大數據背景下醫院檔案管理信息化建設初探

（江蘇省中醫院，江蘇 南京 210029）

作為現代化醫院行政管理工作的重要構成，醫院檔案門類眾多，包含病案、文書、財務、科研課題、基建、醫療器械、人事管理等。隨著信息技術的發展，醫院檔案管理工作也應緊跟時代發展步伐，不斷完善信息化建設，用信息手段武裝自己，實現管理方式的現代化和多元化。紙質檔案、原始的人工管理是長期以來醫院檔案管理的兩大要素，近年來逐漸過渡到利用計算機管理。大數據的時代，改變了數據信息的載體、顛覆了傳統的管理方式。各醫院要想提升工作效率就要不斷改進現有工作，通過提升工作質量確保信息數據的準確。

一、大數據對醫院檔案管理傳統理念的沖擊

大數據時代，醫院檔案管理工作理念較以往發生了很大改變，傳統工作方式不再適應信息化時代的管理模式。在以往的醫院檔案管理工作中，工作人員需要對實體的檔案按類別進行收集，之后整理、裝訂、編頁、裝盒上架、編寫檢索工具等等，各個環節依賴手工處理。大數據背景下，各類檔案數據成了海量信息中的一分子，管理者需要依賴計算機、網絡，只有具備極高的信息發現能力、分析能力、判定能力才能物盡其用，提升管理效率。當前，醫院檔案信息的增長速度呈現出爆發態勢，一些大型醫院的醫療業務系統，配備專門服務器能達到100臺以上、數據1600T以上，檔案管理工作的重心由以往的保管存儲轉移為專業化的發掘處理。而醫院數據信息構成復雜，如何加強檔案信息管理的科學性是現階段檔案管理工作的重點，同時還要保證醫療業務系統電子文件真實性、完整性和有效性，數據結構和格式要符合衛計委頒發的《電子病歷基本架構與數據標準》。因此，舊式的管理方式難以勝任，檔案管理工作在大數據背景下應不斷向多元化、專業化、開放化的層面發展，與云計算不斷融合。舉個簡單的例子，大數據技術在處理數據信息時主要采用分布式架構，需要操作者具有較高的專業水平，傳統的收集、管理、使用檔案的環節都要調整變化，無形中加大了工作人員壓力。

二、大數據技術給醫院檔案管理帶來前所未有的發展機遇

1.檔案信息儲存容量不斷增加

目前，國家衛生主管部門大力政策支持各個醫院開展檔案管理信息化建設。政府對深化醫藥衛體制改革的要求一個重要的方向是健全醫療服務網絡化，讓優質醫療通過信息化手段縱向流動。這一目標的實現需要依賴患者病歷信息在多家醫療機構間的實時共享，這是對醫院信息化構建的基本要求。隨著醫療體系的不斷完善，患者人數逐漸增加，傳統數據庫容量有限難以承載不斷增加的檔案數量。新檔案信息的加入常常會將重要的舊檔案清理掉，給日后使用造成不便。大數據、云技術的使用能有效增大信息存儲容量，科學解決儲存和備份問題，避免發生數據丟失，確保檔案完整。

2.抓住機遇結合自身情況推進檔案信息化

檔案信息化建設初期是從數據庫的建設、建立現代化信息檢索入手。近年來較發達城市持續推進電子病歷的信息化建設，實現醫療業務檔案檢索現代化、聯網化，以南京市為例，2019年為止共有6家醫院達到國家電子病歷系統功能應用水平分級評價五級水平，四級水平的有22家醫院。但多數三、四線及以下城鎮醫院還在沿用手動式檢索。雖已普及計算機管理，但管理內容不具備流動性，檢索范圍、速度、數量都與現代化醫院建設和衛生事業的要求相距甚遠。隨著社會經濟的快速發展，人們對健康的重視程度遠超以往，醫院檔案信息管理工作亟待加強?，F階段，醫療體系改革要求對醫院檔案內容進行深加工，這就要求醫院檔案信息化建設不能是簡單的重組業務流程，而是醫院管理工作的整體優化。大數據技術能整合分析累計數據，大城市的醫療專家可通過遠程預測、監控三、四線城市或欠發達地區疾病發生的可能并提前制定應對措施，使醫療水平更加均衡。

三、加強醫院檔案管理信息化建設的若干建議

1.加強軟硬件建設、完善配套設施

各醫院應加大信息化建設的配套投入，軟硬性設施采購前，充分做好市場調研工作，選取具有前瞻性的硬件設施和軟件系統。重視醫院的內部網絡系統的建設，包括電子病案系統（EMR）、辦公自動化系統（OA）、檢驗信息系統（LIS）、醫學影像檢查系統（PACS）、手術室信息系統（CAIS）、健康檢查管理系統、藥事管理系統、健康教育平臺等信息化管理系統，這些都是信息傳遞的重要媒介?；A設施完成后信息軟件還需要經常升級、更新，以適應不斷變化的業務內容，確?？焖偻瓿尚畔⒌牟杉⒄?，為信息化建設的有效開展做好鋪墊，只有通過不斷完善的基礎設施，才能提升處理海量信息資料的能力。

