高校教學檔案管理工作的思考

倪莉

教學檔案是高校教學工作的重要組成部分，對高校的教學工作起到的作用日益突出，只有對教學檔案的管理工作予以重視，進行改革和建設，才能充分發揮教學檔案的應用價值，促進高校教學工作的發展。

一、引言

隨著我國高等教育事業的發展和教育教學改革的不斷深入，我們深刻認識到教學工作檔案在高校整體工作中的作用。高校教學檔案管理工作是一個具有內在運作規律的嚴密體系。教學檔案是反映教學管理、教學實踐和教學研究等教學過程的原始資料;是學校教育活動和教學管理工作的真實記錄;以文字材料、圖表、圖片等形式進行保存。教學工作檔案的建設與發展需要不斷完善和規范。

二、教學檔案的重要性

高校以教學工作為中心，教學檔案則是高校教學工作的重要組成部分。教學檔案是以文字材料、圖表、視聽影像等形式存在，是具有查考利用價值的各種資料載體的集合，能為教學管理和決策提供參考，能為各種教學檢查、教學評估提供原始佐證材料，是學校能順利發展的基礎性、必要性材料。

首先，在教學工作和實踐中可以認識到教學檔案是反映和考核教職工教學工作的重要內容和依據;是衡量高校教學管理和教學質量的重要標志之一;是開展教學改革、評估教學管理工作的重要依據。

其次，高校教學檔案管理工作直接關系到學校的辦學水平和辦學質量，教學檔案因其廣泛性、通用性、周期性和延續性等特點是交流教學經驗和教學成果的重要工具，可以改進教學工作，強化教學管理。

隨著高校發展逐漸壯大，教學工作中形成的檔案材料越來越多，內容越來越豐富，應用也越來越廣泛。加強教學檔案管理工作，對于促進教學質量和教學工作的持續發展有著至關重要的作用。

三、高校教學檔案管理工作的現狀

（一）教學檔案歸檔標準不清晰

教學檔案管理是一項復雜的、持續性的工作，它需要嚴格的制度規范和科學的管理方法。在教學檔案的產生、收集、整理、鑒定和利用等運轉過程中，應當實施科學化的管理。

高校教學檔案管理過程中， 經常遇到歸檔標準比較模糊的狀況， 致使各教學部門的教學檔案殘缺，有的檔案有頭無尾或有頭有尾卻無過程材料，比如質量工程項目只有立項材料，沒有過程材料和結項材料，就不能體現出此項教學工作的成果和意義;或者歸檔了不必要的紙質版教學檔案，比如已畢業四年以上的學生試卷、畢業論文等，導致材料太多，無地存放，造成教學檔案質量粗糙， 利用價值低。另外，電子版的教學檔案保存的更加不全面， 基本上散存在每位教學管理人員的個人電腦里，如遇電腦故障，有可能電子資料因無備份而全部丟失。這樣就造成教學檔案不完整，查補檔案材料困難;同時也降低了教學檔案的利用價值，如果收存檔案后不積極地開展利用工作，也就失去了教學工作檔案自身的價值。

（二） 缺少專業的檔案管理工作人員

如今，各高?；旧隙冀⒘诵＜墮n案室或者檔案館， 負責全校的檔案管理工作， 但是多數高校二級教學部門沒有專職或責任明確的兼職教學檔案管理人員。

高校教學檔案管理工作一般由教務辦公室工作人員兼任，但其本身的教務工作量就較大，且沒有受過專門的檔案專業知識培訓，缺乏檔案管理經驗和意識，偶有材料錯裝、漏裝、材料填寫不完整或填寫錯誤等現象，無人督辦監管，在一定程度上影響了教學檔案歸檔的積極性，教學檔案的質量難以保證。

（三）教學檔案歸檔不及時

教學檔案歸檔不及時是比較容易發生的現象。教學管理工作人員忙于自己的日常事務性工作，對教學檔案不夠重視，認為工作做完即可，很多教學資料沒有在完成一件工作時就及時歸檔，而是在學期末或者新學期開始再進行統一歸檔工作，這樣往往會導致某些資料收集的不全面或不系統。教學檔案沒有及時的進行歸檔，在需要使用時才發現有部分缺失，卻又沒有認真處理，或者臨時編造或者放任不管，而這將導致檔案與事實偏離，形成不夠嚴肅的工作作風，最終影響民辦高校教育事業的發展。

教學檔案的歸檔工作是依賴于平時工作的一點一滴的日積月累，歸檔的滯后容易將材料散亂丟失，在某種意義上影響了檔案管理工作的效率。

（四）教學檔案管理方法陳舊

高校教學管理檔案隨著高校建設規模不斷擴大，教職工、學生數量逐年增加，致使教學檔案材料的收集、歸檔工作量也日趨龐大，因計算機檔案管理專業人員和專業檔案系統的缺乏，大部分高校的教學檔案管理還停留在人工紙質檔案的管理階段，且存在沒無邏輯、無系統的擺放存檔的現象，如不同類型的材料夾雜放在一起，管理方法陳舊，查閱起來比較困難，也容易發生紙質檔案年久失真或丟失的現象。

