關于信息化在機關事業單位檔案管理中的實踐

（單縣人力資源和社會保障局，山東 菏澤 274300）

一、檔案信息化的內涵及其原則

檔案信息化是指在檔案管理工作中全面加強信息技術的應用，通過信息技術實現檔案的管理工作。主要包括兩個方面，一個方面是對現存紙質檔案進行數字化掃描，將紙質檔案轉化為數字化檔案資源；另一個方面是通過信息技術實現對數字化檔案資源的管理和利用，由傳統的紙質檔案管理轉變為以數字化信息為基礎的檔案材料并做好保存，并向社會提供利用服務。

檔案信息化作為檔案管理的新模式，具有其獨特的優勢和特點，因此，在檔案信息化管理過程中必須要堅守其工作原則，堅決避免出現各類影響檔案安全的不利因素。綜其原則，主要有兩點：一是規范性原則，在對紙質檔案進行數字化的過程中，必須嚴格按照檔案數字化加工標準和規范來操作，既要保持現有紙質檔案的安全無損，又要保證數字化成果的質量，確保數字化檔案的齊全、完整、清晰、規范，確保檔案信息資源符合國家標準；二是安全性原則，檔案安全是數字化檔案不同于紙質檔案的主要特點，實現檔案信息資源的有效利用，必然會建立局域網等方便檔案資源共享，但限于當前網絡的脆弱性和黑客技術的發展，給檔案信息資源安全帶來極大威脅，因此，我們要加強網絡安全技術的研發，充分保障檔案信息化資源的安全。

二、推行檔案信息化管理的重要意義

在任何一個機關事業單位中，檔案資源都是重要的資料之一，檔案管理工作也是重要的一項工作之一，給單位的各項工作開展都能提供有力的發展參考[1]。但隨著機關事業單位檔案工作的規范化開展，檔案收集工作越來越好，形成的檔案資源數量也越來越多，在仍然采取傳統檔案管理模式的情況下，單位的檔案管理工作則會帶來較大壓力。因此，積極推進檔案信息化建設則是大勢所趨，必然給檔案管理工作帶來較大的便利。

一是能夠提高檔案工作效率。檔案信息化管理采用計算機來完成，能極大地減輕檔案管理人員的工作量，方便做好收集檔案資源的登記和管理，大大提高工作效率，能減少檔案管理人員在檔案登記和管理中所耗費的時間，能帶動檔案管理人員的工作積極性，不再為繁雜耗時的檔案管理工作而煩悶。

二是能夠有效保護檔案紙質資源。傳統的檔案查閱利用，需要對紙質檔案進行翻閱，尤其是重復利用率高的檔案，更是會多次翻閱和復印檔案，由于檔案都是裝訂過的，每次的手動翻閱查找和相關內容的復印都會給紙質檔案資源帶來損傷，不利于檔案的妥善保管。

三是能夠提高檔案服務能力和水平。檔案信息化管理過程中，最大的優勢就是體現在檔案的查閱利用中，檔案信息化管理可以完美實現“一次投入、多次產出”的目的，只需要對紙質檔案進行一次掃描加工，便可以無數次的查閱利用，通過檢索關鍵詞、年份等相關信息，能快速定位所查找檔案，有效避免因人工查找不仔細等查不到的現象，盡可能地滿足查檔需求，提高了檔案服務水平。

三、檔案信息化管理面臨的問題

隨著信息化建設的推進，越來越多的機關事業單位開始了信息化建設，但是通過實踐來看，仍有一些機關事業單位的檔案信息化建設存在各種各樣的問題，影響檔案信息化管理的實現，歸結起來主要有以下幾個方面。

1.對檔案信息化建設不夠重視

在信息技術快速發展的形勢下，實現檔案信息化管理是檔案管理工作的大勢所趨，也是提高檔案管理水平的有效途徑。但是，在部分機關事業單位，尤其是一些基層單位的領導人員對業務工作關注較多，對檔案工作不夠重視，檔案信息化管理的意識相對較差，沒能在檔案管理工作中投入較大精力和資金，仍沿用傳統的檔案管理模式。此外，檔案管理人員也缺乏對檔案信息化的了解，安于現狀，不能積極學習新知識、掌握新技能，這都嚴重阻礙了檔案信息化建設的進度，從而影響了檔案管理工作的科學化發展。

2.檔案信息化資金投入力度不夠，基礎設施薄弱

開展檔案信息化建設必須有一定的軟硬件基礎，而這些軟硬件必須有充足的資金做保障，然而，由于領導的不重視，在檔案管理方面安排的資金較少，加之機關事業單位一般為財政撥款，沒有其他收入來源，而有的單位資金又過于緊張，很難在檔案信息化建設方面投入過多的資金，因此，大多數的機關事業單位便沒有檔案信息化建設所必需的設施設備，基礎設施薄弱，制約了檔案信息化建設的進程。

