“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位智慧檔案建設(shè)

侯寧霞

（衡東縣農(nóng)業(yè)農(nóng)村教育培訓(xùn)中心，湖南 衡陽(yáng) 412400）

一、智慧檔案建設(shè)的基本概述

1.含義

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，“智慧檔案建設(shè)”即依托互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的檔案資料和檔案管理模式進(jìn)行整合，以革新檔案管理服務(wù)模式并且提高各環(huán)節(jié)工作智能化程度的過(guò)程[1]。以事業(yè)單位為例，智慧檔案建設(shè)能夠?qū)⑵鋬?nèi)部的檔案管理信息化改革引導(dǎo)向更高層次，進(jìn)而提高這部分工作的服務(wù)質(zhì)量。其關(guān)鍵在于對(duì)檔案資料和其中潛藏的有價(jià)值的信息進(jìn)行深層次的感知，進(jìn)而借助于相應(yīng)的技術(shù)和管理措施提高整體檔案管理工作的智慧性和便捷性。其實(shí)紙質(zhì)檔案向電子檔案的過(guò)渡只是檔案管理改革的起點(diǎn)，今后應(yīng)當(dāng)通過(guò)智慧檔案建設(shè)改革努力實(shí)現(xiàn)檔案管理和宏觀社會(huì)發(fā)展的有機(jī)融合，以引導(dǎo)事業(yè)單位履行好自己的服務(wù)職能，推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步。

2.特點(diǎn)

首先，是“深度感知”的特點(diǎn)。“深度感知”其實(shí)是智慧檔案建設(shè)改革中最值得關(guān)注的特點(diǎn)。它能夠?qū)⑹聵I(yè)單位內(nèi)部積累下的有價(jià)值的信息用一種“擬人化”的方式呈現(xiàn)出來(lái)，進(jìn)而引導(dǎo)我們了解其中的內(nèi)容和價(jià)值內(nèi)涵[2]。需要強(qiáng)調(diào)的是，這里所指的“深度感知”并不單指信息感知，也涵蓋了相關(guān)檔案資料的應(yīng)用價(jià)值。在現(xiàn)代信息技術(shù)的輔助下，我們能夠利用各個(gè)方面的先進(jìn)技術(shù)勾勒出檔案資料的應(yīng)用價(jià)值，而這也將為事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作注入新內(nèi)涵。

其次，是“無(wú)線聯(lián)通”特點(diǎn)。智慧檔案視角下，相關(guān)方面的檔案資料能夠在事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)高效流通，之后能夠?yàn)橄嚓P(guān)決策和管理制度的優(yōu)化調(diào)整提供強(qiáng)有力的參考。從宏觀角度來(lái)說(shuō)，這方面的改革還消除了長(zhǎng)久以來(lái)一直存在的“信息孤島”問(wèn)題，在事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了全方位互聯(lián)互通。借助于預(yù)先編寫(xiě)的檔案管理和查詢系統(tǒng)，用戶還能夠利用手邊的互聯(lián)網(wǎng)終端查找到自己需要的檔案資料，極大提高了檔案管理工作的實(shí)際效率。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”視角下事業(yè)單位建設(shè)智慧檔案的具體策略

1.借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)智慧檔案的深度感知

近幾年，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入了轉(zhuǎn)型發(fā)展的新階段，之后還誕生了很多功能各異的數(shù)據(jù)采集終端，所以可以利用物聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)智慧檔案的深度感知功能。第一步，要借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)完成現(xiàn)有檔案資料的標(biāo)簽化加工，要對(duì)檔案資料的內(nèi)容進(jìn)行全方位覆蓋并且從中提煉出有價(jià)值的信息。期間，要注意做好相關(guān)碎片化信息的整理工作，以引導(dǎo)管理人員全面了解檔案資料中涉及的價(jià)值內(nèi)涵，為后續(xù)的智慧互聯(lián)打好基礎(chǔ)并且提高對(duì)于檔案資料的利用效率[3]。第二步，事業(yè)單位還可以借助無(wú)線射頻技術(shù)對(duì)舊有的檔案資料室進(jìn)行加工改造，讓其成為具有生命力的動(dòng)態(tài)演播系統(tǒng)，進(jìn)而讓相關(guān)人員了解到檔案資料的內(nèi)涵。第三步，其實(shí)可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)完成檔案資料的收集整理工作，以確保能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于有價(jià)值的檔案資料的實(shí)時(shí)把控，提高檔案資料的整合利用效率。

2.借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)相關(guān)檔案資料的資源整合

其實(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)涉及了數(shù)據(jù)采集、分析匯總以及安全管理等多個(gè)方面的內(nèi)容，其龐大的數(shù)據(jù)量能夠帶給需求方多重選擇，而且它具備的數(shù)據(jù)海量性、種類多樣性以及處理效率高等特點(diǎn)也決定了它將成為相關(guān)工作創(chuàng)新改革的新方向。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用實(shí)踐同樣為這部分工作的優(yōu)化改革注入了新動(dòng)力。實(shí)際工作中，事業(yè)單位可以立足于各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)于檔案資料的實(shí)際需求組建數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而將與之需求相關(guān)的檔案資料整合到數(shù)據(jù)庫(kù)之中，以提高各崗位工作人員對(duì)于檔案資料的開(kāi)發(fā)利用效率。在組建數(shù)據(jù)庫(kù)之余，還可以通過(guò)搭建線上查詢平臺(tái)的方式減少檔案資料的管理和檢索難度，提高管理效率。

3.借助于云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案資料的智慧管理

云計(jì)算是一種較為常用的分布式計(jì)算模式，其核心技術(shù)原理在于通過(guò)預(yù)先編寫(xiě)好的程序與網(wǎng)絡(luò)云臺(tái)將原有的計(jì)算過(guò)程劃分成無(wú)數(shù)個(gè)細(xì)小的計(jì)算過(guò)程，之后再將多個(gè)服務(wù)器搭建在一起，便能夠?yàn)橛脩敉瓿商囟ǖ挠?jì)算操作，不僅能夠提高運(yùn)算效率，而且可以節(jié)省運(yùn)算成本。對(duì)事業(yè)單位而言，其實(shí)可以在智慧檔案的建設(shè)改革中利用云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案資料的智慧化管理，進(jìn)而強(qiáng)化檔案管理工作的職能，推進(jìn)事業(yè)單位的良性發(fā)展。具體來(lái)說(shuō)，需要借助于云計(jì)算技術(shù)搭建網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理平臺(tái)，并且將事業(yè)單位的各項(xiàng)管理服務(wù)職能接入至平臺(tái)內(nèi)部[4]。待完成上述操作之后，單位內(nèi)各部門(mén)的工作人員可以根據(jù)自己的需求對(duì)分布在管理平臺(tái)中的檔案資料進(jìn)行檢索，進(jìn)而在短時(shí)間內(nèi)獲得自己需要的信息。因此，這方面的改革不僅能夠提高檔案管理效率，而且可以降低檔案管理成本，對(duì)此應(yīng)擺正認(rèn)識(shí)。