探討企業知識產權檔案的類型與安全管理

于柏云

（建平縣有線傳輸臺，遼寧 朝陽 122400）

企業知識產權檔案是企業知識產權活動中形成的各種原始憑證材料。在提高企業的技術創新能力以及作為法律依據解決知識產權糾紛等問題上具有重要的作用，隨著國內外知識產權戰略化的發展，我國的企業也越來越重視知識產權工作以及知識產權檔案的管理工作。企業只有重視并加強知識產權檔案管理，才能保護知識產權的權益以及知識產權的完整性，使得企業在以知識產權為核心競爭力的發展道路上越走越遠，獲得更大的發展規模，創造出更好的經濟效益和社會效益。

一、企業知識產權檔案的類型

知識產權包括：工業產權和版權兩大部分，具體類型多樣。下面就企業中主要且常見的商標、專利、版權以及商業秘密四種知識產權檔案加以介紹。

1.商標檔案

商標是商品的生產者、經營者，在制造或經銷商品時所采用的文字、字母、圖形、三維標志、數字、聲音、顏色組合的標志。注冊商標需要經由國家商標局審核批準，商標也是一種法律憑證，有區分各個企業的品牌及識別作用。

商標檔案是企業在進行商標活動中所形成的文件材料。其中包括了商標在設計外觀時候形成的設計圖紙、造型、元素構成、板式、樣式等外觀方面的信息、商標注冊、申請、受理、審核、續展、異議、變更、與代理機構簽訂的合同、轉讓甚至撤銷商標權等各環節中所形成的文件材料，此外企業圍繞商標進行廣告宣傳時形成的文件材料以及企業在進行申請著名商標、馳名商標活動中所產生的文件材料。

商標檔案具有原始記錄性、憑證性，并且部分的檔案具有法律效力。商標檔案對于商標的使用情況，擁有情況等起到了證明的作用。并且在反不正當競爭中，例如在注冊商標過程中有的企業想要傍名牌、仿效名牌、混淆大眾視聽來達到宣傳銷售等目的，都起到了很大的證明和抑制作用[1]。商標具有獨占性，商標檔案也直接證明了商標的權利者，并且對于商品本身也起到了證明作用，還間接劃分出商品的馳名度。

2.專利檔案

我國專利法將專利分為：發明專利、實用新型專利和外觀設計專利三大類型。專利檔案，是在企業或個人在專利活動中所產生，被授予和保護專利權的過程中直接形成的有價值的相關的記錄。一件專利申請的有關文件和材料組成一卷，按文件所形成的先后順序來進行排列。專利檔案主要包括有關專利的申請方面的材料、專利申請審批的過程中所形成的文件資料、在實施和保護專利權的過程中所形成的文件、委托代理機構所產生的合同、文件材料。專利檔案必須完整、齊全，需按照專利號來進行專利檔案的整理工作。一件專利申請的有關材料組成一卷，按文件所形成的先后順序來進行排列，在專利申請公告或者公布前是絕對保密的。專利檔案具有法律效力并且還具有時效性，只有在有效的日期內，才能真正發揮其效用，才能夠受到國家專利法的保護。專利法規定，發明專利的有限期限為20年，外觀設計和實用新型的有限期限為10年。期滿之后，專利檔案便會失去法律效用和獨占性，能夠被社會所利用。

3.著作權檔案

著作權過去也稱為版權。著作版權檔案主要包括了：口述作品、文字作品、建筑作品、攝影作品、雜技藝術作品、戲劇、曲藝、美術、音樂、舞蹈、電影作品和以與其類似的攝制電影方法創作的作品、地圖、工程設計圖、產品設計圖、示意圖等圖形作品和模型作品、計算機軟件、法律、行政法規規定的其他作品。作者可以通過著作版權檔案來進行維權，制作、出售假冒他人署名的作品的也可以通過著作版權檔案來努力爭取自己的合法的權益。

4.商業秘密檔案

商業秘密是指能為權利人帶來經濟方面的利益并且大眾不知曉具有實用性的，并經由權利人采取了保密措施的經營信息和技術信息。商業秘密主要包括兩部分：經營信息和技術信息。如客戶名單、貨源情報、管理方法、產銷策略、等經營信息；生產配方、工藝流程、設計圖紙、技術訣竅等技術信息。

商業秘密檔案具有秘密性、價值性和保密性。商業秘密本身是企業的無形資產，為了生產經營的需要，一般依托于不同的載體所保存下來，例如紙張、磁盤、光盤等形式，作為商業秘密檔案來保管利用[2]。商業秘密檔案是企業核心競爭力的重要組成部分，蘊藏著極高的潛在利潤和市場價值。

二、企業知識產權檔案管理存在的問題

1.檔案管理人員專業素質需要提高

長期的計劃經濟體制導致許多企業對知識產權的保護意識相對薄弱，從而忽略了整個企業的檔案管理以及檔案人員的專業素質和專業能力的提升問題，甚至認為企業知識產權檔案的管理工作不是必要的，并未意識到企業知識產權作為核心競爭力的長線發展，在如今知識時代日益發展的趨勢下，只有使知識產權不斷發展并且保護好知識產權檔案才能使企業更好地立足和發展。

