新形勢下辦公室行政管理工作策略分析

夏桂楊

摘要：對一個組織來說，辦公室如同潤滑劑一般，承接著溝通各方、后勤服務(wù)等服務(wù)職能，因此有的單位內(nèi)部也稱為綜合辦公室，近些年來，隨著國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)、組織結(jié)構(gòu)的劇烈變化，如何更好地服務(wù)組織全局，更好地開展辦公室行政管理工作，是值得所有行政管理人員思考的問題。本文將結(jié)合作者的行政管理從業(yè)經(jīng)驗來討論如何更好地開展辦公室行政管理工作。

關(guān)鍵詞：人才培養(yǎng);職能建設(shè)

引言：

在十八大會議召開以來，“強(qiáng)總部”的理念逐漸在機(jī)關(guān)事業(yè)單位所提出，所謂“強(qiáng)總部”，即是增強(qiáng)總部職能部門的戰(zhàn)略規(guī)劃能力、風(fēng)險把控能力及服務(wù)能力，對于辦公室來說，即是提高其統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力、服務(wù)能力及后勤保障能力。因此，如何提高行政管理工作能力，來實現(xiàn)“強(qiáng)總部”的目標(biāo)呢。

一、建立健全辦公室行政管理體系建設(shè)

沒有規(guī)矩，不成方圓。若提高辦公室行政管理工作質(zhì)量，必須首先要完善其管理體系，建立健全工作流程、工作記錄等管理規(guī)范，這樣，工作人員在開展行政管理工作時才能有制可依，工作人員的年度考核、工作督促才有相關(guān)依據(jù)。具體措施為：一是建制度，針對機(jī)關(guān)的會議管理、后勤管理、伙食管理、用車管理等，通過合理的民主程序，建立相關(guān)管理要求及規(guī)范。二是明確崗位職責(zé)，劃分工作權(quán)限，組織全員認(rèn)簽崗位職責(zé)說明書，并組織相關(guān)專項培訓(xùn)對工作人員進(jìn)行崗位職責(zé)說明，進(jìn)而層層壓實責(zé)任，提高辦公室整體協(xié)同效應(yīng)。三是完善考核機(jī)制。使辦公室內(nèi)部“能上能下”，即考核優(yōu)秀的人員優(yōu)先升職，考核較差的人員考慮降職，避免出現(xiàn)干得好不好一個樣的現(xiàn)象，從而著力督促職工奮發(fā)作為，有效提高其工作積極性，充分發(fā)揮績效考核的績效督促作用。

二、提高行政管理職工整體素質(zhì)

人力資源是行政管理工作最重要的資源，為實現(xiàn)“強(qiáng)總部”的目標(biāo)，必須實施有效的人力資源管理制度，如培訓(xùn)制度、招聘制度、薪酬制度、績效考核制度等。為充分有效發(fā)揮辦公室行政管理職能，可以開展下面幾點(diǎn)工作：一是以行政管理具體某項工作為導(dǎo)向，如后勤、文書等職能，精準(zhǔn)充實人才隊伍，嚴(yán)格按照崗位需求，安排專門招聘內(nèi)容，不拘一格地多方面引入崗位所需人才。二是改善培訓(xùn)效果。一方面積極組織人員參加專項業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并根據(jù)崗位不同，設(shè)置不同的側(cè)重點(diǎn)，如針對中層干部，則應(yīng)重點(diǎn)培訓(xùn)小團(tuán)隊管理能力、協(xié)調(diào)溝通能力，針對一般管理人員，則側(cè)重于培訓(xùn)其業(yè)務(wù)具體內(nèi)容，以提高其行政基礎(chǔ)工作質(zhì)量。另一方面更高效地開展培訓(xùn)工作，為使培訓(xùn)更適用于機(jī)關(guān)及員工實際，在培訓(xùn)工作開展時，可將培訓(xùn)工作重心前置。做好制定培訓(xùn)計劃前的溝通，統(tǒng)籌機(jī)關(guān)與員工個人發(fā)展需求，確保培訓(xùn)工作計劃科學(xué)、有效，更容易滿足職工的實際需求，提高職工對培訓(xùn)的接受程度。最后是在科學(xué)制定培訓(xùn)工作計劃后，應(yīng)在一定范圍內(nèi)予以公示，并嚴(yán)格落實年度培訓(xùn)方案，充分利用機(jī)關(guān)內(nèi)外部優(yōu)質(zhì)師資資源，加強(qiáng)對職工的培養(yǎng)，并在年末時對培訓(xùn)完成情況進(jìn)行考核，從而有效提高職工的綜合素質(zhì)[1]。

三、增加辦公室的職能定位

在經(jīng)濟(jì)社會環(huán)境變化劇烈的今天，辦公室原有的文秘、后勤服務(wù)等傳統(tǒng)行政職能已日益滿足不了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理需要，因此，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革的大背景下，辦公室新增職能這一事項也逐漸擺上了日程。

（一）完善思想引領(lǐng)職能

在全民發(fā)聲的自媒體時代，職工接觸到越來越多的外部信息，職工通過接納信息，勢必會對所在機(jī)關(guān)與了解的外部信息進(jìn)行對比，從而形成一些消極、埋怨等不利于開展工作的思想，此時，傳統(tǒng)的思想教育方式已滿足不了員工及機(jī)關(guān)單位的需求，這就要求辦公室完善、提高思想引領(lǐng)職能，通過開展多樣、豐富的教育活動，在豐富職工工作、生活的同時，引領(lǐng)職工的思想，匯聚職工的價值觀，最終達(dá)到塑造、完善機(jī)關(guān)單位自身的文化的目的[2]。

（二）加強(qiáng)辦公室在機(jī)關(guān)中的監(jiān)察職能

在發(fā)揮辦公室傳統(tǒng)服務(wù)職能外，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對機(jī)關(guān)其他部門的監(jiān)察，收集基層真實數(shù)據(jù)，以提供給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)管理決策依據(jù)。一是要深入機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作開展一線，與一線業(yè)務(wù)人員開展深入溝通，以及時掌握工作第一手資料，然后進(jìn)行整理歸納，并與一線人員合作分析，撰寫高質(zhì)量調(diào)研報告，以供機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效決策。二是發(fā)揮黨風(fēng)廉政職能。自十八大以來，隨著黨風(fēng)廉政工作的不斷深入、細(xì)化，黨中央對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的廉政工作重視程度也不斷提高。在2020年，隨著十九屆五中全會的召開，黨中央對機(jī)關(guān)事業(yè)單位十四五發(fā)展期間的黨風(fēng)廉政工作也有了新的要求。因此，完善辦公室黨風(fēng)廉政職能，既是黨中央的要求，也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的切實需要。

四、結(jié)束語

因此，隨著時代對機(jī)關(guān)事業(yè)單位提出新的要求，辦公室行政管理人員在高質(zhì)量完成傳統(tǒng)的服務(wù)職能等行政管理工作外，還應(yīng)樹立學(xué)習(xí)意識，完善行政管理機(jī)制，采取有效的培訓(xùn)措施，加強(qiáng)職工的綜合管理素質(zhì)，完善辦公室的思想引領(lǐng)、監(jiān)督檢查等新型職能，以充分滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革提升的需要。

參考文獻(xiàn)

[1]閔勝元.新形勢下辦公室行政管理工作策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，No.333（04）：19+30.

[2]張慶武.新形勢下辦公室行政管理工作[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報，2016，000（010）：135-136.

（南通市人民政府臺灣事務(wù)辦公室?江蘇?南通?226018）