信息時代高校檔案管理工作面臨的問題及對策

（山東醫學高等專科學校，山東 臨沂 276002）

一、信息時代高校檔案管理工作的重要性

以往檔案保存的形式都是紙質的，檔案管理人員查閱、保管都不是很方便，破損、丟失都是檔案管理時很容易出現的情況。因此為了更好地保障檔案管理的有效性，檔案管理部門需要耗費一定人力物力資源來開展檔案維護工作，與此同時管理人員可以將檔案儲存在電腦上，這樣電腦中就有了備份，檔案就不容易丟失或者受到損壞，并且利用信息技術信息檢索的效率也會大大提升[1]。

二、信息時代高校檔案管理工作面臨的挑戰

1.管理軟件的通用性不強

信息技術在檔案管理工作中的應用使得各種檔案管理軟件開始出現，各大高校檔案管理員也都紛紛開始利用檔案管理軟件來進行軟件管理。從當前檔案管理工作展開的情況來看，檔案管理軟件的應用使得檔案管理工作的效率有了明顯的提升，與此同時也可以減少人力物力的投入。但與此同時目前我國還沒有全面應用檔案管理軟件，軟件也沒有很強的通用性和兼容性，這樣就使得跨區域檔案管理和檔案調動工作的難度大大增加。

2.信息時代檔案管理標準不夠規范

任何一項工作的展開都需要有明確的標準，只有標準統一了才能夠讓各項工作都可以順利開展，檔案管理工作也是如此，嚴格的標準可以更好地保證檔案信息的真實性和安全性。但是從當前我國的發展情況來看，很多高校都沒有對檔案管理的相關規則進行明確規定，這樣就會導致各大高校檔案管理人員開展檔案管理時無法按照統一的標準，這樣必然會使得檔案資料的安全性受到損害。

3.檔案管理的保密性與安全性仍存在威脅

相比于紙質的保存方式電子檔案會更加輕便、容易保存且不容易受到損壞，但是從應用情況來看，由于信息技術的傳播速度非常快且容易遭受黑客侵襲，這樣就沒有辦法很好地保證檔案的安全性，電子檔案也很可能會被人為地篡改，因為和紙質檔案相比電子檔案沒有實物性質，如果電子檔案沒有及時備份出現意外刪除就會導致出現資料損失的情況。

4.相關的法律法規還不夠健全

為了有效確保檔案管理工作有效，截止到目前我國已經頒布了很多關于檔案管理的法律。雖然信息時代下我國還沒有關于電子檔案形式的相關法律規定，檔案管理工作的開展也缺少合理、充分的法律依據，由此可見檔案管理工作仍然存在很多需要改進的地方，在以后發展的過程中檔案管理人員應當不斷地更新自己的觀念來幫助提升檔案管理工作展開的效果。

三、信息時代高校檔案管理工作的優化對策

1.加強軟件兼容性的設計

高校檔案管理工作主要包括檔案的收取和調用，尤其是在學生畢業季，高校檔案管理員更應當重點關注檔案管理軟件的兼容問題，這樣才可以更好地保證檔案管理工作效果，具體的學校方應當聯系相關的軟件開發公司，盡可能地選擇和系統適配的管理軟件。與此同時，學校應當派專門人員定期維修各項設備，及時地更新學校檔案管理部門的各種設備設施，保證檔案管理工作的硬件設備能夠符合要求，與此同時各大高校也應當做好對管理人員的信息化培訓工作，全面提升檔案管理的信息化程度和專業水平。

2.建立統一信息化檔案管理標準，規范管理

一方面國家應該出臺有關細則來規范信息化檔案管理工作，信息化大背景下為了更好地保證檔案管理工作效果相關部門更應當出臺相關準則來規范檔案管理工作，另外相關部門也應當給予各大高校一定的自主權。不僅如此各大高校也可以在國家出臺相關標準之前結合各院校的實際情況來制定一個校內的檔案管理辦法并且在全校的范圍內統一執行，不過如果國家標準已經出臺也應當結合國家標準展開工作，注意一定要始終堅持檔案管理工作的嚴謹性和嚴密性。

3.提高檔案管理的安全性與保密性

高校檔案對學生之后的成長非常重要，因此各大高校有義務保證高校學生個人檔案的安全性和保密性，各大高校在展開檔案管理工作時，也要做好檔案安全密鑰加固工作，如果發現有黑客侵入系就立即啟動防火墻裝置，按照應急預案展開工作；另外，為了避免調動檔案過程中發生信息泄露問題，檔案管理人員在調用檔案時，一定要有兩人以上的負責人員進行簽字并蓋章；編輯檔案信息時也應當立即做好信息應自動備份。

4.完全相關的法律法規

經濟的發展帶動了檔案管理工作質量的提升，不過和發達國家相比還是有一定差距，相關管理人員還是應當始終保持與時俱進的思想，結合檔案管理工作的開展情況來完善相關的法律法規，隨著信息技術的不斷發展檔案管理工作也開始逐漸走向電子化、信息化，相關法律也應當及時結合社會的發展情況作出調整，政府也要不斷地推出適合電子化檔案管理的法律條文來避免出現學生檔案泄露的問題，維護學生的合法權益。

結語

總而言之，信息化時代的到來使得高校的檔案管理工作的效率有了明顯的提升，檔案管理工作的方式產生了翻天覆地的變化但與此同時也產生了一些問題，相關部門應當結合檔案管理工作中暴露出的問題去找到有針對性的解決辦法，讓信息技術在高校檔案管理中的應用效果可以更加突出。