基于推進檔案信息化建設的幾點思考

孫莉莉

（煙臺市自然資源和不動產登記中心，山東 煙臺 264000）

一、檔案信息化建設概述

檔案信息化建設的第一個要務是盡快建立與新時代國有企業改革發展相匹配的檔案管理信息系統。信息化建設的前期，企業已經分別建立了檔案管理信息系統，它管理的更多的是紙質載體檔案數字化后所形成的檔案資料信息，并沒有形成固定的檔案資料收集、歸檔業務流程；它無法實現檔案管理信息系統與各業務系統的對接，無法完成各業務系統產生的電子文件的直接歸檔。前期檔案管理信息系統的搭建大多數采用的是非模塊化設計，導致后期系統擴展升級基本無法實現，需要重新建立新的檔案管理信息系統，這不僅造成資源的浪費，還需要投入大量的人力、物力和資金，而且數據遷移存在較大風險。檔案信息化建設的第二個要務是盡快建立企業統一的電子文件和電子檔案管理制度和標準。信息化建設前期企業陸續建立了多個業務信息系統，并且分別由不同的單位建設，系統建成運行后所形成的路徑、數據、電子文件等標準、格式完全不同，根本無法滿足檔案管理信息系統的要求，無法達到電子文件歸檔和電子檔案管理規范，形成了多個數據孤島。為適應企業長期發展的需要，應盡快制定唯一、通用的企業電子文件、電子檔案的管理標準，建立企業級檔案資源池，將企業所有業務信息系統產生的電子文件實行標準化管理，對所有電子文件和電子檔案實現集中統一管理和利用，為企業后期的大數據運用創造條件。檔案信息化建設的第三個要務是盡快完成企業館藏檔案的數字化工作。部分企業自90年代中后期開始陸續開展檔案數字化工作，大部分企業都是自行組織，使用的是非專業的數字化設備和人員，檔案數字化工作質量無法得到有效保證，部分前期已經完成的數字化檔案資源在后期的使用上也存在較大的風險。新時代企業檔案資源缺少任何一部分，都將使企業檔案資源的利用價值大大降低。為有效解決這一矛盾，建議通過數字化外包方式，盡快完成存量檔案數字化工作，進一步提升數字化檔案的質量，提高存量檔案的數字化率。檔案信息化建設的第四個要務是盡快建立企業電子文件和電子檔案共享服務平臺。新時代企業檔案資源正逐步實現互聯互通，所有檔案資源將最終統一匯聚到企業檔案資源池。推進文字識別和語音識別等技術手段，將使檔案資源細化到最小顆粒度，檔案利用將更具針對性，更加精準高效，企業檔案資源的價值將實現更加全面、充分的展現。通過建立共享服務平臺，運用移動通信、信息等技術，實現企業檔案資源跨地域、跨企業、跨部門的綜合利用[1]。

二、目前檔案信息化建設存在的問題

1.信息化建設意識欠缺

在信息化時代，部分檔案管理工作者對現代信息技術發展沒有正確認知，部分檔案管理者的思想相對傳統，面對檔案信息化建設加收程度有限，這樣就降低了檔案管理工作者在工作上的質量和效率。

2.檔案管理方式、形式相對落后

目前，檔案管理形式相對落后，部分管理部門還在使用紙質檔案管理方式，不能將現代化科技較大程度的利用，無法確保檔案的安全性。例如搬移資料，將部分資料丟失或者資料保存時間較長已經存在誤差，或者資料老化等現象。

3.不同部門對檔案管理存在差異

不同區域的發展有一定的差別，檔案信息管理也受到影響，比如部分城市發展速度較慢，受經濟影響較大，部分地區還在使用單機對檔案進行管理，降低檔案管理水平，不能實施資源共享，導致為民辦事效率也隨之降低。

4.對檔案信息化缺乏正確的認識

在信息社會，對于公務的處理、合同方面的管理以及記賬等較多的管理方式在大家的視野中呈現，這樣傳統的檔案管理方式無法滿足需要。對于這樣的情況，還是需要積極改變傳統的管理方式，引導工作人員對檔案管理的高度重視。但部分檔案管理人員未能重視檔案的管理，還停留在檔案管理工作的傳統方式，降低了對檔案管理的效果。

5.對于檔案信息管理的專業人才相對缺乏

檔案管理工作中，對工作人員有較高的要求，要想做好檔案管理工作，工作人員還要有較硬的技術能力。但是在實際工作中，還缺乏這樣的專業管理工作人員，無法有效開展工作[3]。

