加強(qiáng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的路徑分析

（四川航天職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川 成都 610100）

作為高職院校開(kāi)展各項(xiàng)工作與活動(dòng)的原始記錄，檔案具有重要的意義與價(jià)值。其中會(huì)涉及學(xué)校的方方面面，涉及學(xué)校開(kāi)展的全部工作與活動(dòng)。伴隨時(shí)代的發(fā)展，人類(lèi)已經(jīng)進(jìn)入到信息時(shí)代，在此時(shí)代背景下，高職院校的信息資料數(shù)量日益增多，假如仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理模式是無(wú)法充分滿(mǎn)足實(shí)際需求的，所以就需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，全面提升檔案管理的整體水平，在此基礎(chǔ)上，充分保障檔案的安全性與可靠性。

一、優(yōu)化檔案管理理念

高職院校的檔案管理理念會(huì)直接關(guān)系到檔案管理工作的效率與效果。所以，高職院校要樹(shù)立科學(xué)的檔案管理理念，要充分重視該項(xiàng)工作，認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重要價(jià)值，并且要采用科學(xué)的措施認(rèn)真做好此項(xiàng)工作。要樹(shù)立“互聯(lián)網(wǎng)+思維”，利用信息技術(shù)全面地提升檔案管理的整體水平。學(xué)校要營(yíng)造良好的工作氛圍，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的宣傳，從而使相關(guān)的工作人員樹(shù)立良好的思想認(rèn)識(shí)，切實(shí)做好檔案管理的信息化建設(shè)工作，全面提升學(xué)校的檔案管理水平。

二、加大資金的投入力度

高職院校要樹(shù)立較強(qiáng)的發(fā)展意識(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，要投入專(zhuān)項(xiàng)資金，做到專(zhuān)款專(zhuān)用，在此基礎(chǔ)上為建設(shè)工作提供有力的資金保障。要配備完備的硬件設(shè)備，不僅要配備基礎(chǔ)的辦公設(shè)施，其中包括掃描儀與計(jì)算機(jī)等，另外，要配備網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)施，如交換器與防火墻等[1]，在此基礎(chǔ)上充分保障檔案信息的安全性與可靠性，使檔案管理工作得到高效地完成，全面提升該項(xiàng)工作的信息化水平。此外，要配備先進(jìn)的軟件設(shè)施，制定完善的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，配備常用的軟件，其中包含檔案管理系統(tǒng)與信息處理系統(tǒng)等。在購(gòu)買(mǎi)軟件時(shí)，學(xué)校要根據(jù)自身的檔案管理需求，向軟件公司提出相應(yīng)的要求，確保購(gòu)買(mǎi)的軟件可以充分地滿(mǎn)足學(xué)校的應(yīng)用需求，有著良好的實(shí)用性以及可操作性，從而有效地防止軟件閑置情況的發(fā)生，避免資金的浪費(fèi)。通過(guò)對(duì)先進(jìn)、科學(xué)軟件的應(yīng)用能夠全面地提升檔案管理水平，而且學(xué)校要構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)一步地拓展網(wǎng)絡(luò)，獲得豐富的網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)資源的共享，進(jìn)而充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)資源的作用。

三、制定完善的檔案管理信息化體系

為了做好檔案信息化管理工作，高職院校可以建立相對(duì)獨(dú)立的管理機(jī)構(gòu)，由其負(fù)責(zé)完成信息化管理檔案工作。不僅如此，還要制定科學(xué)健全的管理機(jī)制，要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求制定完善的管理制度，從而為信息軟件與硬件的配置與應(yīng)用提供有力的保障。而且高職院校也可以建立電子檔案以及電子文件，并要充分重視電子檔案的安全性與可靠性。高職院校要制定科學(xué)完善的網(wǎng)絡(luò)檔案平臺(tái)，建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，要成立電子檔案管理網(wǎng)站，從而通過(guò)科學(xué)的電子形式對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，例如，光盤(pán)與優(yōu)盤(pán)等。另外，高職院校也要將“具象檔案館”轉(zhuǎn)變成虛擬的“電子檔案館”，這樣一來(lái)才可以更加高效地完成檔案管理工作，更好地存儲(chǔ)、管理與應(yīng)用檔案。

四、加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

在高職院校的檔案管理信息化建設(shè)中，學(xué)校要積極地建設(shè)優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍。首先，要聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)能力較強(qiáng)、信息處理水平較高的綜合性人才，由其負(fù)責(zé)完成檔案管理工作，要保證其有較強(qiáng)的檔案管理能力，可以熟練地操作各種軟件系統(tǒng)，有較強(qiáng)的信息素養(yǎng)。在此基礎(chǔ)上，可以全面地提升檔案管理的信息化建設(shè)水平。其次，要充分重視對(duì)原工作人員的教育與培訓(xùn)。學(xué)校要選擇使用線上和線下有機(jī)結(jié)合的方法，實(shí)現(xiàn)理論以及實(shí)操的有機(jī)結(jié)合，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的全面培訓(xùn)[2]。在此基礎(chǔ)上，使其能夠具備更強(qiáng)的檔案信息化管理能力，能夠樹(shù)立較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，能夠盡職盡責(zé)地完成本職工作。

五、樹(shù)立較強(qiáng)的安全防范意識(shí)

對(duì)于檔案信息化管理而言，盡管其有許多優(yōu)點(diǎn)，然而假如忽視對(duì)信息的安全保護(hù)，那么也會(huì)泄露信息資料，會(huì)帶來(lái)一定的損失。所以，必須要充分重視檔案信息的安全問(wèn)題，要樹(shù)立較強(qiáng)的安全防范意識(shí)。高職院校要根據(jù)自身的發(fā)展?fàn)顩r與實(shí)際需求，制定科學(xué)完善的安全等級(jí)檔案系統(tǒng)，要使檔案信息安全機(jī)密得到充分的保障。除此以外，學(xué)校也要針對(duì)不同的檔案信息公開(kāi)程度設(shè)立對(duì)應(yīng)的權(quán)限，例如，哪些信息是屬于機(jī)密性質(zhì)、不能進(jìn)行外漏的；哪些信息是公開(kāi)的、是全體師生都可以進(jìn)行瀏覽的等，要做好科學(xué)的安全防護(hù)措施。此外，也要制定相關(guān)的制度與機(jī)制，采取有效的防范與控制措施，例如，數(shù)字證書(shū)以及防火墻等[3]。要采取有效的措施，進(jìn)而防范黑客與病毒的入侵，從技術(shù)的層面上充分確保檔案信息的安全性。

總之，在高職院校的管理工作中，檔案管理有關(guān)鍵性的作用與地位。其檔案管理工作可以全面提升學(xué)校的管理水平，可以促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。所以，信息化時(shí)代背景下，高職院校要樹(shù)立“互聯(lián)網(wǎng)+思維”，要充分重視檔案管理的信息化建設(shè)，進(jìn)而提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的內(nèi)在價(jià)值，推動(dòng)高職院校的可持續(xù)發(fā)展。