數字化背景下檔案管理的創新性分析

郭 云

（江蘇省鹽城市第一人民醫院，江蘇 鹽城 224000）

引言

在數字化時代背景下，社會崗位的分工也隨之邁入了一個新時代。檔案管理作為一個企業單位、事業單位其發展進程的詳細記錄的部門，在數字化時代背景支持下，檔案管理其管理思路也應該順應時代發展的潮流進行管理思路的創新性發展與改善，從管理觀念、人才培養以及服務措施等各個方面創新性管理來提高檔案管理的工作效率與服務滿意度[1]。檔案管理是每個單位進行統一組織管理的重要方式之一，建立健全檔案管理，創新性改善其管理模式與管理觀念不但能夠充分提高檔案管理工作工作效率，幫助企業單位與事業單位的自身進一步發展，還能夠更好地體現出檔案管理下檔案的價值與作用[2]。

一、檔案管理的重要性

檔案管理與我們的生活有著緊密的聯系，其也是人類社會生產與發展的根本。首先，檔案與每個人的個人身份信息有著密切關系。比如，人類資源檔案所管理保存的是學生的學籍檔案資料，是關于其個人學歷的證明以及就業工作的堅實保障。為此，檔案管理不僅是對檔案進行單純的保護，更是為社會的發展與進步提高資源與數據。其次，檔案管理為國家、企業單位以及事業單位的各項工作的開展實施提高便利條件。例如，人社部門管理的社會全體公民個人檔案資料相對完整，為政府政策的落實以及工作的實施提供便利條件，極大地提升了工作效率。最后，檔案管理是人力資源信息集中處，也是國家工作開展與落實的堅實基礎，還是國家重要活動與政策實時記錄的根本，能夠為政府各項惠民、利民政策的提出提供參考資料。

二、檔案管理創新的必要性

在數字化背景下，檔案管理的創新性發展是非常關鍵的。傳統的檔案管理方式其主要是依靠人工進行管理與操作，從而導致工作效率低下，還極其容易出現檔案資料的遺失或者存在誤差，這也對檔案信息資料的準確性與權威性有一定的不良影響。對檔案管理工作進行創新性發展不僅是對其體制機制進行創新，還是幫助檔案管理流程更加規范化、科學化以及效率化，讓其符合時代、社會以及市場的發展。檔案管理的創新性發展，其中包括思想與管理上的創新[3]。思想上的創新發展可以讓檔案管理人員轉變其傳統的管理觀念，加強其工作效率；管理體制上的創新發展，讓創新管理理念融入檔案管理各個環節與流程之中。數字化時代背景下，檔案管理需要在傳統管理方式保持其優勢，弱化其劣勢的基礎上結合現代時代發展下的檔案管理方式對其進行創新性發展。管理制度的創新發展是一個長期發展過程，首先，檔案管理工作者需要學習現代化網絡信息技術以及提高其專業技術技巧能力，從而有利于傳統的檔案信息資料能夠完全以數字化信息的方式存儲在計算機上，以此來提高對于資料的調閱與搜索工作效率。其次，在強化檔案管理方式中增加現代化管理意識。檔案管理工作者有責任有義務對檔案進行管控與整理，為以后對其資料的調閱與搜索提供便利條件。最后，檔案管理創新還可以提高工作者對其工作的主動積極性，可以發揮資料的最大價值。

三、關于傳統檔案管理模式

1.傳統檔案管理種類

傳統檔案管理種類有以下三種。

第一，對檔案進行統一集中化管理方式，此種管理方式一般適用于相對比較獨立的檔案管理部門，直接隸屬于單位管理。此種管理方式的特點是該管理單位規模相對較大，且有著久遠的歷史，加入單位管理的交融面積較為廣泛，還配制有專業性強的管理隊伍以及有較為科學合理的檔案管理措施[4]。其優點是工作效率高的同時成本開支低，為專職人員其培訓以及學習提供便利條件，最大限度地充分利用和開發單位資源。但是其也存在一定的局限性，即此種管理方式對單位的硬性設備要求較高，且檔案的提取流程比較復雜。

第二，單位按照各個管理部門對其檔案實施分類分散管理方式，此種管理方式常見與隸屬性單位之中。此種管理方式其優勢在于可以使各個管理部門的工作獨自進行，極大地增加了工作效率，減少在交接工作中出現錯誤的次數，等等。但是其也存在一定的局限，即各個部門之間的檔案管理工作采取的方式不同，為之后的檔案資料總結造成一定程度的不方便，還不利于單位對其歷史檔案資料實施集中鑒定管理以及銷毀措施的開展。