2.提升檔案管理工作人員的綜合水平

人才的重要性在現代信息社會更是不言而喻，是一個單位的立足之本和核心競爭力。據對江蘇省衛生健康系統檔案管理的一個調查，檔案管理工作人員總體受教育程度較高，學歷在?？萍耙陨系恼?4%，但專業教育程度欠缺，62%未受過檔案專業全日制教育，本專業本科及以上畢業的只有18人。要想提高檔案管理水平，各醫院必須結合自身情況不斷優化內部管理人員結構，通過培訓學習幫助檔案管理人員掌握最先進的管理理念和管理辦法，不斷提升管理隊伍的整體素質。相比傳統的人工管理，大數據時代對管理人員的業務范圍和技術水平有了更高的要求。因此，培訓學習應從理念革新入手，讓管理人員擺脫傳統理念的束縛，全身心投入信息化建設。同時專業技能的提升能讓檔案管理工作變得得心應手，工作效率成倍提高，工作快捷便利的同時能有效提升工作業績，進而提高工作人員的積極性。除后期培養外，各醫院還要注重人才引進，用新鮮血液帶動整體管理隊伍能力的提升，帶動各個環節的創新管理，為迎接大數據時代給醫院檔案管理工作帶來的挑戰積蓄力量、做好準備。

3.順應潮流發展電子健康檔案

近年來，國家衛生部門分批逐步推廣“健康信息惠民”政策，各地著手建立電子健康檔案系統。電子健康檔案系統借助大數據、互聯網、云計算以及最新的物聯網等技術，整合各種醫療資源，提供健康管理咨詢、就診、互聯網診療等服務。江蘇是首批大數據中心試點，連接了省內2.8萬家醫療機構，省級全民健康信息平臺已收錄300多億條門診、住院、基本公共衛生服務等數據，大約5400多萬份電子健康檔案。作為醫院的檔案信息建設，應順應潮流，積極執行國家政策，著重加強電子病歷檔案應用工作，迅速提升軟硬件水平，全面歸集城鄉居民在各級醫療機構的就診數據，通過電子檔案實現居民健康管理和健康信息共享的作用，實現跨區域、跨機構的調閱共享，在系統內互認檢查檢驗結果，減輕居民不必要的開支，減少交通往返及時間成本，滿足他們自我管理和醫療服務的需求。并且要不斷提升醫院信息化水平，探索檔案的更新機制，逐步實現以手機為主要載體向全民提供就診信息、檢驗報告等電子健康檔案，通過“互聯網＋醫療健康”服務，提升城鄉居民的就醫便捷度和滿意度，醫院也借此提高管理的現代化水平。

4.加強風險控制

受人力、財力限制，不同地區、不同等級的醫院對信息化建設的投入差異巨大，常常因基礎設施不完善或管理不當造成醫院檔案信息泄露、丟失。從以往的案例看，醫療信息泄露不僅會給醫院造成經濟損失，在信息傳播極快的網絡時代還會給醫院帶來極大的負面效應，如果發生泄密的是公立大醫院甚至關乎政府形象、影響政府決策。因此，各醫院在開展檔案信息化建設工作時，一定要建立規范可行的管理辦法，嚴格執行制度化管理，注重建立安全保護機制。信息安全等級保護2.0版剛剛實施，醫院要以信息部門為首認真學習、實施。從技術層面看，計算機和醫療信息系統必須安裝殺毒軟件，服務器網段設置防火墻，進行權限設定，數據庫具有審計功能，對患者信息等重要文件進行加密保護，從通信網絡、物理環境、計算環境等全方面構建防御體系，確保醫院檔案信息的準確性和安全性。從防御時機上看，要重視預判、識別、控制、恢復等的各個時間段的安全控制?？傊?，要組織建立涵蓋管理和專業技術的綜合防御體系，保障患者個人信息等重要數據在存儲和使用過程中的安全、有效和完整，可以大幅提升醫院檔案信息化建設的效率，不斷地縱向推進的檔案管理的現代化進程，充分發揮醫院的社會效益，達到提高人民健康水平的目的，同時為醫院管理層提供決策依據、做好參謀助手。

結語

綜合所述，醫院檔案管理是現代醫院行政管理工作中的重要一環。各醫院在信息化建設的過程中難免遇到各種問題，醫院管理者在迎接挑戰的同時也要注意找尋其中隱藏的機遇，不斷提升管理人員的綜合素質和完善軟硬件條件，讓檔案管理工作向可持續發展方向不斷前行。