對事業單位檔案管理的創新思路的探討

王梅

摘要： 隨著我國經濟的迅速發展，事業單位管理工作也在不斷的創新與改革，對于檔案管理工作來說亦是如此。事業單位工作下會形成大量的檔案數據，為做好基礎服務工作，必須做好檔案管理創新工作。傳統的事業單位檔案管理模式耗費大量人力物力，而且工作效率不高。因此，我們必須積極利用互聯網信息技術帶給我們的便利，對事業單位檔案管理工作進行積極的創新與發展。文章對當前事業單位檔案管理存在問題進行分析，探討檔案管理創新的方法策略。

關鍵詞： 事業單位;單位檔案;檔案管理;檔案創新

引言：在事業單位管理工作中，檔案管理占據著較重要的位置。作為事業單位管理工作崗位的基本工作，檔案通常會記錄此事業單位的成長過程，是精確分析事業單位成長能力，評價人才培養效率、發展潛力的重要標志。因此，檔案管理工作效率的強弱將直接決定著其它部門工作的品質。通過事業單位內部檔案資料的擴大，檔案管理員的工作量也隨之增大，一些問題也就凸顯出來，主要表現為對檔案管理不夠注重、管理工作者的技能較弱、檔案管理體制不完善、檔案管理的現代電子信息程度不高等方面。隨著社會的發展，事業單位應該更加注重檔案管理人員的技能提升，確保檔案管理效率的上升，使之更好地帶領其他部門的成長，更好的適應時代的要求，充分發揮事業單位公共服務性，滿足社會需求。

1 事業單位檔案管理創新的必要性

事業單位檔案管理工作非常重要，關系到事業單位內部的改革和可持續發展，因此要想促進我國事業單位的可持續發展，我們就必須跟上時代發展的腳步，不斷對檔案管理工作進行創新，探求更加優化的工作方式與方法，提升工作效率。尤其是在當今我國大量需求社會人才的背景下，事業單位必須加強對人才資源的管理和利用。但是由于在實際工作過程當中，事業單位內部的工作人員非常多，檔案管理工作包含著非常多的內容，程序也比較繁瑣，所以工作起來有難度。傳統的檔案管理模式雖然能夠滿足基本需求，但是仍然存在很多問題與不足，有很大的上升空間。對此，我們必須創新檔案管理模式，降低相關工作者的負擔，優化內部檔案管理的組織架構，積極進行創新，不僅能夠加強對人力資源信息的管理，保障相關工作人員入職、在職、離職、離職的相關信息長久的留存，為后續提供參考，而且也有助于事業單位提升內部管理水平。

隨著時代的發展，信息時代已經來臨，我國已經成為了一個互聯網大國，網民數量已經超過數十億，互聯網信息技術目前已經遍布到我國的各行各業，為它們帶來了很多的便利，對于事業單位檔案管理工作而言亦是如此，不僅能夠減少檔案存放的空間，實現數據的大量存儲和永久保存，也能夠促進我國事業單位的改革，我們應當積極的響應時代的號召與要求，抓住互聯網信息技術帶給我們的紅利，在檔案管理工作上實現電子化、信息化、智能化，加強對工作人員的管理和培訓，提升大家對于檔案管理工作的重視，繼續加強對人力資源的挖掘、管理和利用。同時，事業單位檔案管理工作是一項非常基礎性也是一項非常重要的工作，是實現工作留痕的重要體現，為了實現創新發展，我們必須學會運用科學合理的方法，引用最先進的管理模式，積極學習發達國家的先進管理經驗，探究出符合我國國情特點，更加合理化的事業單位檔案管理方法，不斷優化信息收集、整理、存儲等各個環節，提升數據的使用效能，充分為事業單位的各項工作提供良好的基礎和參考。

2 事業單位檔案管理工作存在的不足

2.1 制度不夠完善

在事業單位的管理過程中，完善的規章制度更能夠準確保證工作順利開展，為各項工作的正常開展提供依據，給予一定的參考標準。事業單位的檔案制度管理必須要有制度作為支撐，根據實際情況從事業單位的所有環節著手分析，以便綜合提高工作效率。就現實情況而言，事業單位管理中的制度依舊存在漏洞，工作人員難以有特定的工作參考規范，更容易無意識的開展一些工作，工作效率低，工作質量不足，不利于促進事業單位的持續性進步，甚至還會帶來負面影響。

2.2 缺乏專業的檔案管理工作人員

在檔案管理工作中，部分事業單位都僅有一個檔案管理部門，且將其作為不太重要的部門，地位僅為邊緣部門，實際性的作用不高，加之檔案管理工作缺乏針對性，會直接影響檔案管理工作人員的積極性與主動性，影響后期的檔案管理效率及質量。結合當前事業單位檔案管理工作具體情況而言，即使事業單位的檔案管理者學歷高，但專業性的檔案管理人才缺乏。由于事業單位正處于轉型的關鍵節點，部分從事檔案管理的人才在自身崗位工作中并沒有準確分析到檔案管理的要點內容，甚至不愿意長期從事該項工作，認為該項工作前景不好，甚至跳槽情況屢見不鮮。值得一提的是，檔案管理人員變動情況頻繁，直接導致檔案管理傳承出現問題，難以得到有效解決，即使派遣專業人士處理也難以解決已經有的問題。

