企業(yè)存貨采購內部控制的重要性及對策建議

王文軒

摘要：存貨是制造企業(yè)重要的實物資產，存貨在企業(yè)的周轉包括采購、倉儲、生產、再次倉儲和銷售五個環(huán)節(jié)，其內部控制對企業(yè)降低運營成本和提升盈利能力非常重要。本文對制造業(yè)企業(yè)存貨采購內部控制的重要性和現(xiàn)階段存在的主要問題進行了分析，并提出了改進建議。

關鍵詞：制造企業(yè); 存貨采購; 內部控制

一、制造企業(yè)存貨采購內部控制的重要作用

存貨是制造企業(yè)的重要實物資產，，是生產的起點，存貨在制造企業(yè)往往經過采購、倉儲、生產、倉儲、銷售五個環(huán)節(jié)，將采購、倉儲、生產、銷售、財務等主要生產經營部門緊密聯(lián)系在一起。因此，存貨的管控在制造企業(yè)的內部控制中顯得尤為重要，而存貨采購環(huán)節(jié)的控制是源頭，其重要性主要體現(xiàn)在資金占用和企業(yè)盈利能力兩個重要方面。

內部控制

從資金占用角度看，制造企業(yè)存貨金額較大，在資產總額中占比很高，企業(yè)存貨占企業(yè)總資產的比例大約為50%.由此看出，存貨是企業(yè)重要的流動資產對企業(yè)資金影響很大，甚至決定著企業(yè)資金鏈的安全。如果不根據(jù)市場需求來制定企業(yè)的銷售計劃、生產計劃和采購計劃，盲目大量地采購和生產，勢必造成存貨的大量積壓，積壓的存貨滯銷，影響資金及時回籠，增大資金使用成本，增大財務費用，降低企業(yè)的盈利能力，嚴重時甚至有引發(fā)資金鏈斷裂的危險，直接將企業(yè)推向生死存亡的邊沿。

二、制造企業(yè)存貨采購內部控制存在的主要問題

1. 原材料等存貨采購量與生產銷售不匹配

企業(yè)采購計劃與實際 需求偏離較大，導致原材料等存貨采購量與生產銷售不匹配。

第一，企業(yè)預算編制流于形式。未認真進行市場調研，企業(yè)戰(zhàn)略目標定位不準確，導致銷售計劃偏離實際情況，影響生產計劃的制定，從而影響采購計劃的準確性。

第二，缺乏行之有效的預算調整機制。市場環(huán)境變化時，企業(yè)沒有及時捕捉到相關信息，并及時調整自己的銷售策略，同時調整生產計劃和采購計劃，使采購計劃與實際需求不相符。

2. 企業(yè)缺乏行之有效的存貨采購內部管控制度，不相容職務未相分離

（1）采購環(huán)節(jié)不相容職務存在未相分離的問題

采購環(huán)節(jié)不相容職務未真正相分離。有些不相容崗位由同一人擔當，有些崗位雖然分離了，但相關人員也可以串通，影響供應商的選擇，操控采購價格，給企業(yè)產品生產質量及生產成本埋下重大隱患。

供應商的調研、供應商的選用、合同價格的談判、簽訂合同的審批、采購訂單的申請、采購訂單的審批、貨物驗收、采購訂單支付審批等不相容職務未相分離。

（2）企業(yè)缺乏行之有效的存貨采購內部管控制度

企業(yè)內部各部門之間未建立行之有效的溝通機制。雖然有些企業(yè)有每月定期召開生產經營會，各部門負責人均會參會，但會議討論內容幾乎固定不變，未就市場環(huán)境變化而及時修改企業(yè)預算，調整生產銷售計劃，導致采購計劃未能及時調整，市場應對能力下降。

3. 各采購環(huán)節(jié)管控不力，導致采購成本增加

第一，在簽訂大框架合同時，實際采購價格與采購訂單申請不一致，往往是高于采購訂單申請價格，如采購審核、財務付款審核不仔細，直接增大采購成本，導致企業(yè)利潤下降。

第二，在原材料等存貨入庫驗收時，沒有嚴格按規(guī)定檢查其包裝是否完好無損、檢驗其產品質量是否合格、數(shù)量是否正確無誤，未及時將不合格的物料聯(lián)系供應商退回或換貨，導致不合格的物料流入生產線，產生次品、不合格產品，增大生產環(huán)節(jié)不合格品率，從而增大產品成本，降低企業(yè)利潤。此外，由于未準確清點數(shù)量，也為日后存貨盤點留下了后遺癥。

第三，采購需求訂單未及時處理，采購人員將一些采購訂單集中一起采購，或為了減輕自己的工作量，減少采購次數(shù)，人為地增大一次性采購量，增大庫存，導致倉儲成本、人工成本、資金占用成本增加，降低企業(yè)利潤。

三、加強制造企業(yè)存貨采購內部控制的對策建議

1. 建立科學的決策機制，減少人為干擾因素

第一，實行企業(yè)預算管理，每年 編制下一年度的預算。為了降低庫存，減少存貨積壓， 制造企業(yè)按照以銷定產的思路編制年度預算，根據(jù)市場行情進行銷售預測，根據(jù)原材料價格變動趨勢決定是否提前進行采購儲備。

2. 建立科學的、行之有效的存貨采購內部控制制度

制造企業(yè)存貨采購環(huán)節(jié)至少包括以下幾類不相容職務：供應商的考察、詢價與確定供應商;采購合同的簽訂與執(zhí)行;采購計劃編制、采購業(yè)務的訂單申請與審批;驗收與供應商確定等采購環(huán)節(jié)崗位;采購、驗收與出入庫等相關會計記錄;貨款支付審批與支付執(zhí)行。不得由同一部門，更不能由同一崗位辦理完采購與付款業(yè)務的全過程。

3. 加強人員培訓，增強崗位責任感，提高專業(yè)能力

采購的基本原則包括：成本效益原則、質量原則、進度配合原則、公平競爭原則。采購人員培訓應著重強調以下幾個方面工作：

（1）新產品、新材料供應商的選擇

對新供應商品質體系狀況從產能、設備、交期、技術、品質等多方面進行評估、認證，以確保供應商自身優(yōu)良，未來能滿足制造企業(yè)的供貨需求。

（2）與供應商的比價與議價談判

應充分了解市場行情，從維護企業(yè)利益的角度出發(fā)開展工作，要能經受起各種誘惑和考驗，防止有些供應商為了爭取更好的價格，而采取不當?shù)母偁幨侄巍?/p>

（3）對于已經合作的供應商加強審核

為了確保供應商的穩(wěn)定供貨能力，應從價格、產能、品質、交期四個方面加強審核。及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質情況，以期提升所采購的原材料品質并降低采購成本。

（4）編制采購計劃。根據(jù)制造企業(yè)實際情況確定適宜的采購批次，并進行交期控制，加強與供應商、企業(yè)各部門之間的溝通協(xié)調。

參考文獻

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（青島濱海學院?山東?青島?266555）