談信息化對婚姻登記檔案管理工作的促進作用

摘要：隨著信息聯網技術的發展，信息化技術也逐漸深入到各行各業中，我們也迎來了信息化時代，在這個時代下，很多行業內的生產與管理都可以與信息化技術相結合，可以很好地促進行業的發展。在婚姻登記檔案管理行業中，也逐漸引入了信息化技術，對婚姻登記檔案管理現代化產生了一定的影響，但是在這個過程中也產生了很多問題，本文就真的這些問題提出了相應的解決策略，希望給相關的部門提供一點借鑒。

關鍵詞：信息化時代;婚姻登記檔案管理;促進作用

1前言

我們每個人的階段性成長，以及每個企業的發展進步，都有一定的檔案，而我國對婚姻登記檔案管理的要求也是十分嚴格的，又加上我國人口基數大，經濟發展迅速，我國的婚姻登記檔案管理內容體系十分龐大，單純通過傳統的人工婚姻登記檔案管理模式，很容易出現失誤的情況，因此，誰著時代的發展，我國婚姻登記檔案管理也開啟了現代化的進程，信息化技術在婚姻登記檔案管理現代化過程中產生了很重要的作用。

2對婚姻登記檔案管理以及信息化技術的基本概述

很多學者對檔案的定義就是當完成一件事情以后，對該事情的總體計劃和總結所形成的相應文件，對這些檔案進行管理是十分有必要的，可以方便后人對于某件事情的調查與研究，也可以方便人們的日常生活，比如說戶籍婚姻登記檔案管理，車輛交通管理等，這樣這些記錄可以按年為周期變成相應的檔案，可以為后續的工作提供有用的數據參考，并且可以進行長期的保存。但是由于婚姻登記檔案管理涉及的行業范圍十分廣泛，內容體系也十分復雜，所以婚姻登記檔案管理的工作是十分龐大的，在傳統的婚姻登記檔案管理過程中，大部分是運用人力來進行管理，很容易出現檔案遺失等情況，隨著時代的發展，信息化技術的出現給婚姻登記檔案管理模式的轉變提供了一個很好的發展契機。

信息化技術可以說是一種信息數據的處理方法，通過互聯網技術完成對信息的收集，整理，分析，處理，存儲。能夠完善對數據信息的處理流程和處理手段，讓信息的處理更加及時準確，在一定程度上解放了勞動力，改善了傳統由人力進行數據處理中產生的不足。婚姻登記檔案管理的本質就是對某些信息進行收集和存儲，因此要當管理過程中完全可以應用信息化處理和分析技術，讓管理工作變得更加有效，更加準確[1]。

3信息化時代下婚姻登記檔案管理的新特點

3.1擁有大量的數據資源

我國需要進行婚姻登記檔案管理的行業有很多，婚姻登記檔案管理的數據來源也十分廣泛，婚姻登記檔案管理的形式也多種多樣，主要有兩種形式，一種是由各種企業的業務部門所含的數據信息轉化而來的檔案信息，另一種是由各種圖片音頻轉化而來的檔案信息，不管是對于哪一種檔案資源，都需要進行妥善的保管和處理。隨著信息化分析技術在婚姻登記檔案管理過程中的運用，通過建立相關平臺，可以加快相關部門對于這些信息資源的收集，處理，存儲。

3.2完善的數據管理體系

在信息化時代下，通過建立相應的平臺和數據庫，通過連接各個企業的互聯網客戶端，輸入一套婚姻登記檔案管理的模型，在之后的婚姻登記檔案管理工作中，就可以實現信息結構的自動化處理，不僅可以快速準確地對信息進行自動收集和存儲，還可以通過相關模型對數據進行定向的分析，得到想要的結果，另外還可以通過云技術將信息儲存到云端，不僅擴大了信息儲存的數量，而且加強了信息儲存的保密性[2]。

