互聯網背景下加強高職院校學籍檔案信息化管理探析

王娜

摘 要：高職院校學籍檔案不僅是教與學過程中最原始、最真實地記錄，而且是評價教學質量和教學管理水平的重要依據。隨著信息技術的發展和提升，應用互聯網技術對學生學籍檔案實施管理是解決現有學籍檔案管理繁瑣及簡化工作的關鍵性問題。加強高職院校學籍檔案管理信息化建設有利于學籍檔案的整理、查閱，也有利于信息整合、共享、利用和開發。分析互聯網背景下高職院校積極開展學籍檔案信息化管理的必要性、基本現狀以及目前管理中存在的幾點問題，提出應加強對學籍檔案管理培訓及考核，強化學籍檔案數據庫建設及學籍檔案信息安全工作，加大對學籍檔案管理的資源配置及實施標準化管理等方面的措施，以期提供參考。

關鍵詞：高職院校;學籍檔案;信息化管理;問題;措施

高職院校的學籍檔案真實地記錄了高職學生在校期間接受培養的整個過程，除了具有一般檔案的特點外，還有一定的獨特性，如檔案內容的多樣性、檔案形成的分散性、檔案管理的動態性、檔案利用的頻繁性等特點。學籍檔案不僅是教與學過程中最原始、最真實地記錄，而且是評價教學質量和教學管理水平的重要依據。

隨著信息技術的發展和提升，應用互聯網技術對學生學籍檔案實施管理是解決現有學籍檔案管理繁瑣及簡化工作的關鍵性問題。加強高職院校學籍檔案管理信息化建設有利于學籍檔案的整理、查閱，也有利于信息整合、共享、利用和開發。檔案信息化建設的最終目標是提高信息管理和服務水平。高職院校必須改變傳統的手工管理模式，充分利用新的技術建立學籍檔案管理系統。因此，學籍檔案的現代化管理對學籍檔案管理的高效及降本將發揮重要作用。

互聯網技術的發展及在學校檔案管理中的應用為學籍檔案的高效有序管理起到了關鍵作用。而應用互聯網技術實施學籍檔案管理也是目前學校檔案室實施檔案信息化管理、現代化管理最有效的方法之一。從學籍檔案管理來講，實現學籍檔案管理的現代化、信息化管理對學籍檔案管理的高效及降本將發揮重要作用。而高職院校學籍檔案在實際管理中存在較多問題，高職院校及相關人員應采取有效措施加以應對。

檔案信息化建設是指運用信息開發檔案信息資源，做好檔案管理，保護檔案資料，提高檔案利用率。隨著信息技術不斷的發展和提升，信息技術被廣泛應用在各行各業中，越來越多的高職院校也開始借助于信息技術加強學籍檔案管理工作。目前，高職院校檔案管理人員針對于學籍檔案管理工作的開展也開始逐漸為實現信息化管理而努力，信息技術的引入為高職院校學生管理工作的開展帶來了很大的幫助，且在一定程度上提升了學習信息管理工作的效率。同時，減輕了工作人員的工作壓力，最重要的是可以實現學籍檔案信息的統一化管理，降低了管理的難度，但是在實現信息技術引入的過程中卻存在很多的問題，比如，缺乏相關的信息化建設管理意識、信息化管理系統存在問題以及學籍檔案信息化管理存在安全問題等等。倘若這些問題不能夠被很好地改善和解決，將嚴重影響高職院校教學及信息化管理的質量和水平，由此可見，探討高職院校學籍檔案信息化建設存在的問題及解決對策具有重要意義。

一、高職院校學籍檔案管理內容及互聯網技術在學籍檔案管理中的必要性分析

1.高職院校學籍檔案管理內容說明

對于高職院校學籍檔案管理來講，主要包括以下內容：一是對高職院校學籍檔案資源和學籍檔案信息的收集、整理、查閱、保管、開發以及利用活動;二是高職院校學籍檔案管理組織結構的管理、組織職能的管理、學籍檔案服務形式、手段的管理及學籍檔案利用者的管理。根據高職院校的實際情況，大部分院校的檔案管理是由學籍檔案管理部門進行或由學生、人事管理部門設立專門的檔案室進行管理。

加強高職院校等學籍檔案管理具有以下作用：一是學籍檔案是高職院校學生成長過程的重要資料依據，關系學生后期的發展，實施學籍檔案管理則對學生發展具有積極影響。二是做好高職院校學籍檔案管理是高職院校管理水平的標志，對提高高職院校管理能力具有重要價值。因此，收集、整理、保管好高職院校學籍檔案應作為高職院校管理的重要任務之一。在高職院校學籍檔案管理中實現現代化管理能使得學籍檔案管理更加有序及高效，有利于學籍檔案信息的收集和管理，有利于學籍檔案信息的查閱、整合和利用，對高職院校日常工作開展也有積極的作用和價值。

