高職院校檔案信息化管理的對策

張阿敏

（楊凌職業技術學院，陜西楊凌 712100）

高職院校內部檔案信息是高職建設及發展的關鍵性資源，亦是高職院校教育規律整理歸納、發展戰略規劃制定等工作實施的主要依據。如今，高職院校飛速發展以及改革的不斷推進，檔案信息在科學研究、教育活動及管理工作中發揮的作用越發顯著。電子信息化以及辦公自動化的引進，推動著檔案信息化管理的建設步伐，傳統檔案管理體系顯然已經無法順應網絡時代檔案信息化建設訴求。因此，在實際管理當中，相關工作者需融合高職院校現狀，借助信息化技術手段與現代化管理形式，促進學校檔案信息化管理及建設水準提高。

一、高職院校檔案信息化管理必要性

（一）有助于提升檔案信息嚴密性

以前檔案信息保存通常以紙質形式為主，但是伴隨時間推移，漸漸呈現出紙質頁面泛黃現象，致使檔案信息字跡模糊，從而造成多數珍貴檔案信息難以得到良好儲存，甚至會發生檔案文件丟失的問題，對檔案管理工作水準與質量提升帶來反向影響。究其原因，檔案管理工作具有繁瑣的特點，難以迅速核對，然而借助信息技術手段，可使檔案管理者在實施檔案管理工作時應用數據庫，不但便于管理者查找檔案信息，而且還可快速調取檔案信息，利用密碼設置加強檔案信息安全性和保密性，若想調取相應檔案信息必須輸入正確密碼，否則無法得到所需檔案信息，此種方式不但可切實提升高職檔案信息嚴密性，也能有效規避檔案信息被盜取和篡改的現象發生，[1]同時，高職檔案管理者在開展檔案管理工作時更為輕松。

（二）有助于檔案信息檢索與儲存

一般情況下，在開展檔案管理工作時，往往需要針對檔案內容展開信息分類，便于使用者查找和檢索。因此，高職院校與檔案管理者必須明確學校內部檔案信息內容、檔案種類與檔案總量，然后借助信息技術展開檔案內容檢索，其根本目的在于便于進行檔案信息查找及儲存。而在具體進行檔案內容檢索過程中，使用者僅需輸入關鍵詞和時間便可迅速查詢檔案內容，與此同時，計算機可有效解決儲存不足等問題，切實縮小檔案信息內存，把檔案文件進行壓縮，并存于相應文檔當中，從而自動儲存檔案信息，此過程快速有效且可以節約大量時間，改善檔案管理工作質效。另外，利用信息技術還可通過二維碼儲存檔案信息，便于使用者檢索檔案內容。

（三）有助于加快檔案信息的傳播

在高職院校內部檔案管理工作中引進信息技術，在一定限度上可加快檔案信息的傳播。以三億字文檔為例，若以紙質檔案保存，則需通過車輛搬運這些文檔資料，而利用信息技術則可將其存為電子檔案，僅需通過網絡或者U 盤等工具便可進行檔案信息的傳播和應用，兩者差距十分明顯，并且后者可以切實提高檔案信息安全性及傳播速度。在高職學校中，各部門與教職工均會時常應用檔案信息，如學生群體畢業證書發放、學生檔案查詢調取等，若運用紙質檔案，只能通過逐一查找與郵寄等形式，但此種檔案應用方式較易發生檔案文件丟失問題，從而對檔案管理帶來嚴重影響。

二、高職院校檔案管理工作存在的問題

（一）檔案建設基礎設施脫離信息化要求

高職院校教改不斷深化與發展進程中，檔案管理的信息化建設已在逐步推進，然而在具體建設及發展過程中，普遍運用打印機與計算機等設備設施，針對以往檔案實施目錄編制等基礎工作，高職檔案管理尚處在信息化建設發展初期。部分高職院校盡管已經購置先進性設施設備，檔案信息化管理正在漸漸推進，但欠缺校內校外聯動發展，導致其檔案信息化管理發展水平偏低。基于整體視角而言，高職院校在檔案管理和信息化管理尚存有一定差距，且檔案服務功能亟需深度開發，檔案信息共享也有待進一步發展。