3.3高強度的保密性

婚姻是社會中大部分人必須要經歷的一件人生大事，而且在婚姻登記過程中所涉及到的個人信息相對來說也是比較多的，因此，婚姻登記檔案也算是個人的私密檔案，這也就對我國婚姻檔案登記管理工作提出了更高的要求，必須要保證檔案管理的保密性，不得泄露婚姻登記雙方的個人信息。而且也是符合我國法律規定的，如果一旦出現婚姻檔案登記泄露的情況，那么會對當事人的日常生活造成嚴重的影響。因此采取一切措施保證婚姻檔案管理工作的私密性是非常有必要的，通過大數據分析技術以及云端儲存技術，可以有效地實現婚姻檔案管理的私密性，其次，由于在婚姻維持過程中，當事人的主觀意志發揮的作用是非常大的，所以婚姻的持續時間是很難預估的，這也就導致婚姻檔案的保存期限也無法進行確定，這也就意味著婚姻檔案的保管期限與婚姻檔案的保密期限在大體上是一致的，只要婚姻關系仍然合法有效，那么婚姻檔案管理工作就必須要保證私密性，而整個私密性保管的時間就是婚姻檔案的保存期。

3.4專指性比較強

在確定婚姻關系的過程中，首先需要對當事人雙方的個人信息進行充分的了解，該信息主要包括當事人的出生日期，家庭住址等非常私密的信息，所以專指性是非常強的，因此，我國在檔案管理過程中，將婚姻檔案管理列入了專門的檔案管理工作，而婚姻檔案管理在婚姻持續過程中，還在不斷地進行更新，如果婚姻狀況一旦發生改變，那么檔案的內容也會發生更改，因此，婚姻檔案搜集的是婚姻當事人從締結婚約以后的所有信息。在這個過程中，確保信息收集的準確性是非常有必要的，如果出現信息不實的情況，那么很有可能存在著騙婚的風險，對于當事人某方的利益來說，是非常不利的，而且也已經違背了我國相關法律的規定，再次在婚姻檔案的保存過程中，相關部門一定要確保婚姻檔案管理的完整性，這其中也體現了婚姻檔案管理的專指性。由于婚姻檔案的這些特點所以對婚姻檔案的管理更應該嚴格，在信息化時代下可以借助一些信息技術來實現婚姻檔案的高效管理。

4信息化對于婚姻登記檔案管理工作的概述及重要性

現階段在我國婚姻登記檔案的管理過程中，信息化技術得到了廣泛的運用，比如說各種計算機，互聯網技術，而這些技術的應用在很大程度上提高了檔案管理的效率，同時也為檔案管理提出了更高的要求。在信息化的背景下，婚姻登記檔案管理主要是指將現代信息技術與檔案登記管理工作相結合，從而實現婚姻登記檔案管理的現代化進程，同時在這個過程中還要對于各種網絡資源進行整合，逐步的改善在進行檔案管理過程中的問題，為保證婚姻登記檔案管理的安全和效率提供有力的保障。

在婚姻登記檔案管理過程中，運用信息化技術可以發揮多方面的優勢，主要有以下幾點：首先，信息化讓婚姻登記檔案在管理過程中實現了共享，這個共享主要是指檔案管理機構與當事人之間的共享，而這種共享也是在保證一定安全性基礎上所實現的共享，傳統的婚姻登記檔案管理工作由于管理形式存在很大的局限性，所以在應用過程中，要想實現信息共享的難度是非常大的，這就使得婚姻登記檔案管理的利用率相對來說比較低，也無法滿足居民的各種需求，對于居民的合法權益來說是一種侵害，而且還降低了居民對于社會公共部門的信任。其次，信息化提高了婚姻登記檔案管理工作的效率和質量，在傳統形式下都是采取人工檔案管理的方式，這種方式雖然也在一定的優點，但點但是實際上弊大于利，主要表現在耗時長，經濟成本比較高，錯誤率高。而通過信息化的管理方式，所需要運用人力資源的地方就少了很多，降低了人力資源成本，這在一定程度上也減輕了國家的財政負擔，而且由于機器不需要休息，所以他們的工作效率和準確性會更好[3]。

5信息化對于民事檔案管理工作所產生的促進作用

信息化在我國各行各業的運用過程中都產生了或多或少的積極作用，也給很多行業的發展帶來了新的發展契機，而在婚姻登記檔案管理過程中，信息化也發揮了很多的促進作用，主要表現在以下幾個方面：

