信息化背景下的高校檔案管理信息化建設研究

（湖北工業職業技術學院，湖北 十堰 442000）

我國社會經濟正處于轉型的關鍵階段，信息技術普遍運用在各個領域，其中高校教育不斷趨于數字化。為貫徹落實全國教育大會精神，落實《教育信息化“十三五”規劃》和《教育信息化2.0行動計劃》，發展“互聯網+職業教育”規范、引導職業院校在新形勢下的信息化工作，教育部于2020年6月16日發布了《職業院校數字校園規范》。這個規范的出臺，必將對高職院校的檔案管理產生一定的影響。

一、現階段高校檔案管理信息化建設中存在的問題

1.檔案管理系統不夠健全

雖然很多高校已經將信息技術運用到日常教學中，但是多數教師深受傳統教學模式的限制與影響，還未及時轉變傳統的教學理念，并未在信息化背景下革新與優化監督機制，導致學校內部的信息管理模式逐漸無法適應教學工作的正常運轉，特別是檔案管理系統缺乏一定的專業性，無法凸出信息化優勢。另外很多高校并未將先進的信息技術與設備運用到日常管理工作中，依舊采用傳統的管理系統，嚴重阻礙了高校電子信息建設的發展進程[1]。

2.信息化技術比較為落后

在新時代現代化社會發展背景下，信息技術得到空前發展，但是多數高校并未有先進的后勤技術適應這些先進的信息技術與設備，進而也無法搭建完善的技術框架。由于高校采用的檔案管理技術比較落后，進而容易導致檔案失真或短缺的問題。另外部分檔案管理人員還未及時接納先進的管理理念，也未掌握先進的信息技術，進而對高新軟件、硬件缺乏科學性認知。多數高校將大量的研究經費用于開展教學活動，在信息化檔案管理方面的資金投入比較少，從而達到預期的運行效果。

3.很難保證信息的安全性

高校無論是在教學上還是檔案管理上實施信息化模式，都能夠為學生帶來一定的便利性，但是也不能忽視掉開放環境下的網絡系統容易遭受破壞和病毒入侵的問題，為此高校應嚴格管控網絡環境，合理約束網絡上的資源信息。另外多數重點建設的高校所歸檔的很多文件檔案涉及到國家機密，進而及時建立監控系統變得至關重要。

二、信息化背景下優化高校檔案管理工作效果的有效策略

1.提升管理人員的職業素養

為優化高校檔案管理效果，提升其實際管理水準，高校管理人員與領導人員應強抓基層工作人員的管理理念，應謹慎地對待細節性工作，并結合檔案管理人員反饋的信息來建立符合本校特色的流程步驟，進而避免因為運行錯誤而導致數據丟失；另外高校管理層應以身作則在工作中樹立正確的檔案管理理念，重視檔案工作的開展和管理成效，并在日常工作中宣傳和普及工作流程；管理人員需要及時整理和總結在檔案歸檔與整理中遇到的各種類型，進而完善管理機制、調整管理方案，保證檔案管理工作的順利開展，并促進信息化管理能夠井然有序地進行[2]。

2.進一步加大資金投入

為保障檔案管理工作的順利開展，高校應給予足夠的資金支持，以此來保障檔案管理工作的管理質量與穩定性。基于此，管理層應精準預算計算機設備硬件與其他系統軟件的開銷，及時優化和維修陳舊的系統與設備，進而建立符合檔案管理工作需求的資金鏈，其資金應用于聘請專業管理人員借助信息化設備管理檔案[3]。除此之外，屬于檔案管理部門的基礎工作人員與管理層都應不斷學習專業知識，以此來促進檔案管理走向信息化，與此同時高校還應定期開展培訓活動，以此提升自己的道德素養以及專業性。其領導層還可以設置相應的培訓主題，并將其表現、實施效果與獎勵金或年終獎進行勾連，以此來調動管理工作人員的積極性。

3.嚴格管控網絡安全

信息化背景下高校開展檔案管理工作應著重關注信息設備、信息系統的安全性，為保證高校檔案管理工作的安全運營，高校應建設健全的網絡安全系統，并嚴格管控安全保證工作。另外高校還應借助網絡渠道獲取并整合各種資源與技術手段，最大限度上增強信息化背景下的檔案監督管理力度，并對于涉及國家隱私與機密的檔案文件應給予特殊保護，以下是建立安全的防護體系的具體措施：

其一，高校應結合本校檔案文件的保密程度和內容的差異性來歸檔整理，并將內部文件分為普通文件、內部文件、機密文件以及絕密文件，從而以保密等級來設置訪問權限，并借助先進的計算機技術來進行不同層次的加密，并且檔案管理人員也只有在得到系統通過認證后才能在網頁搜索所需資料，進而有效提升檔案文件的保密性與安全性。

其二，高校制定統一的安全管理流程能夠有效提升檔案管理工作的安全性，為此，高校應將信息化技術與檔案管理工作進行有效結合，并嚴格管控和統一處理管理流程，并借鑒其他學校的有效流程來優化本校管理流程，提高它的規范性與準確性，另外還應建立隔離制度，從而避免內部信息受到干擾。

結語

綜上所述，在現代化社會發展背景下，信息技術已經普遍運用在各個領域當中，其中高校檔案管理工作的開展也需要與信息技術進行有效融合，以此來減輕管理人員的工作強度、提升檔案管理準確率與效率，做好檔案信息的安保工作，并為高校教學活動的順利開展提供基礎保障。