2.檔案管理的分工需要明確制度急需完善

有些企業對于知識產權檔案的管理沒有明確的管理部門，各部門之間檔案管理分工不明確，也沒有統一的管理制度，知識產權檔案就分散在各個部門未進行統計管理，檔案收集、保存、管理上也未進行統一的管理，導致企業知識產權檔案收集不全、管理混亂甚至遺失。以沈陽某公司為例。該公司在申請專利時候委托了一家知識產權公司進行專利申請工作，而在這期間沈陽某公司卻發現了大連一家公司涉嫌抄襲自己的外觀設計。經過在專利局查詢，發現自己的外觀專利設計申請并未遞交給國家知識產權局，由于委托的知識產權公司對客戶的工作未完成、延期甚至于是泄露機密，沈陽某公司將委托的知識產權公司與大連某公司告上法庭。但由于沈陽某公司專利合同遺失，法院以沈陽某公司證據材料不充分為由駁回了訴訟請求。原來該公司雖然有技術方面的證明，卻沒有申請專利的證明材料，導致了沒有權利進行起訴維護自己的權益，給公司造成了很大的經濟損失。

3.企業知識產權檔案安全保障需要加強

目前有些企業知識產權檔案管理中存在著流失現象，主要就是因為企業知識產權檔案管理的安全保障工作欠缺。人為流失存在著知識產權檔案遺失，也存在著專業技術泄密情況。在人為流失方面，許多企業沒有對檔案管理人員進行相關法律方面的培訓，也沒有進行保密工作的培訓[3]。在自然流失方面，由于企業檔案存放不規范，導致紙質檔案模糊不清、磁盤檔案、數據檔案本身載體損壞導致其不能在電腦上被讀取，這說明企業對于知識產權檔案管理的安全保障工作沒做到位。

三、維護企業知識產權檔案的安全保障措施

1.提高檔案管理人員職業操守

要想從根本上去改變企業知識產權檔案的管理的現狀，必須重視企業知識產權檔案管理人員的業務素質與能力的提升。選擇具有一定專業素質與能力的員工進行檔案管理并進行專業素質、能力的培訓，加強法律條款、規定的教育，由于知識產權檔案的特殊性、機密性，要與員工簽訂保密協議，要求相關員工必須要有很高的職業素養與良好的職業操守，嚴格保證知識產權檔案不從自己手中泄密、流失。要建立完善的企業知識產權檔案的安全保障體系，必須從提高檔案管理人員專業素質上著手進行工作。

2.增強企業知識產權檔案保護意識

要改變企業知識產權檔案管理意識弱的問題，首先要提高企業整體的知識產權檔案管理的意識，尤其企業領導人重視企業知識產權檔案的程度直接決定了企業開展企業知識產權檔案的管理工作的程度，只有領導人檔案意識提高了，才能更好地推動企業知識產權檔案的管理工作。為此要加強關于知識產權檔案的宣傳工作，營造整個企業都重視知識產權檔案管理工作的文化氛圍，帶動企業的知識產權文化發展以便更好地管理知識產權檔案，提高企業對于知識產權檔案的認知度以及重視程度。

3.優化檔案保管環境

要結合企業知識產權檔案的特點增添檔案管理的軟硬件設施，根據檔案材料的分類和排列方法，對檔案信息妥善保管；明確檔案移交的規格，明確檔案的歸檔手續，并嚴格執行，結合不同類別企業知識產權檔案的管理要求，分別實施管理和組卷，對組卷后的檔案有序排列，簡單標注標題和序號，確保檔案的整潔、美觀。改善企業知識產權檔案管理設施的配置，完善企業知識產權檔案管理所需軟硬件設施，優化硬件設施配置、引進軟件管理系統，并加強檔案安全防范。

4.建立健全監督考核機制

要達到企業知識產權檔案規范化管理，首先，完善監督體系，制定操作性強的規章辦法和相關監督條例，加強內部監督與外部檢查相結合的制約機制，協同司法、監察及檔案行政管理部門等外部行政執法監督部門，對企業知識產權檔案工作進行指導和檢查，加大督導力度，從而促進企業知識產權檔案工作健康有序發展。其次，嚴格考核管理，落實主體責任，嚴格企業知識產權檔案管理監督考核，定期進行自查及評比考察，落實責任，定期檢查，及時發現問題并及時改正。此外，部門領導和檔案管理部門要加強指導和檢查企業知識產權檔案管理工作，建立和健全考核機制，促進企業知識產權檔案工作的順利有效開展。

總之，隨著我國市場經濟的發展，我國也相繼地制定了一系列的相關的法律法規來保護知識產權。一些企業制定出適合自身發展的知識產權檔案管理的制度與方法。知識產權檔案日益重要，企業要根據自身情況加強管理以利于企業壯大。