跟隨科技的發展，對管理技術不斷改進和學習，在實際檔案管理的應用中，沒有辦法實現信息的快速整合，進程比較緩慢。所以在開展檔案管理工作時，要結合兩種模式，充分發揮兩種模式各自的優勢，使兩種模式協調起來，對于后期查找工作有著很大的提高。這就更加表明，大數據還不能全面地取代人工，只有互相結合才能發揮更大的效果，同時大數據的發展更離不開人們的努力鉆研與研究。

結語

大數據技術對于日常的工作起到了很重要的作用，對于人員的統計、檔案的管理起到了很便捷的作用。進入大數據技術模式將大數據技術模式與傳統管理檔案模式相結合。可以更好地提高管理檔案的工作效率，現在社會中不僅僅在事業單位中有所運用，還在各大領域都有涉及，比如圖書館的記錄和管理、學校教學資料的收集等等，為我們的日常生活提供了超強的便利，希望我國科技在未來的日子發展得越來越好。