數字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)學科研工作中的作用研究

（湘潭市中心醫(yī)院科教科，湖南 湘潭 411100）

前言

隨著信息化時代的到來，醫(yī)學科研工作的檔案管理方式逐漸表現出難以滿足信息化需求的問題。而數字化檔案管理系統(tǒng)的引入，不但可以很好地提高工作效率，同時還可以更好地滿足人們的需求。因而，在信息化時代，緊跟時代的發(fā)展需求，在傳統(tǒng)的檔案管理的基礎上引入數字化技術，對醫(yī)學科研的檔案管理工作進行優(yōu)化，進而提高醫(yī)學科研檔案管理的水平，是值得我們研究與探討的重要話題。

一、數字化檔案管理系統(tǒng)

目前，隨著我國信息技術的發(fā)展，數字化成了傳統(tǒng)檔案管理工作的轉變的技術支撐，與此同時，也很好地促進了自身系統(tǒng)的革新與發(fā)展。這對于檔案管理工作來說，不但是一種挑戰(zhàn)，也是一種進步。一直以來，與發(fā)達國家地區(qū)進行比較，中國檔案管理工作的開展表現得相對地滯后[1]。

數字化檔案管理可以說是對一直以來科研檔案管理工作的一種創(chuàng)新，能夠更好地對檔案資料進行收集、鑒別、保管以及統(tǒng)計等，還能夠利用系統(tǒng)專網對檔案開展網上查閱，進而為科研部門的檔案資料的保存和檢索帶來了很大的便利。

目前，數字化檔案管理系統(tǒng)主要分為以下的幾個方面：一是日常業(yè)務管理系統(tǒng)，二是檔案數字化采集系統(tǒng)，三是數字化檔案查閱系統(tǒng)。

而數字化檔案管理系統(tǒng)對比傳統(tǒng)的檔案管理方式有著可以更有效地對珍貴的檔案原件進行保存、更快捷地優(yōu)化文件的歸檔方式、更方便地對檔案資源進行整合以及貢獻等的優(yōu)勢，這不僅是今后檔案管理的重要方向之一，同時也是當前檔案管理研究的重要課題之一。

二、數字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)學科研工作中的作用

1.數字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)學科研檔案資料管理中的應用

目前，依然會有很多的醫(yī)學科研機構在科研檔案管理方面使用紙質檔案文件保存的模式，這樣的模式其最大的特點便是查找檔案資料效率低，文件容易丟失。醫(yī)學科研管理部門會保存醫(yī)院的科研立項文件、科研實驗記錄、科研結題資料、科研獲獎資料等相關的科研檔案資料，這是醫(yī)院科研人員開展科研工作的重要基礎。在過去醫(yī)學科研機構的科研檔案管理工作中，普遍會使用到紙質檔案資料保存的方式，醫(yī)學科研機構里的所有工作人員，均是采用這種方式保存檔案資料，查找相關檔案資料的效率比較低，文件資料容易丟失。一旦丟失，事后要也找回是十分困難的，對于人力、時間均會帶來很大的挑戰(zhàn)與浪費。

數字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)學科研工作中的運用，可以很好地避免了上述問題的出現，顯著地提高了醫(yī)學科研機構檔案管理的準確率與效率，為醫(yī)學科研管理工作水平的提高奠定了良好的基礎。雖然現在也有部分醫(yī)學科研機構也在開始使用數字化檔案管理系統(tǒng)保存和管理檔案資料，但是系統(tǒng)的應用程度還不高。所以，如果要想讓數字化檔案管理系統(tǒng)可以更有效地運用至醫(yī)學科研管理工作中，還需要做很多的工作[2]。

首先，醫(yī)學科研機構的管理者必須提高對于數字化科研檔案管理系統(tǒng)應用意識，進一步加強對科研檔案管理工作的重視。加強對員工的培訓，讓員工均可以認識到數字化科研檔案管理系統(tǒng)的重要性，并且提高員工科研檔案管理的能力，形成健全的管理體系。只有從意識上形成統(tǒng)一才可以進一步地促進各項工作的推進和開展。

第二，醫(yī)學科研機構要提倡所有員工主動、積極地參加科研檔案管理工作，更好地發(fā)揮數字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)學科研檔案管理工作中的作用，對于一些不屬于保密領域的檔案資料可以進行公開化管理。

第三，構建起良好的科研檔案管理團隊，增強檔案管理者本身的業(yè)務素質，進而可以培養(yǎng)有著更為專業(yè)素質的檔案管理工作人員，推動醫(yī)學科研檔案管理工作向著規(guī)范化的方向發(fā)展。

數字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)學科研工作中的運用，能夠顯著地提高工作效率，為檔案查找工作帶來很大的便利。同時，還能夠有效地預防過去管理方式容易導致的管理漏洞，保證科研檔案信息儲存的完整性。經過數字化系統(tǒng)的引入，科研檔案資料所占的保存空間將會顯著縮小，計算機本身便蘊含著大量的空間，可以對相關的信息時行海量的存儲。

2.數字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)學科研重要數據安全管理中的作用

為可以更有效地保障醫(yī)學科研工作中的重要檔案數據信息的安全性，醫(yī)學科研機構檔案管理部門需要使用更為有效的檔案管理方式。數字化檔案管理系統(tǒng)的運用，則可以很好地實現對傳統(tǒng)上的紙質檔案和錄像、照片等資料開展數字化的處理，對一些重要的科研檔案資料安全防護的重點是對實體的檔案資料做好保護工作，同時預防數字化檔案資料的丟失、破壞或者是被非法下載。針對醫(yī)學科研機構檔案重要數據信息的管理，必須要在穩(wěn)定運行和備份兩個層面上作為切入點，進而更好地保障醫(yī)學科研檔案信息數據的安全。網絡技術的應用在促進科研檔案管理質量水平提升的過程中，一定要做好檔案資料的安全管理工作，要對重要的科研數據等資料進行及時的保存和備份，必要時還要做相應的加密處理。

結語

綜上所述，在信息技術快速發(fā)展的形勢下，數字化檔案管理系統(tǒng)運用到醫(yī)學科研工作中，將可以很好地提高科研檔案管理工作的效率，提高科研檔案管理工作的安全性，實現科研檔案價值的最大化，進而提升了醫(yī)學科研工作的經濟價值及社會效益。因此，在數字化檔案管理系統(tǒng)的運用中，我們應該要增強意識，加強培訓，讓數字化檔案管理系統(tǒng)更好地在醫(yī)學科研工作中發(fā)揮作用。但是對于數字化檔案管理系統(tǒng)的建設還需要多方的共同努力和支持，希望通過數字化檔案管理系統(tǒng)的應用，新時期的醫(yī)學科研工作可以得到進一步的提升。