現代信息技術語境下的事業單位檔案管理研究

江 帆

（鐵嶺縣人力資源和社會保障事務服務中心，遼寧 鐵嶺 112000）

事業單位涉及多個行業，工作人員形形色色，也鑒于此，每個事業單位都會有一個專門的檔案室來存放本單位的檔案。本文正是從現代化信息技術的語境下，分析了關于事業單位檔案管理的有關事項。將有助于事業單位檔案事業的長足發展。

一、事業單位檔案管理存在的問題

1.對電子檔案的管理缺乏規范性

隨著信息技術的高速發展，電子存檔已經成了每個事業單位檔案管理必備的過程，但現在電子存檔還是存在一些的問題，電子存檔的目的是為了檔案信息得到更好的存儲，除此之外，還有更重要的一個原因則是作為國家行政機關直屬的事業單位，應當跟上時代的潮流，但電子存檔現今仍然存在非常大的問題，首先，非常明顯的便是電子存檔具有不規范性，即并沒有將存檔結果進行匯總，無法得到正確的檔案數據庫；其次，對于進行檔案登記的各位事業人員來說，他們經常會發生借調，或者是直接調離原籍的事情，因此，避免不了新接任的檔案管理人員將檔案信息重復入檔等情況發生，這種不健全的檔案機制給事業單位的檔案管理帶來了很大的阻礙，也造成了事業單位中檔案管理的滯后的問題。

2.管理檔案的工作人員工作素質偏低，尤其是中小城市檔案管理安全意識差

事業單位的檔案管理，除了檔案管理機制不完善，另外一個造成檔案管理問題的原因就是工作人員的綜合素質偏低，流動性較大，所以不同程度地存在安全意識差的問題。信息化時代中，網絡技術已經達到了可以用來作為攻擊的武器，因此，在涉及高新技術和網絡的過程中，極有可能因為操作不當、安全意識太低而導致檔案管理系統被病毒攻擊，從而導致檔案管理系統中的檔案丟失，損毀或添加新的病毒，這不但會給事業單位帶來極大的損害，也給本單位帶來了一定的政治、經濟損失。比如：因為事業單位中的工作人員人數龐大，信息量也非常大，如果事業單位中的人員檔案流失到不法分子手中，很有可能他們的個人信息會被加以利用，這不但侵害了他們個人的隱私權，更使自己的安全無法得到保障。檔案管理的工作人員綜合素質低體現在另一個方面則是他們不會熟練地運用檔案管理系統，仍然采用以前的想法進行紙質檔案的管理，這就阻礙了事業單位現代化進程的腳步，也給電子檔案管理帶來了一定的困難。

二、現代化信息技術語境下事業單位檔案管理的優化措施

1.對管理檔案的工作人員進行系統培訓

首先，他們要熟練地掌握新興科技和網絡的使用，這種使用不但要淺顯地了解，更應該進行熟練地掌握，因為檔案管理不僅是一份工作，更是保管了事業單位中的隱私和個人信息。除此之外，一定要提高檔案管理工作人員的安全意識，更具有甄別的能力。網絡的發展使人們用網的環境并不十分安全，許多的軟件和網頁都被惡意地插入了病毒，病毒的危害是眾所周知的，因此，在進行檔案管理時，管理檔案的工作人員應及時辨別不屬于自己管理的范疇出現的東西，提高安全意識，將無法辨別是否安全的網頁或軟件進行及時清理。只有提高檔案工作人員的安全意識以及綜合素質，事業單位的電子檔案存儲才能繼續推行下去。

2.加強事業單位檔案管理的基礎設備

雖然紙質檔案存儲仍然占有大部分，但紙質存儲檔案也存在許多缺點，首先，紙質檔案占地面積大，因為數量眾多，影響利用，在進行檔案的輸入與管理時，也存在許多時間及人力、物力上的問題，但電子存儲檔案只是需要在電子存儲檔案的系統中進行數字的輸入即可。除此之外，一臺電腦并不足以支撐整個事業單位的人員檔案輸入，因此，事業單位中的電子檔案存儲基礎設施要進行完善和改進，這樣做的目的就是進一步提升電子檔案管理的安全性及周密性，便于利用。

3.建立完善的檔案管理機制，提高規范性

電子檔案存儲系統的出現就是為了使信息進行更好的存儲，也方便檔案的異地備份，只有完善電子檔案的存儲機制，才能及早避免重復錄入檔案及檔案丟失的問題。重復錄入檔案可能會使個人的檔案出現問題，也大大增加了數據庫的負擔。首先應該將它的紙質存儲檔案進行編號，然后放入檔案室中，緊接著應該根據他的紙質檔案進行電子檔案信息的輸入。在平常應用到個人檔案的情境中，應先使用電子檔案，在健全了檔案管理機制后，應當在整個數據庫中簡單容易地查詢到每個人的個人檔案。這種做法不但可以使檔案數據庫減少不必要的容量，還可以提高電子檔案管理的規范性，真正將高新技術網絡應用于事業單位的檔案管理中。

4.加強檔案管理資源共享

為保護事業單位中工作人員的個人信息及隱私，個人檔案一般不允許被查看，但隨著科技的發展，各種辦事途徑中可能會需要用到其他人的個人信息，在往常的事例中，需要向上一層打報告進行批準才能拿到其他人的個人檔案；現在電子檔案管理系統的普及，在管理系統中便可以很容易地查詢到其他人的個人信息。但對于電子個人檔案的查詢，應當有一定的規范性，管理檔案的工作人員可以設置只有此事業單位的工作人員才可以進行此事業單位工作人員的個人檔案的信息的查詢，這樣的設置不但避免了個人信息的外泄，更是加大了檔案管理資源的共享，其他工作人員在檔案管理時更加便捷。

結語

事業單位檔案涉及行業眾多，其信息技術手段應用水平參差不齊，而“存在了上千年的紙張已經作為一種傳統，深深扎根于人類社會”以其載體的穩定、信息的可靠等優勢，不會輕易退出歷史舞臺。同時，電子文件的原始性、完整性、安全性、可讀性等一系列棘手的問題還擺在我們面前。因此，電子文件不會在一朝一夕替代紙質檔案，二者的將長期共存。現實與理論都向我們表明現有的檔案管理模式已很難適應新的需求，面對實體檔案、電子檔案并存，面對社會需求多樣化的現狀，事業單位檔案管理迫切需要建立一套新的管理模式來面對的重大挑戰和發展機遇。從傳統的管理方法到現代化檔案管理是一場歷史性的轉變，是事業單位檔案發展的必由之路。