信息化條件下會計檔案電子化管理研究

黃春英

[摘 要]信息化條件下，信息化與會計工作的融合滲透日趨深入，會計檔案電子化管理應運而生，在一定程度上提高了會計工作的質量和效率，但同時機遇與挑戰并行，還存在一些亟待解決的問題。文章以會計檔案電子化管理為切入點，闡述了信息化條件下會計檔案電子化管理的特征，重點分析了信息化條件下會計檔案電子化管理存在的問題，并提出對策，以期為財務管理工作提供參考借鑒。

[關鍵詞]信息化;會計檔案;電子化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2021.04.028

[中圖分類號]F232;G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2021）04-00-02

1 ? ? 信息化條件下會計檔案電子化管理的特征

從信息化條件下會計檔案管理和管理的特征上看，主要有四大特征，具體如下。①檔案信息保存環境要求高。會計檔案電子化管理對存儲空間的需求不大，但對存儲環境的要求較高。檔案信息多以硬盤或光盤的形式存儲，信息保存的完整性與否，對信息存儲環境有一定要求。②電子類文檔易篡改。會計檔案電子化管理不同于傳統紙質檔案，傳統紙質檔案一旦被篡改將或多或少留下痕跡，電子類文檔則不會留下明顯痕跡，無形中降低了檔案信息的真實性。③檔案信息內容豐富。會計檔案電子化管理的檔案信息內容，不僅包括傳統的會計檔案內容，如原始單據、報表、記賬憑證和賬目等，還包括大量的電子數據。④檔案信息具有共享性和高效性。會計檔案電子化管理基于信息化而生，網絡信息化給會計檔案信息的共享提供了便利，使得兩地之間的檔案信息傳遞更為高效和便捷。

2 ? ? 信息化條件下會計檔案電子化管理存在的問題

當前，信息化條件下會計檔案電子化管理還存在諸多亟待解決的問題，如會計信息存儲環境問題、會計檔案管理制度問題、會計信息數據備份問題、會計財務軟件版本問題、會計檔案信息泄露問題，其具體內容如下。

2.1 ? 會計信息存儲環境問題

信息化條件下，會計檔案電子化管理工作對電子信息存儲環境有一定的要求。目前，會計信息存儲環境造成的問題仍然存在，究其原因，主要是計算機的配置過低，會計檔案電子化管理在低配置的計算機運行環境下，受溫度過高、磁場干擾或者濕度過高等環境因素的影響，會計檔案電子化管理的存儲環境不達標，不利于會計檔案信息的保存，一旦存儲媒介被破壞，將會造成無法挽回的損失。

2.2 ? 會計檔案管理制度問題

就目前而言，信息化條件下，會計檔案電子化管理工作缺乏相應的規章制度約束。會計檔案管理制度問題的存在，使得會計檔案電子化管理缺乏規范的流程，在實際工作中隨意性較大，容易出現管理無序的現象。如果出現會計檔案電子化管理相關問題，如檔案的丟失或是歸類錯誤、無法查找等，在責任的界定方面就存在一些困難，會出現相互推諉的現象。如何從制度層面保障會計檔案管理值得深思。

2.3 ? 會計信息數據備份問題

信息化條件下，會計信息數據備份問題是會計檔案電子化管理的突出問題。不管對單位還是企業而言，利用會計檔案電子化管理忽視了數據備份的作用，經常出現對檔案不及時備份的情況，由于檔案數據備份不及時，經濟業務的重要數據不能得到及時備份，一旦檔案出現丟失或是損毀，沒有備份數據恢復數據，就可能會給財務管理帶來永久性的損失。

2.4 ? 會計財務軟件版本問題

目前，在信息化條件下會計檔案電子化管理工作還存在會計財務軟件版本問題。造成這一問題的原因，主要是現在的財務軟件版本較多，不同軟件之間存在不兼容現象，其功能和操作方式各異。會計檔案電子化管理基于相應的財務軟件才能發揮作用，財務人員在學習財務軟件時存在較大的困難，很難做到對每一款會計財務軟件的應用都游刃有余，迫切需要統一財務軟件，使用一致的財務軟件，便于會計檔案電子化管理。

2.5 ? 會計檔案信息泄露問題

在信息化條件下，會計檔案信息泄露問題在會計檔案電子化管理中也不容忽視。現階段，在會計檔案電子化管理中，由于缺乏專業的計算機維護人員，會計檔案信息的泄露給會計檔案信息管理帶來了難題。在日新月異的信息化時代，病毒和黑客對會計檔案電子化管理造成的沖擊不可避免，現有的會計檔案管理人員不具備專業的計算機知識，加之缺乏專業的計算機人員對網絡進行維護和管理，使得外界人士介入到會計檔案信息系統，威脅著會計檔案信息安全，加大了會計檔案信息泄露的風險。