2.實施互聯網技術對學生學籍檔案信息化管理的必要性分析

隨著信息技術的發展和提升，應用互聯網技術對學生學籍檔案實施管理是解決現有學籍檔案管理繁瑣及簡化工作的關鍵，運用信息開發檔案信息資源，做好檔案管理，保護檔案資料，提高檔案利用率是檔案信息化建設的最終目的。因此，結合現有互聯網技術實現對高職院校學生學籍檔案的信息化管理，其與傳統的管理模式來講，具有管理方式間接、便于檢索及人力資源消耗少等優點，具體來講，可從以下幾個方面進行說明：

（1）基于傳統的學籍檔案管理方式，存在人員消耗多及效率低的問題，傳統的管理環境下，很多的學籍檔案信息都是紙質的，收集、整理、查閱、記錄等工作都是十分的繁瑣且工作量非常大。利用信息化的管理手段，將紙質的學籍檔案轉換成電子格式，并利用數據庫或是云存儲技術進行妥善保存等，均可以有效彌補傳統人工管理方法中的各種局限。在有效擴大高職院校學籍檔案管理范圍，避免出現管理遺漏和管理錯誤的同時，還可以有效推動學籍檔案管理工作的長久穩定發展。如對學生學籍檔案管理中需要消耗大量的人力資源進行學生學籍檔案的歸類，也需要大量的空間對學生學籍檔案實施保存，同時也需要專業對學籍檔案的完好情況進行觀測。在該種情況下，應用現有信息技術、互聯網技術應用于高職院校學生學籍檔案管理則具有便于學生學籍檔案收集、便于信息查閱及交流的作用，且減少了資源的浪費、摒棄了紙質化的管理模式，在實際管理中具有極大的價值。

（2）互聯網技術已在各個行業得到了廣泛的使用且取得了較好的效果。利用互聯網技術對學生學籍檔案進行收集及信息完善是現有社會發展的必然趨勢，以往的學籍檔案管理模式也將隨之淘汰。因此，在現有高職院校學籍檔案管理中應加大對互聯網技術的應用，以提高學生學籍檔案管理的及時性及準確性，以實現信息資源的共享。

（3）現有情況下，對學籍檔案的管理模式的研究已經比較成熟，而互聯網技術在學生學籍檔案管理中的研究將是目前最佳的管理模式，該種模式極大的突破了傳統學生學籍檔案管理的局限性，如需求者可以直接通過互聯網搜索功能實現對自己所需要的學籍檔案的查詢。同樣，作為管理者亦可以借助互聯網技術實現對學籍檔案的搜集與完善，可提高工作效率。

二、當前高職院校學籍檔案管理主要問題及分析

1.學籍檔案管控制度欠缺及管理混亂

結合現有情況，學籍檔案管理制度的不健全問題主要包括以下幾個方面：一是現有學生學籍檔案管理存在滯后性問題，如高職院校基于人力等多方面的原因對于學生的學籍檔案沒有及時更新，時效性差。二是高職院校學籍檔案管理中的規章制度不健全問題也是關鍵性問題，崗位職責及分工不明確問題造成相關人員對學籍檔案收集、整理及歸檔方面存在不足。三是學籍檔案管理人員意識問題也是主要問題，管理人員對學籍檔案的認識程度不足及檔案管理意識薄弱等情況也造成了檔案管理的系統化程度不強，即學籍檔案管理意識僅處于應付及整理存放程度上的狀態，為發揮學籍檔案管理的實際價值。

2.學籍檔案移交不及時性

高職院校學籍檔案不僅是教與學過程中最原始、最真實地記錄，而且是評價教學質量和教學管理水平的重要依據。然而，學籍檔案管理中存在較多的不確定性，且學籍檔案管理人員流動頻繁，存在學籍檔案移交無人管理或缺乏管理等情況。如一些科研項目，耗時周期長，學籍檔案資料復雜等。責任人員忽視學籍檔案管理，未能及時收集與上報，且文件丟失或損壞的情況時有發生，將對學籍檔案管理的及時性及完整性造成較大影響。

3.管理人員思維管理模式改變難度大

長期以來，高職院校學籍檔案管理人員對學籍檔案管理的思維理念僅僅停留在收、藏、管、用、編等方面，大多檔案管理人員僅僅認為學籍檔案管理只是簡單的進行歸類存放的過程。很少人會把學籍檔案管理與互聯網技術進行有效的結合。現有互聯網技術下，如何改變已有學籍檔案管理人員的思維意識，使其積極學習互聯網技術，應用互聯網技術實現對學生學籍檔案的管理的主要模式應作為重點工作。