三、推進檔案工作信息化建設的有效對策

1.擬定完善的檔案信息化建設計劃

對檔案工作展開信息化建設，能夠為檔案管理工作效率的提升奠定一個良好的基礎。首先政府部門應當以實際情況作為出發點來開展有關的信息化建設協調工作，并且進行一個總體計劃布局，以切實提升檔案信息化建設的速度與效率。除此之外，相關部門還應當加強和檔案館間的交流與溝通，防止檔案館中出現刻板施行狀況的出現，影響對實現檔案管理工作信息化建設的整體布局。同時，各個檔案館在逐漸展開信息化建設的進程中，應當高度重視有關部門的意見和具體情況之間的聯系，真正做到符合當前信息化的建設需求。檔案館在開展信息化建設的進程中，還應當貫徹施行科學發展理念，確保和政府有關部門間的有效溝通，并將其作為出發點和一部分信息化建設較為完善的檔案館展開密切的交流。而針對一部分信息化建設較為落后的檔案館，則應吸收其他檔案館的優質經驗，積極改進與完善，如此才能對檔案館信息化建設起到相應的幫助，為接下來檔案管理工作的有效展開奠定良好的基礎。

2.推進文檔一體化管理

以往的檔案管理工作主要是以分離式管理形式展開。但是根據如今的具體情況，這一檔案管理形式已經無法滿足現今工作的要求。在傳統檔案管理模式下，檔案管理和文檔管理之間實際上是互不影響且互相脫離的狀態，這種檔案管理形式的主要不足體現在：常常會造成檔案管理工作重復進行的狀況，這會使整個檔案管理工作出現大量的人力、物力的浪費。因此，依據信息化創新建設的發展需求，通過檔案信息化建設持續推進文檔一體化管理則成為關鍵所在。其中，應當將文檔一體化管理作為檔案信息化建設的關鍵工作來開展。在此過程中，檔案館可以通過計算機技術真正實現檔案管理及文檔管理的云端儲存，繼而再安排檔案管理人員憑借信息化儲存真正完成檔案一體化管理。

3.借助信息軟件形成特色檔案管理

通過大量的實踐證明，綜合檔案管理系統非常有利于對一部分具備特色的數據檔案展開管理。在具體操作過程中，相關人員可以依據信息檔案的具體情況構建特色電子檔案索引目錄數據庫，并將一部分符合有關要求的檔案數據加入數據庫中。而且在將錄入到數據信息庫展開云儲存時，檔案館可以運用計算機信息技術，方便檔案館工作人員對這部分數據展開查詢。如此既有利于對重要的檔案信息進行保管，又可以有效提高檔案館工作人員的整體工作效率。而且通過這種信息化的檔案管理形式，還可以全方位推進檔案管理信息化建設的進度，有效減少人力資源的浪費，從而讓檔案管理工作能夠有效地展開。

4.豐富檔案管理方法

在檔案管理中，資料收集是一個重要的基礎環節，在這樣的情況下，信息化建設要做到緊密連接，確保每項檔案工作能完整、準確收集。進入信息時代，單位因為資料繁多、有大量的數據，但是因為檔案資料牽扯到的環節較多，檔案儲存還存在一定差異，這就要求檔案管理人員對檔案進行分類管理，確保后期使用資料的準確和快捷，提高檔案資料的利用率[3]。

5.檔案人才隊伍建設

《規劃》指出“加快推進檔案人才隊伍培養，提升檔案智力支撐能力”。檔案工作是國有企業管理工作中的一項專業性強、涉及多學科的、基礎性的管理工作，檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和編研等工作離不開檔案管理人才隊伍，檔案信息化建設更加離不開高素質、復合型的檔案專業人才隊伍。隨著新時代國有企業的數字化轉型，檔案工作的前端控制、全生命周期管理、知識管理對現行企業檔案管理模式產生了深刻的影響，企業檔案工作所面臨的管理難度與日俱增，檔案管理手段日新月異，需要我們了解掌握的各專業知識門類繁多。面對機遇和挑戰，唯有建立一只政治素質好、勇于創新、敢于擔當、知識結構豐富的復合型檔案人才隊伍，才能為企業檔案工作的持續發展增添不竭的動力。一是要加強政治能力建設，著力提高檔案管理人才隊伍的政治判斷力、政治領悟力、政治執行力；二是積極引進檔案、計算機、信息技術等專業人才，同時還要注重企業內部專兼職檔案人員的培養；三是要積極組織企業專兼職檔案人員深入學習檔案法律法規、標準規范，要講清講明新時代檔案事業發展的新趨勢、新動向，要盡可能多創造機會讓檔案管理人員參加計算機、信息技術等方面的專業知識培訓，豐富檔案管理人員的知識儲備。四是要為企業專兼職檔案管理人員搭建平臺，幫助他們做好職業發展規劃，要讓他們學有所成、學有所用，提升專兼職檔案管理人員的獲得感、歸屬感、成就感和幸福感[4]。

結語

綜上所述，在如今信息化時代背景下，不僅需要高度注重單位經濟結構的有效改革，還應當高度重視檔案管理工作形式的創新。在檔案管理工作中大力推進信息化建設，可以有效提升檔案信息管理工作的整體效率，同時還能夠全方面提升檔案管理工作的可靠性、安全性。因此，應當加快檔案管理工作的信息化建設力度，實現科學、合理的檔案管理。