5.1改變了傳統檔案的載體

在傳統形式下，檔案都是采取紙質版的材料進行存儲的，這種存儲方式受到客觀因素的影響會比較嚴重，比如說存儲環境，紙質材料等，如果出現陰雨天氣，那么很有可能導致紙質檔案受潮，出現檔案自己不清楚的現象，很容易導致檔案的損壞，不利于檔案的存儲。同時，由于檔案的形式是多種多樣的，不只包括紙質版的檔案，而且還包括各種音頻，視頻等材料，而這些檔案在存儲過程中所面臨的就不只是存儲環境的問題，還面臨著存儲空間的問題，如果檔案數量過于龐大，那么相應的機構是無法提供充足的場地去存儲這些檔案的。這就在一定程度上導致了婚姻檔案管理效率低下，管理質量不佳等情況，但是通過利用各種信息化技術可以將一些紙質檔案轉化為電子文件，而一些音頻，視頻等資料也可以轉化為電子文件，只需要儲存在一個硬盤中就可以，不需要占用太多的空間。同時，電子檔案在查閱過程中，還可以通過相應的檢索框進行快速的檢索，極大的提高了檔案管理的便利性。

5.2提高檔案管理的效率

由于婚姻登記部門在日常工作過程中需要與群眾面對面的接觸，所以民政部門在進行檔案管理過程中，是為了給民眾提供更加便利的服務，而傳統的檔案管理模式下，從檔案的收集整理分析到存儲工作所需要耗費的時間是非常多的，這在一定程度上影響了工作人員的工作效率，不利于更好的為人民服務，但是通過信息化的方式就可以極大的縮短各個流程所需要的時間，在最短的時間內將各種檔案整理到位，極大的提高了工作人員的工作效率，而且一定程度上也減輕了他們的工作負擔，讓他們更好地為居民服務。

6信息化時代下婚姻登記檔案管理中存在的問題

6.1缺乏相應的婚姻登記檔案管理機制

由于我國婚姻登記檔案管理現代化進程剛剛起步，所以相應的管理機制并不完善，特別是在信息錄入到信息化系統的過程中，由于這個步驟是十分繁瑣的，而在這個步驟也沒有相應的管理體系和機制，容易出現很多的問題，導致了檔案以后的使用和利用有很大的困難。另外，在我國婚姻登記檔案管理過程中，仍然存在著婚姻登記檔案管理體系不完善，導致檔案的利用率不高，缺乏相應的檔案查閱流程，管理重點等，因此其容易造成檔案泄露，丟失的情況。最后我國的婚姻登記檔案管理體系中還缺乏相應的校準機制，無法確定某一數據的真實有效性。

6.2缺乏相關的專業人才

在信息化時代下，想要充分的運用好信息化分析技術，就必須培養相關的計算機技術以及數據分析的專業人才，但是我國目前仍然沒有重視對這方面人才的培養，特別是在婚姻登記檔案管理領域，大部分的管理人員仍然是有著老一輩傳統思想的管理人員，思想比較傳統，對于信息化分析技術以及互聯網技術的認識不足，也缺乏相應的操作經驗，不利于我國婚姻登記檔案管理現代化進程。另外，由于各種各樣的原因，導致婚姻登記檔案管理專業人才流失比較嚴重，在學習完該方面的知識后，轉身投入到其他行業的工作中，對婚姻登記檔案管理的發展也是十分不利的。

7結束語

綜上所述，婚姻登記檔案管理是一項十分龐大的工作，為了加快婚姻登記檔案管理的效率，相關部門應該追上時代發展步伐，在婚姻登記檔案管理過程中，融入信息化分析技術，讓婚姻登記檔案管理更加精準化，科學化和合理化，解放人力，即使在婚姻登記檔案管理現代化進程中會面臨很多的問題，也要堅持不懈的去解決這些問題，促進婚姻登記檔案管理的現代化進程。

參考文獻

[1]周惠.關于婚姻登記檔案信息化管理的思考[J].農家參謀，2019（18）：225.

[2]覃瑜莉.新形勢下做好婚姻登記檔案規范化管理的幾點思考[J].今日財富，2019（15）：165.

[3]許曉暉.新形勢下如何做好婚姻登記檔案規范化管理工作[J].知識經濟，2019（03）：98-99.

作者簡介：陳明玉，（1968.10.2），男，漢，山東省單縣，本科（副研究館員），婚姻登記檔案管理。