4.技術手段及標準化管理的要求欠佳

對于實現互聯網技術在學生學籍檔案管理中的應用，其最基本的要求應為相關資源的配置，如高職院校應配置必要的軟硬件并應制定統一的管理標準。而就目前來看，對于高職院校對于學生學籍檔案的管理所投入的資源有限，如沒有配置相關用于學籍檔案管理所具備的資源，未建立學籍檔案管理統一標準，未對學籍檔案信息進行規范化管理是目前應用互聯網技術實施學生學籍檔案管理的基本障礙。

三、實施高職院校學籍檔案現代化管理的主要措施分析

1.明確職責，加強對學籍檔案管理培訓及考核

做好檔案管理工作，明確職責是關鍵。一是學校應建立并完善檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責及明確學籍檔案管理的具體要求，并對檔案管理人員開展必要的培訓，使相關人員明確學籍檔案管理的重點及難點，以更好開展檔案管理工作。二是加強對檔案管理人員的考核工作，檔案管理人員工作績效的評定問題一直是學校管理工作中的盲點，學校應結合實際情況制定可靠的績效評定機制，以監督、約束檔案管理工作者更好開展檔案管理工作。三是檔案管理人員的技能水平問題也是關鍵，學校應提供良好的培訓平臺，強化檔案管理工作者技能培訓，使其明確學籍檔案管理流程、教學檔案管理具體要求，提高學籍檔案管理工作的效率。

2.強化學籍檔案數據庫建設及學籍檔案信息安全工作

關于高職院校學籍檔案信息化管理問題，屬于現有學籍檔案管理現代化管理的重點，而實施信息化管理，其主要是將學籍檔案轉為電子形式并借助網絡資源實施共享及查閱。對于電子文檔而言，應做好安全把關，如杜絕文件丟失及修改應作為重點問題考慮。對于此，在實際實施管理中必須注意案卷的排列順序，建立電子目錄，以便后期學籍檔案調閱管理。此外，完善網站建設和學籍檔案信息安全方面的規章制度，做好數字學籍檔案的異地保存及備份，以免學籍檔案數據丟失。當前信息化管理過程中，一定要做好信息化建設的安全防范工作，從意識上安全防范，防控病毒、注意保密，注意計算機硬件的安全，同時加強制度管理，減少人為因素造成的信息損失。

3.加大對學籍檔案管理人員的培訓

新的管理方式及理念在日常工作的應用離不開有效的培訓機制。因此，高職院校應采取有效的措施對檔案管理人員進行培訓。一是高職院校應制定更加完善的檔案培訓制度或者手冊，如互聯網實施學籍檔案管理的流程、要點、模塊等重點培訓，對學籍檔案的整理、查閱、信息整合、共享、利用和開發等知識要點進行講解和培訓。以使相關人員能夠學會基本技能及管理要求。二是通過有效的培訓機制逐步改變現有學籍檔案管理人員思維理念，逐步改變傳統的管理觀念，以更好應用互聯網技術實現對學生學籍檔案的有效管理。三是人才的引進也是關鍵，如高職院校可通過外招的模式引進學籍檔案管理的優秀人才，以強化學生學籍檔案管理工作。

4.加大對學籍檔案管理的資源配置及實施標準化管理

隨著信息技術的發展和提升，應用互聯網技術對學生學籍檔案實施管理是解決現有學籍檔案管理繁瑣及簡化工作的關鍵性問題。對于應用互聯網技術實現對學生學籍檔案管理，學校應加大對基本資源的配置并應建立相關的標準。高職院校學籍檔案不僅是教與學過程中最原始、最真實地記錄，而且是評價教學質量和教學管理水平的重要依據。如高職院校應建立完善的信息數據庫，建立有效的信息安全保障機制，并配置相關的計算機輔助設備等，為學籍檔案管理提供基本的物資保障及保證后續實施信息化管理后的數據安全。再如高職院校應結合不同類型的學籍檔案建立并完善學籍檔案管理標準，以便學籍檔案管理標準化及統一化的實現，以便于后期學籍檔案的查詢及歸檔。

四、結語

綜上分析，檔案信息化建設的最終目標是提高信息管理和服務水平。高職院校必須改變傳統的手工管理模式，充分利用新的技術建立學籍檔案管理系統。只有加強高職院校學籍檔案管理信息化建設，才能更好地為學生管理服務，也更有利于學籍檔案的整理、查閱、信息整合、共享、利用和開發。針對高職院校學籍檔案管理中存在較多問題，高職院校還應進一步提升信息化管理意識，加強安全防范管理等有效措施。

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作者單位：楊凌職業技術學院藥物與化工分院