第三，此種管理方式是前兩種管理方式有機結合產生的，主要是指單位對檔案管理實施統一調度，但是在具體管理操作環節給予每個部門有其獨自的權利。每個檔案所構成的部門對檔案進行負責并對其開展分類統計管理，然后在集中將檔案數目移交給單位檔案管理部門備份的集中分散管理措施。此種管理方式不僅提高了各個部門對檔案的有效利用率，還確保了單位對檔案的整體控制。此種管理方式的優勢在于管理方式極為靈活，便于對其進行統一的監管與領導，也提高了對檔案資源的利用率。但是其局限在于對單位的集中管理能力特別是宏觀管理觀念有較高的水平與要求，同時在移交過程中，檔案管理可能存在一些缺陷，對其完整性與安全性有一定的不良影響。

2.傳統檔案管理模式與數字化背景下檔案管理模式比較分析

傳統的檔案管理方式的本體大部分均為紙質版，但是隨著社會的不斷進步，在電子文檔的沖擊下，傳統檔案管理方式應該結合新的時代要求作出使用的改善與轉變來滿足數字化背景下的信息化管理方式建立健全，需要檔案管理部門對傳統的管理方式進行重新地審查，建立創新性發展新思維模式，吸收傳統檔案管理方式的優點，再加上數字化時代檔案管理的特征，推陳出新，革故鼎新。使檔案管理工作更加符合數字化信息時代的新要求，堅持科學、綠色、開放以及合作共贏的發展理念，幫助檔案管理工作更上一層。

盡管時代在變化，承載檔案資源管理的載體在發展更新，但是在對檔案管理其本質內容是絕對一致的。檔案管理其工作流程分為六個環節，即收集、對收集的資料進行鑒定、將根據類別性質進行歸檔、然后對其進行保管、統計檔案資料以及利用檔案資源[5]。但是不管檔案管理觀念上對其管理方式是選擇集中還是分散，在新的時代背景下都應該繼續遵守。

按照檔案資料文檔本體載體選擇的發展，順應時代的變化選擇相應的檔案生命周期觀念，在理論概念的產生與發展以及對其進行維護的環節中都應該從最初的階段開始對其與傳統檔案管理方式進行區分。隨著檔案管理方法從最初的單一使用人工進行管理，到漸漸加入技術手段進行管理開始演變，同時其服務方式也在隨之多樣化發展。

四、數字化背景下檔案管理的創新性發展意見

1.管理階級管理意識的創新

對于檔案管理創新首先應該從管理階級的管理意識中出發，從根本上對其進行操作環節以及服務意識領域上的思想創新發展。如果管理階級的工作者其創新意識相對落后于時代發展的腳步，則優質的管理設備以及軟件不能合理使用。為此，應該以市場與數字化技術為基礎，對工作者進行管理意義創新性發展，提高其管理技術技巧能力，從而對檔案管理進行創新，優化服務功能。

2.創新性管理與培育儲備人才

人才在檔案管理過程中尤為關鍵，是不可缺少的成分。現代科技與數字化時代為檔案管理創新發展提供了技術與物質上的支持與保障，但是在實際工作中所使用的儀器設備與計算機均需要人來對其進行操作，為此應該強化對人才的管理與培育，增加管理者信息化數字化技術能力的掌握以及實際操作過程中的流暢度，從而使檔案管理可以實現現代化的發展與進步。單位需要從觀念與思維等層面對人才進行管理、培養以及儲備，從而使檔案管理工作更加靈活。

3.創新性理論研究分析

此外，還應該提高管理者的職業道德修養與素質，提高其在檔案管理的理論與知識儲備量，實現理論上的檔案管理創新性發展與轉變，對理論與技術上進行研究與分析，將理論融入檔案管理工作的實際運轉之中，從而調整改善其體制機制的創新發展，使其具有完整性與安全性。

4.管理服務方式創新性發展改善

同時，管理者還應該科學運用創新管理觀念以及結合其多年來檔案管理所積累的豐富經驗，來使用現代化的管理工具與技術，可以加強其管理質量水平。創新轉變其服務理念，使其多樣化、多元化發展。

5.建設與使用創新性硬件設備設施

硬件設備是檔案管理工作中的關鍵設備儀器，為此，單位應該提高檔案管理的預算，購買大量的硬件設備為其構建一個數字化工作環境，此外，還應該強化工作人員對數字化信息化技術的掌握能力以及學習能力，使檔案管理數字化創新性發展，使其能夠發揮其經濟價值。

結語

綜上所述，檔案管理對于歷史資料的整理與保持以及增加數據資源進一步豐富與充分利用均存在重要的意義。在數字化時代發展背景下，對檔案管理創新性發展應該從管理階級管理意義、建設與使用創新性硬件設備設施等方面進行改革與轉變，使其能夠順應時代發展的潮流，滿足適應社會與市場的需求，使其發展中創新，創新中發展。