在校園網信息技術普及的當下，沒有發揮出計算機多媒體在教學檔案管理中的應有的作用，傳統的教學檔案管理方法也需要持續改進才能更好的發揮教學檔案的實際作用。

四、高校教學檔案管理的幾點思考

（一）提高重視，建立健全教學檔案管理制度

要改變高校教學檔案管理中的不良現狀，必須要從高校校領導層面開始予以重視，將檔案建設列入學校的工作計劃，確立教學檔案核心機構，對教學檔案建設和管理投入專項經費，配備足夠的檔案用房、相應設備及檔案管理的專兼職隊伍，不定期地對管理隊伍進行業務上的培訓，使其具有現代化檔案資料管理的水平，并建立有效的監督管理機制。樹立先進的教學檔案管理意識，建立健全一整套科學的、規范的、行之有效的既符合國家《檔案法》要求又適應學校實際的教學檔案管理制度。在檔案管理制度中，要明確檔案管理人員的工作任務和職責，對教學檔案的收集、分類、保管、查詢、借閱、交接等工作流程及歸檔要有詳細的實施細則，使教學檔案管理做到有規可循、有規必循、客觀準確、完整連續。

各教學部門要充分重視，樹立全員檔案管理意識，加強督辦監管力度，自覺、積極、主動地對教學檔案進行有依有據的統一管理。

（二）教學檔案的保管

1.教學檔案設專人負責

由于檔案管理工作具有較強的專業性，教學管理信息的形式與內容復雜多樣，因此，各教學部門應設有較高的業務水平和管理能力的專人負責保管教學檔案，建立多層次教學檔案管理隊伍來管理本部門的教學檔案。教學檔案管理人員一是要有高度的責任心、較強的專業性和程序性，要熟悉檔案管理的管理制度和工作流程;二是要不斷學習、更新檔案業務知識，能熟練的運用計算機多媒體參與檔案管理、數據分析工作;三是要掌握教學檔案的多樣化、歸檔時間等特點，嚴把檔案歸類關，如有非常重要的檔案應定期向學校院檔案室或檔案館移交。

教學檔案管理工作人員如遇工作職責調整或人事變動時，應做好紙質版和電子版檔案資料的工作交接，并列出交接清單，雙方簽字后，交部門領導審核，以確保教學檔案準確、完整的移交和保管。

2.教學檔案的保管期限

高校教學檔案根據其特點，保管期限也應各有不同，有的需要永久保存，有的需要長期保存，有的則短期保存。例如，學籍檔案、成績檔案、畢業學位審核檔案、各類統計報表需要永久保存;上級下達的有關教學工作的文件材料，教學改革、培養目標、培養規格等指示規定、教學管理規章制度、實施規劃，人才培養方案等需要長期保存;學生考試試卷、畢業論文、實習材料等可考慮短期保存，在學生畢業四年后，則可向學校申請對短期保存的紙質材料，進行統一銷毀。這樣既可保證教學檔案材料的價值，又可節省紙質材料的放置空間。

3.教學檔案的保管模式

教學檔案要根據其類別、特點進行分類裝盒、集中統一的管理。高校教學檔案主要可分為：教學綜合檔案、日常辦公檔案、日常教務運行檔案、教材檔案、各類考試檔案、本科插班生檔案、學籍學位檔案、成績檔案、實踐教學檔案、教學質量監控檔案、教研教改檔案等等。對教學檔案的紙質版檔案和電子版檔案要同時進行歸檔管理，并注重電子檔案的同步備份。在每一項教學工作完成的過程中，要做到邊做邊歸檔，這樣可有效的避免檔案資料的丟失。

紙質版檔案材料，要求圖文清晰、內容真實、準確、完整，原則上不能進行手工涂改，按學期或學年度分類裝訂成冊，按檔案類別制作檔案封面、目錄，裝入文件盒并在文件盒側面貼上標簽，按學年度順序排列放入檔案柜管理存檔。為使教學檔案更加整齊美觀，可統一制作檔案封面、目錄及文件盒標簽的模板。如某項工作檔案只有紙質版，則應將紙質版檔案進行拍照或掃描成電子版檔案進行存檔。電子版檔案材料，同樣按檔案類別，每一類建立電子文件夾，進行電子資料歸檔和備份。

確立明確的檔案保管模式可確保教學檔案完整、準確、系統和安全，及時收集，隨時歸檔，以防錯漏，便于利用。

（三）教學檔案信息化建設

隨著高校校園網的建設和不斷完善，教學檔案管理的網絡信息化已勢在必行，各種教學文件、教學信息等的上傳、簽收與下載，無紙化辦公可提高工作效率。為更高效的做好教學檔案的管理工作，可建立教學檔案數據庫，具備檔案分類管理、保管、檢索的功能，并納入全院信息系統統一管理，與學校信息化建設接軌，使教學信息資源達到共享，用最便捷、最快速的方式給予教學檔案最有效的利用。

教學檔案從人工管理逐漸過度到信息化管理，以數字信息的形式存儲檔案資料、研究規律，利用計算機多媒體等先進技術進行管理、全面統計和分析，可提高工作效率，增強檔案信息的安全性，提高教學檔案管理的水平，提升教學檔案的價值，從而促進學校的教學管理工作。

五、結語

高校需要不斷探索和進取，教學檔案工作也一樣，需要認真對待，不斷完善、不斷規范，采用針對性的方式進行科學的管理，為學校管理、領導決策及教學評估等工作提供完整、系統、真實的教學信息和原始數據。讓其為高校培養高質量的人才奠定基礎，確保民辦高校的健康的可持續的發展。

高校教學檔案管理工作是一項有重要和特殊作用的工作，繁瑣而細致。學校領導和全體教職工要從思想上增強教學檔案意識，提高檔案管理的自覺性和責任心;要制定科學規范的教學檔案管理制度;要不斷更新管理觀念、管理手段，在實踐中總結經驗，利用先進的管理技術，加強教學檔案的利用，使高校教學管理更加制度化、規范化、科學化，使教學檔案管理工作在高校教學發展中發揮更大的作用。

（作者單位：廣州大學松田學院）