2.3 基礎環節工作薄弱

事業單位檔案管理工作一般包括以下幾個流程，分別是收集、檢定、整理、保管、檢索、編研、利用和統計，這些流程主要是依據社會需求和工作需求而設計。在實際執行過程中會因為管理不到位出現相應問題，如材料收集的不完整等，當出現這些問題，意味著管理人員需要花費大量的時間去解決問題，這將無形中增加工作量，導致檔案管理混亂，事業單位管理工作不能忽視基礎工作，認真把握每個細節，為后續工作順利開展打好基礎。

2.4 事業單位檔案檢索和使用效率不高

部分事業單位檔案檢索效率不高。檔案檢索效率與檔案利用效率息息相關，如果檢索效率低，勢必會影響檔案利用效率。之所以出現檔案檢索效率低的問題，就在于事業單位對檔案管理重視不足，沒有給檔案管理部門配備足夠的軟硬件設施和先進的信息技術，致使檔案管理工作雖然進行了信息化建設，但并沒有達到預期效果，特別是很多設備很難滿足現代檢索技術的需要，在很大程度上降低了檔案檢索效率。同時，事業單位檔案使用效率低下。事業單位保存的大量檔案信息資源，能夠在經濟社會發展中發揮重要作用，但部分單位還存在“重管理、輕開發”思想，對檔案信息資源開發重視不足，限制了檔案信息資源的使用效率。

3 新時期事業單位檔案管理工作的策略

3.1 優化管理機制，完善工作制度

第一，做好統籌規劃工作，明確事業單位的自身局勢狀態，制定全面的管理制度，將制度覆蓋范圍擴大，爭取覆蓋全事業單位的每一個部門，實現對現有檔案管理制度的有機調整，完善管理制度的全過程，增強管理制約能力，為后期的各項工作提供前提條件。

第二，在實際工作中，管理者要注意做好持續性管控工作，保證檔案管理工作正常開展，并結合具體情況做好內部管理工作，做好自我監督、社會監督等，通過各部門的有效努力，創設良好的、以事業單位為核心的管理體系，規避單位檔案管理制度下的風險。

第三，對檔案的內容進行歸納、整理以及分析，確保工作開展之前，做好全面調研工作，對不同崗位職責明確確定。只有完善職責管理制度，確定最優的檔案管控標準，加之一些不定期調查以及考核制度，才可真正確定起完善的檔案質量管理標準，發揮制度的約束性作用，以確保管理工作的正常開展。

3.2 注重事業單位管理人員的優化

在事業單位人員管理中，隨著工作的一一開展，管理者的綜合素質以及能力需要被提高，加之單位也有著特殊的要求。對此，需要結合實際工作需求，按照崗位分配的情況配置全面且有效的人才體系。對于目前的檔案管理工作而言，必定要優化團隊，引進一些優秀的專業工作人員，積極配合各部門的管理培訓工作，以便綜合提升隊伍的整體水準。為提升人員的實質性管理效果，在隊伍建設中，必須要提高相關人員的薪資待遇，給予其一定的福利，以便能夠保證各項工作的順利開展。只有增強工作者的積極性，激發員工的工作熱情，切實注意事業單位的檔案人員的工作內容優化，才可保證單位各項工作逐步開展。

3.3 加強檔案建設的目標化管理

目標化的管理模式是以結果為導向或是以目標為導向的管理模式，其主要包括兩種形式，混合管理方法和目的管理方法。前者通過工作目標判斷工作成效，這種形式下要注重目標導向，即而通過目標的設定和完成推動檔案管理水平進步，目標在這個過程中發揮著重要作用。而后者是通過檔案管理中的激勵作用實現檔案管理目的。目的管理能夠廣泛地運用于事業單位檔案管理工作中，其通過建立檔案管理激勵機制培養員工積極主動的工作態度。目的管理更加注重管理效果，其核心是管理期望的結果。管理人員對管理期望要進行全面把握，時刻保持警惕性。社會發展的日新月異，對管理人員進行技能培訓時要更加多樣化，做好檔案管理策劃工作，在制定規劃時要注重對細節的把控。

3.4 利用信息化建設提高檔案管理效率

事業單位傳統的檔案管理模式不僅程序復雜，而且還耗費大量人力、物力。因此，必須利用信息化手段提升檔案管理效率。事業單位應將檔案管理信息化建設作為重要工作加以推進。應結合事業單位檔案管理實際，制定科學合理的檔案管理信息化建設規劃，明確信息化建設的短期、中期和長期目標，分步實施。同時，應轉變原有的檔案管理理念，要求各個部門密切配合事業單位檔案管理信息化建設相關工作，充分調動事業單位各部門參與檔案管理信息化建設的積極性和主動性。加大對檔案信息化建設的落實力度，經常檢查檔案管理信息化建設的進展，及時研究解決面臨的新情況、新問題。應對信息化建設給予足夠的政策和資金支持，確保信息化建設的推進力度，最大程度地提高檔案管理效率。

4 結語

綜上所述，在社會不斷發展的新時期背景下，事業單位需要對檔案管理工作給予充分的重視，不斷地完善管理制度，合理結合信息技術手段，提高檔案管理人員的工作能力，做好事業單位檔案管理工作，為事業單位相關工作提供有力依據。

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