3.缺乏統一的標準規范和完善的安全制度

由于檔案信息化起步相對較晚，國家檔案行政管理部門出臺的數字化檔案的相關標準與規范則較少，目前仍缺乏統一的標準與規范，各機關事業單位也就沒有相應的標準的技術流程，因此各單位在信息化過程中大多是從自身的實際出發，自行管理，無法做到全面協同發展。此外，還缺乏相應的安全管理制度，由于計算機操作系統和網絡本身存在的安全缺陷，不僅硬件容易出現損毀現象，且操作系統和檔案信息資源也容易受到病毒的侵擾和損壞，還容易受到不明網絡人員的惡意攻擊，給檔案信息資源帶來較大的威脅。

4.檔案信息化管理人才不足

檔案信息化建設和管理有一定的專業技術性，都需要專業的信息化人才來開展，但是各機關事業單位無論是人員招錄還是人才引進都是為了滿足業務工作開展，而很少為了檔案工作而專門招錄相關人才，加上現有的檔案管理人員多是非檔案專業，基本上為輪崗或者崗位調整而調入的，缺乏專業的檔案信息化基礎知識和業務能力，導致機關事業單位檔案信息化管理人才不足，現有人員難以滿足檔案信息化建設和管理的需求，影響了檔案信息化建設的速度。

四、推動加快檔案信息化建設的對策

1.轉變思想，提高對檔案信息化建設的重視程度

各機關事業單位的領導要積極學習檔案新業務知識，充分了解檔案信息化發展趨勢，轉變思想觀念，充分認識到加強檔案信息化建設的重要性，將單位檔案信息化建設提上重要日程，全方位支持單位的檔案信息化建設工作，提供便利的條件，在單位逐步開展檔案信息化建設，爭取早日實現檔案信息化管理[2]。現有檔案管理人員也要加強檔案知識學習，尤其是檔案信息化相關知識，提高自身計算機操作水平和網絡工作能力，為今后的檔案信息化管理奠定好技能基礎，并積極投入到檔案信息化工作中，及時對檔案信息化管理工作進行反饋總結，完善信息化管理工作中的不足之處，從而促進信息化建設更快、質量更好的發展。

2.加大檔案信息化資金投入，加快檔案信息化基礎設施建設

紙質檔案數字化是實現檔案信息化建設的前提，信息化基礎設施是實現檔案信息化管理的硬件支撐，而這兩項工作都需要有充足的資金保障。各機關事業單位要將辦公經費向檔案信息化建設方面傾斜，確保滿足檔案信息化建設需要。首先，要安排專項資金對現有的紙質檔案進行數字化掃描加工，要確保掃描的圖片清晰度和檔案信息的完整性，并且及時、準確地對數字化掃描檔案進行目錄錄入，為后續的查閱利用打好基礎；其次，購買檔案信息化管理所需的現代化設施設備來提高檔案信息化管理水平；最后，要設計研發或者購買符合自身單位要求的檔案信息化管理系統，以滿足實際工作需要，并能有效避免檔案信息資源失泄密現象發生，在實現檔案信息化管理的同時，切實維護好檔案資源安全。

3.建立統一的規范體系和完善的管理制度

只有建立統一的標準和規范體系，才能推動檔案信息化規范化建設。因此，要建議各級檔案行政管理部門在符合國家《檔案法》的規定下制定一套符合地方要求的、統一的、標準的規范體系，以推動檔案信息化建設順利開展。此外，要積極建立一套科學、完善的檔案信息化管理制度，用制度來規范和指導檔案信息化建設，明確檔案信息化建設的流程和技術規范，以確保檔案信息化建設過程中的檔案安全。

4.構建高素質檔案信息化管理隊伍

加強檔案信息化人才隊伍建設是做好檔案信息化建設的根本，人才隊伍的素質和能力決定著信息化建設的質量和速度。各機關事業單位要多措并舉，加快人才隊伍建設。一是要加強對現有檔案管理人員的信息化知識和技能培訓，積極派遣外出參加信息化業務知識培訓，或者邀請專家來單位授課，提高他們的檔案信息化技術水平和能力；二是要通過招考或者人才引進形式，積極引進既懂信息化技術又懂檔案管理知識的復合型人才，擴充檔案信息化管理隊伍；三是要探索激勵政策，提高檔案管理人員的學習和工作的積極性，為單位的檔案信息化建設貢獻力量。

總之，檔案信息化管理是機關事業單位檔案管理工作的必然趨勢，各單位要在信息化建設的實踐過程中，積極吸取教訓，總結經驗，切實提高單位的信息化建設水平，使檔案的價值得以充分發揮。