3 ? ? 信息化條件下會計檔案電子化管理的優化對策

信息化條件下，為進一步提高會計檔案信息化管理水平，筆者在了解會計檔案電子化管理的特點及其存在的問題的基礎上，提出相應的優化對策，具體如下。

3.1 ? 提高會計信息存儲環境安全性

會計信息存儲環境的安全性對于確保會計檔案電子化管理至關重要。在信息化條件下，會計檔案電子化管理，通過營造安全的會計信息存儲環境，提高會計信息存儲的安全性，防范因為環境問題對會計檔案電子化管理帶來的風險。其可以從客觀上保障會計檔案電子化管理工作的開展，在具體做法上，要提高會計信息存儲環境安全性。首先，會計電子檔案是指以磁性介質形式儲存的會計核算的專業材料，存放電子檔案需要防火、防潮、防磁，防止電子數據的丟失和毀損。其次，會計電子檔案對環境的依賴性強。會計檔案信息以數字編碼的形式存儲在各種磁性介質上，入庫的磁盤都要放在特制的防磁柜中保存，而且對溫度還有一定要求，應安裝溫度感應設備，還要遠離易燃品堆放地，以此提高會計檔案電子數據的穩定性。

3.2 ? 完善會計檔案電子化管理制度

從制度層面對會計檔案電子化管理進行保障，完善會計檔案電子化管理，應結合信息化條件下的新特點和會計工作的特點，制定具有針對性的詳細的執行方案，建立嚴格的內部控制制度，確保會計檔案電子化管理工作有章可循。在具體做法上，要以《會計檔案管理辦法》為基本準則，增加對系統開發過程的控制、數據編碼的控制以及對調用和修改程序的控制等內容，進一步規范企業現有的會計檔案制度，如嚴格的認證制度、授權操作制度、檔案保管制度、歸檔制度、借用制度等，對會計檔案電子化管理的應用以制度的形式加以肯定，明確職責范圍，嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。

3.3 ? 做好會計電子檔案的定期備份

做好會計電子檔案的定期備份必不可少。在信息化條件下，會計電子檔案的備份和恢復是保證會計數據安全、準確、真實的重要措施。在會計電子檔案管理中，電子檔案的保存應該進行至少一份的備份。在具體做法上，會計電子檔案管理人員應養成數據備份的習慣，在備份數據的時候，做好相關記錄，注明備份時間和操作員的編號，以便及時查閱所需。同時，定期對這些檔案進行檢查和拷貝，以防止因磁性介質的毀損而使信息丟失。為確保會計電子檔案的可持續發展，還應對會計電子檔案定時進行雙備份或多備份，備份數據和原件數據不能存放在同一地點，應設立兩個會計電子檔案保管室，并且分別設在不同的地點，確保會計檔案電子文件的長期可讀。

3.4 ? 加強對會計財務軟件的有效應用

要使用版本一致的會計財務軟件，并加強對財務人員使用財務軟件的培訓，提高財務人員應用財務軟件的能力，進而提高應用會計電子檔案的能力，使不同時期的會計電子檔案具有兼容性。在具體做法上，一般來說，采用新的軟件或是軟件版本更新之后，都應該對財務人員進行專業化的培訓，提升財務人員的操作水平，防止財務人員因為不熟悉軟件的操作而造成的操作失誤。

3.5 ? 提升檔案管理人員的綜合素質

信息技術的發展為會計工作賦能。會計檔案電子化管理采用信息化手段進行管理，對會計檔案管理人員提出了較高的要求，不僅要求會計檔案管理人員具有專業的檔案管理知識，還應具備相應的信息化專業知識和技能，如此才能在日常工作中將會計檔案電子化管理工作落到實處，提高會計檔案電子化管理水平。在提升檔案管理人員的綜合素質方面，要加強基本的檔案管理系統和軟件維護的技能的學習，或設立專業的計算機人員對網絡進行維護和管理。這樣做的好處是，一方面，避免會計檔案電子信息的泄露;另一方面，從時間和資金成本上降低會計檔案電子化管理風險，可謂一舉兩得。此外，會計檔案管理人員還要注重提高職業道德素質，遵守國家相關規定，對一些特殊檔案做到嚴格保密。

4 ? ? 結 語

信息化時代，會計檔案的電子化管理任重道遠。要想充分發揮會計檔案電子化管理的作用，應重視會計檔案的電子化管理工作，結合會計檔案電子化管理特點，從提高會計信息存儲環境安全性、完善會計檔案電子化管理制度、做好會計電子檔案的定期備份、加強對會計財務軟件的有效應用、提升檔案管理人員的綜合素質等方面，積極探索會計檔案的電子化管理的有效途徑，只有這樣，才能最大化發揮會計檔案電子化管理的作用，為會計工作提質增效。

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