新時期做好財政局檔案管理工作的建議

（吉木乃縣財政局，新疆 阿勒泰 836899）

檔案管理工作較為枯燥無味，但是其對于財務局新時期建設工作起到?jīng)Q定性的作用。檔案可謂是財務局寶貴的財富，若其滿足了標準化以及規(guī)范化的要求，那么便能夠提高各項工作的效率。財務局檔案管理工作，需要各個人員之間的配合與支持，一同完成檔案工作的管理與優(yōu)化，進而讓其更加適應時代的發(fā)展，滿足財務局的發(fā)展需要。除了這些，應根據(jù)財務局的實際情況，規(guī)范檔案管理的各個環(huán)節(jié)，使檔案管理工作具有可行性，彌補原有檔案管理中的不足之處。

一、財政局檔案管理工作所存在的問題

1.檔案管理工作不夠重視

對于財政局來講，檔案管理工作屬于其發(fā)展過程中的珍貴財富，財政局在發(fā)展中所有的人員資料以及單位資料都記錄在檔案中，需要得到檔案管理人員的重視，便于后續(xù)的應用。但是，從部分財政局檔案管理工作的實情來看，存在不夠重視檔案管理的情況，覺得此項工作的開展可有可無，這也讓檔案管理的效率大幅度降低，致使檔案資料保管不及時、檔案調取速度緩慢[1]。

2.檔案管理制度不夠健全

現(xiàn)如今，一些檔案局所應用的檔案管理制度都是幾年前的，但是這些制度并不符合檔案的時代發(fā)展。并且，隨著社會的改變，讓財政局的工作內(nèi)容發(fā)生了一定的變化。比如，在日常檔案管理上缺乏相應的規(guī)章制度，管理標準未能確立、管理制度不健全，進而導致管理混亂現(xiàn)象的發(fā)生。同時，在配套設施以及考核上制度雖然已經(jīng)設置好，但是在具體實施上以及考核上只是紙上談兵。此外，新時期的來臨，讓電子檔案管理工作初具雛形，也有許多的人員采取紙質檔案管理與電子檔案管理相整合的方式，而制度的缺失，致使電子檔案管理工作的開展遲遲沒有來到，最終無法實現(xiàn)規(guī)范化、科學化的管理目標。

3.檔案管理硬件設備需完善

信息化時代的來臨，讓各種各樣的技術被應用到了各項工作中，使人們的生活與工作更加便利。并且，檔案管理工作的有效開展，致使基層財政局各項工作變得井然有序起來，但是一些單位在檔案管理硬件設備上不夠合理，部分設施已經(jīng)老化、陳舊，信息化建設程度十分低下，這也一定程度上限制了檔案管理工作的實施。

二、新時期背景下提升財政局檔案管理工作的有效策略

1.完善檔案管理規(guī)章制度

財政局管理者要知曉檔案管理工作對于單位發(fā)展的實際價值，并將其歸納到各項工作事宜中，從而形成良好的檔案管理制度，使財政局所有人員都具備較強的檔案管理意識，積極配合檔案管理人員的工作，讓檔案資料的收集與整理變得輕松。

第一，按照法律法規(guī)執(zhí)行工作，應根據(jù)《檔案法》中的相關內(nèi)容以及法律法規(guī)，設置出具有針對性的管理制度，約束檔案管理人員的行為，讓其更好地完成文件的保護、數(shù)據(jù)的收集以及行為的把控。

第二，檔案管理規(guī)章制度中，要明確檔案管理人員的各項職責，將責任細化到個人，使大家了解自身的工作范圍，為其他部門人員提供及時、有效的檔案服務，讓檔案在使用、鑒別、保存上獲得精準保障。

第三，設置檔案管理歸檔制度。所歸檔的材料應完整、齊全，并且可以真實地反映出財政局在各個工作中的情況；歸檔文件載體材料與書寫筆記應耐得住貯存，紙質應優(yōu)良、字跡應清晰；歸檔文件必須為原件，文件歸檔后也不要隨意更改；所有的歸檔材料，交接手續(xù)也要齊全，在檔案移交時一定要在檔案移交單上簽字。

2.實現(xiàn)檔案管理信息化建設

對于財政局來講，部分地區(qū)的檔案管理部門會遭受自身條件的不良影響，以此在軟硬件設備上存在一些缺陷，應得到維修與保養(yǎng)。其中，檔案管理部門在現(xiàn)代化辦公設備上的缺失，影響著檔案管理信息化工作，以此降低了辦公的效率與質量。對此，財政局還需強化檔案管理工作，采購統(tǒng)一的設備，并將一些先進的檔案管理信息化系統(tǒng)與軟件引入其中，從而讓檔案管理工作的效率顯著提升，實現(xiàn)信息化建設這一目標。最后，檔案資源還需要完成掃描上傳，形成安全的檔案數(shù)據(jù)庫管理，讓所有的資料不會損壞。對于一些秘密的檔案文件，相關人員在傳輸時，要注意檔案資料安全性的保護，以免信息數(shù)據(jù)被泄露，還可以采取計算機檢索的方式，讓檔案管理工作變得可視化，即使不在檔案管理室也能夠查詢資料，以備不時之需。

3.強化檔案人才隊伍建設

所有工作的開展都離不開人員的力量。對此，要提升檔案管理人員的工作態(tài)度與業(yè)務能力，進而從根本上提升檔案管理工作的質量。并且，為了讓檔案管理工作更加規(guī)范，需組建一支具有較強服務意識以及檔案水平較高的管理隊伍，讓人才建設工作圓滿完成。第一，應定期指派優(yōu)秀的檔案管理人員進行外出學習，讓其學習到檔案管理的理論知識以及管理經(jīng)驗，從而強化自身的檔案管理水平。第二，要對目前在崗人員進行業(yè)務培訓工作，運用集中學習、單獨學習、專家講座等手段，完成各項有效檔案管理的知識、技能學習，最為重點的內(nèi)容就是電腦操作技術，從而更為靈活地應用計算機設備，完成對于電子化檔案資料的處理。第三，對于當下情況來看，部分基層財政局檔案管理人員并不是專科出身，在檔案相關知識上儲備不充分，這也導致優(yōu)秀的檔案管理人員較少，供不應求。對此，財政局要重視其檔案管理專業(yè)人員的引進工作，始終遵照著公平、公正、公開這一原則，從社會上、高校中招聘出優(yōu)秀的檔案管理人員，最終為目前現(xiàn)存的檔案管理隊伍注入新鮮的血液，讓財政局獲得良好的發(fā)展。

結語

綜上所述，新時期背景下，財政局檔案管理人員應強化自身的學習觀念，讓自己的管理水平有所提升，從而發(fā)揮出檔案管理工作的作用價值。此外，財政局還需加強對于此項工作的重視程度，提供人力、物力、財力等多方面的支持，進而使檔案管理機制能夠變得完善，讓所有的檔案資源獲得有效的利用與開發(fā)。