檔案開放與信息安全

徐 蔚

（山東省濰坊職業(yè)學(xué)院，山東 濰坊 261041）

隨著時代不斷發(fā)展，檔案信息資源逐漸被各行業(yè)領(lǐng)域重視和應(yīng)用，高職院校也不例外，高職院校承擔(dān)著培養(yǎng)專業(yè)技能型人才的重要責(zé)任，檔案開放的同時，也要注重信息安全管理，是高職院校發(fā)揮自身教育職能作用的關(guān)鍵要素。如何加強檔案開放與信息安全，是目前各相關(guān)人員需要考慮的問題。

一、檔案開放與信息安全必要性及二者的關(guān)系分析

1.必要性

通過對檔案開發(fā)相關(guān)情況的調(diào)研和分析，檔案開放是政府實施“信息公開”制度及順應(yīng)時代發(fā)展的必然要求，檔案開放不僅有利于推動高職院校各項工作的順利開展，也能為高職院校進(jìn)一步提高教育工作水平提供基礎(chǔ)保障。高職院校作為培養(yǎng)高新技術(shù)人才的重要基地，同時，也肩負(fù)科研工作開展的重要責(zé)任，檔案信息安全就高職院校而言，既關(guān)系著高職院現(xiàn)代信息化發(fā)展，對檔案信息資源利用率提升也有一定的影響。隨著時代不斷發(fā)展，電子檔案逐漸普及，鑒于網(wǎng)絡(luò)開放性，對檔案信息安全使用形成威脅。因此，檔案開放的同時，也要注重檔案信息安全，從而更好地服務(wù)高職院校各項工作的開展[1]。

2.關(guān)系分析

基于檔案開放是檔案管理工作的重要組成部分，在實際操作的過程中，必須嚴(yán)格按照規(guī)定流程及工作標(biāo)準(zhǔn)來完成檔案開放工作。檔案包含著多方面的信息數(shù)據(jù)，選擇合理的手段對檔案信息進(jìn)行保存，可防止檔案信息丟失；面向社會及群眾的檔案基本屬于非保密性檔案，在一定程度上能為大眾提供參與相關(guān)活動的機會，充分行使自身的合法權(quán)益。信息安全保護的同時也是檔案開放過程中關(guān)鍵的一環(huán)，檔案依法且合理開放，實現(xiàn)信息共享的同時，也能達(dá)到資源利用最大化的目的。就高職院校而言，加強檔案開放過程中的信息安全保護，可以避免重要資料丟失而造成嚴(yán)重的損失。因此，如何確保檔案安全開放是檔案工作有效性關(guān)鍵。

二、加強檔案開放與信息安全的有效措施

1.健全與完善檔案信息管理制度

從目前高職院校檔案信息安全及保密管理情況來看，一套系統(tǒng)且完善的檔案信息管理制度，更加有利于院校檔案開放工作的順利開展，但由于相應(yīng)的管理制度缺失，導(dǎo)致高職院校針對檔案信息安全建設(shè)方面的等級保護、風(fēng)險評估以及應(yīng)急響應(yīng)等內(nèi)容不夠細(xì)致，無法形成強有力的監(jiān)管，不僅對高職院校檔案信息安全系統(tǒng)建立帶來阻礙，也降低了檔案信息保護效果。因此，健全與完善檔案信息管理制度十分必要，同時，增強院校檔案部門管理人員法律意識以及保護檔案信息安全責(zé)任感，結(jié)合國家在此方面現(xiàn)行的法律法規(guī)，進(jìn)一步豐富與補償管理制度內(nèi)容，擴展管理制度覆蓋范圍，為高職院校檔案開放與信息安全相關(guān)工作的開展提供規(guī)范性指導(dǎo)，從根本上保障檔案信息使用安全[2]。

2.提升安全技術(shù)應(yīng)用水平

為強化檔案信息安全保障措施落實實效性，提升安全技術(shù)應(yīng)用水平，做好有關(guān)安全技術(shù)能力建設(shè)的相關(guān)工作，確保高職院校檔案開放與信息安全工作順利進(jìn)行。具體操作可從以下幾個方面著手。第一，加強實體檔案信息安全技術(shù)保障。其中保存技術(shù)主要應(yīng)用于檔案庫房環(huán)境建設(shè)和裝幀技術(shù)兩方面；修復(fù)技術(shù)在實體檔案保存及利用過程中發(fā)揮著解決不可抗力等問題的作用，如紙張老化、光盤磨損等問題，針對電子檔案，鑒于高職院校檔案信息的重要性，需要將安全技術(shù)貫穿于系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)等環(huán)節(jié)中，最大程度上保護電子檔案信息安全。加強數(shù)據(jù)加密技術(shù)、備份技術(shù)以及防火墻等相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上建立檔案信息安全保障體系，保證信息數(shù)據(jù)安全，防止檔案信息泄露，為高職院校教育及科研等工作安全開展提供保障。此外，結(jié)合現(xiàn)下高職院校檔案開放與信息安全需要，進(jìn)一步完善檔案信息安全保障舉措，同時，加強對檔案管理人員的安全教育，增強信息安全意識，規(guī)范其日常工作行為，并在檔案服務(wù)器上裝置殺毒軟件，防止病毒入侵，構(gòu)建防毒安全防線。做好重要資料備份保存，避免資料丟失而影響院校的其他工作。

3.加快檔案安全管理體系建設(shè)推進(jìn)

保障檔案信息安全是高職院校實施檔案管理工作的核心內(nèi)容，健全與完善的檔案安全管理制度是檔案開放與信息安全相關(guān)工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，發(fā)揮檔案管理人員的職能作用，從根本上保障高職院校檔案信息安全。為提升檔案信息安全管理質(zhì)量，結(jié)合現(xiàn)階段高職院校的實際情況，加快檔案安全管理體系建設(shè)推進(jìn)，建立檔案信息安全管理監(jiān)督部門，優(yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，明確劃分各崗位職責(zé)，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，全身心投入檔案安全管理工作中。制定長效性檔案信息安全保證工作計劃，擴大檔案管理人員的職權(quán)范圍，提升管理制度執(zhí)行力，定期開展針對檔案安全管理體系建設(shè)情況的檢查工作，確認(rèn)是否嚴(yán)格按照規(guī)章制度來落實檔案安全管理各項工作等，為高職院校檔案開發(fā)打好基礎(chǔ)，并確保檔案信息安全使用。

4.加大電子檔案推廣力度

站在檔案信息安全角度上分析，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，在安全方面電子檔案更具應(yīng)用優(yōu)勢，環(huán)境條件、氣候條件等同性質(zhì)因素對電子檔案影響較小，不易出現(xiàn)損害問題，加上在文件保護過程中融入現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行保護，不僅能夠有效防止重要的信息數(shù)據(jù)丟失，也能提升檔案信息資源利用率。加大電子檔案推廣力度，通過應(yīng)用電子檔案，并持續(xù)研發(fā)配套保障技術(shù)，從根源上降低檔案信息泄露的可能性。

結(jié)語

綜上所述，檔案開放，雖然在某種程度上提升了檔案信息資源利用率，但仍存在諸多信息安全問題，結(jié)合高職院校的具體要求，根據(jù)國家現(xiàn)行法律法規(guī)內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上對原有管理制度加以完善，為檔案信息安全使用提供基礎(chǔ)保障，從而實現(xiàn)檔案信息資源利用最大化。