（二）檔案信息化建設以及利用程度偏低

互聯網和信息技術的更新換代，促使高職院校正面臨檔案信息化建設及發展的新挑戰。但在此環境下，高職檔案信息化建設及利用程度存在部分問題。首先，高職院校在檔案信息數據庫建設層面尚未完善，信息化技術利用程度偏低，對電子檔案數據采集、信息整合與分析帶來不利影響。在進行檔案信息系統的錄入時，欠缺信息內容詳細、嚴謹的核對，對后期信息數據的修改缺少完整記錄，給檔案信息利用質量和效率帶來影響。其次，高職院校在檔案網站建設層面忽略有關網站和系統的建設工作，盡管部分學校已經開發、建立有關網站和系統，但也局限在網頁制作與校園內網層面，缺乏豐富的檔案資源，欠缺校內校外的網絡聯動。

（三）檔案信息化管理者綜合素養待提升

伴隨高職院校教改工作的深化，學校內部檔案信息化發展和建設過程中需以專業人才為根本保障和支撐。在新時代環境下，高職院校檔案信息化管理和建設的專業人才必須擁有夯實的管理基礎知識，熟練把握信息化管理所有流程與具體手段，同時還可嫻熟應用先進設備與信息技術手段，明確實踐操作程序。[2]但是，就如今高職院校內部檔案信息化管理及建設人才團隊實際狀況而言，與高職信息化檔案建設尚存在較大差距，學校內專業技術人才短缺，檔案信息化管理者綜合素養亟待提高。另外，高職檔案信息管理者對于先進設備設施及技術手段利用程度需進一步加強。這些問題的存在，給高職院校整個檔案信息管理質量、效率均帶來了不利影響。

三、高職院校檔案信息化管理的對策

（一）完善檔案信息化設施建設

若想有效開展檔案信息化管理，需以基礎設施完善建設為基準，針對現階段高職院校在檔案管理工作的薄弱之處，優化檔案信息化管理設備設施，并在實施管理工作時加強檔案信息化建設投入力度，借助此種方式為檔案信息化管理提供必要支撐，同時基于硬件及軟件兩個層面協同展開檔案信息化管理設施的完善建設。首先，基于硬件層面，應采購打印機和激光掃描儀等信息化檔案管理必備的輸出性設備設施，以此來落實檔案管理信息化。[3]其次，基于軟件層面，應構建檔案管理的數字化平臺，促進檔案管理趨于信息化發展，同時還應搭建專業且完善的局域網，亦或構建專業化檔案管理平臺，利用軟件設施設備建設有效加快檔案管理信息化進度。在高職院校實施檔案管理信息化工作，還應構建配套的數據庫，利用數據庫和紙質檔案文件進行充分對接。數據庫內所有文檔均可對應紙質檔案儲存位置。唯有構建科學完善的檔案信息數據庫，才可確保檔案檢索的有效性及快捷性。

（二）構建科學的檔案管理體系

應注重構建完善且科學的高職院校檔案管理信息化管理體系，充分掌握檔案管理工作制度與工作手段，把規范化建設視作根本目標，切實統一電子文件與信息傳播模式，保證校園網絡與有關檔案信息系統高效銜接、聯動。另外，還應構建信息安全防護與信息應用制度體系，為檔案管理信息化建設提供安全保障，在信息資源開發過程必須高度重視隱私權保護，規避重要檔案內容泄露問題出現，積極建設科學的檔案管理形式與體系，有效落實檔案信息共享。

（三）提升檔案管理者綜合素養

針對檔案管理者綜合素養較低的問題，應采取多元化方法提高檔案管理者綜合素養，從而滿足高職院校檔案管理信息化發展要求。一方面，提升檔案管理者專業化培訓、教育力度。比如，學校可借助定期組織校園主題講座，或者面向教職工群體展開定期入職教育和培訓，以此提升高職院校內部檔案管理者專業技術水平。另一方面，學校可招錄掌握信息技術，且具有檔案管理能力的人才從事該項工作。現階段，高職院校檔案及文件管理工作均隸屬文職崗位，因此，在文職工作者招錄過程中，應招錄專注于計算機技術和信息技術領域的人才。除此之外，學校可把職工檔案信息管理水平視作其工作評價的重要指標，同時針對職工所具有的信息技術水平和實踐應用能力實施薪酬待遇調節，以此激發檔案管理者工作自覺性及積極性，進而優化檔案管理信息化建設質量與管理水平。

信息技術迅速發展，可切實推動社會各領域轉型升級，在高職院校中及時引進信息技術有助于推動檔案管理趨于信息化方向發展。高職院校內部檔案信息作為學校運行的基礎資源信息，在具體建設及發展進程中，應注重檔案管理信息化重要價值，基于目前發展現狀，制定信息化管理對策，促進高職院校內部檔案管理信息化發展。