數字化背景下干部人事檔案管理思考與探析

劉亞偉

摘要：隨著我國經濟的高速發展，我國各行各業也呈現出良好的發展趨勢。數字化干部人事檔案管理傳是統檔案管理與互聯網技術融合發展的必然結果。數字化管理對檔案管理具有非常重要的現實意義。為進一步推動干部人事檔案的數字化管理，本文從基本概念出發，在深入剖析數字化管理現實意義和現狀的基礎上，對改進對策進行了深入思考，讀來令人受益。

關鍵詞：數字化;干部人事檔案;管理思考

引言

干部人事檔案是干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績、工資待遇、組織關系、職務、職稱晉升等方面的真實再現，是歷史、全面地考察了解干部綜合素質的重要依據。所以，干部人事檔案從客觀上反映了一個單位的管理水平，在干部工作中起著十分重要的作用。但是，隨著社會的不斷發展和人事制度的改革，干部人事檔案的管理出現了一些普遍性問題。

1數字化干部人事檔案管理的基本概念與內涵

1.1干部人事檔案

干部人事檔案是在干部管理過程中形成的文字材料，是干部個人成長經歷、能力、品德和才能的真實記錄。從內容上來講，干部人事檔案一般包括下面幾項內容：一是有關個人經歷、家庭情況、工作變動、思想品德和業務能力方面的文字記錄;二是有關學歷和專業技術職稱方面的文字記錄;三是政審方面的材料;四是參加黨、團活動方面的記錄;五是獎勵、處分方面的材料;六是有關錄用、任免、聘用、工資、出國、專業退伍、調動、離退休、退職等方面的記錄。

1.3數字化干部人事檔案管理

數字化干部人事檔案是指傳統紙質檔案的數字化、電子化，是電子版的干部人事檔案。數字化干部人事檔案管理則由干部人事檔案庫、數字資料庫和檢索查閱三個部分組成。干部人事檔案庫，是干部人事檔案的數字化，將干部的基本情況、學習培訓以及調動信息等內容分類建庫，以便更好地查閱和統計。數字資料庫，則是對干部的身份信息、文憑、證件以及各類活動的音頻、視頻資料與干部對應建庫，以便對干部進行全方位的有效管理。查閱系統，也即查閱干部電子檔案的平臺，是數字化干部人事檔案管理的核心，遠程查檔、閱檔是其關鍵的功能。

2干部人事檔案數字化管理問題

2.1缺乏規范的數字化管理機制

確保原始檔案信息錄入準確無誤，是實現干部人事檔案管理價值的前提。數字化模式的導入，可以進一步提高信息錄入的精準性，更為有效地協助相關部門開展各類工作。目前，仍有相當一部分干部檔案管理部門尚未完全建立起規范的數字化管理機制。尤其是在對頻繁調動的相關人員進行大量信息的錄入時，很容易出現錯記、漏記等情況。又因為急于完成任務，不少單位的干部人事檔案管理人員傾向于減少核對環節，未經比對就最終確認，這無疑很難保障檔案信息的高準確率。

2.2理人員的素質不高

因為干部人事檔案工作的數字化管理需要復合型人才，工作人員既需要了解檔案管理的流程以及辦理，又需要具備熟練操作計算機的技能，因此，給進行實際的數字化管理過程中帶來一定的阻礙。目前，進行檔案管理的工作人員通常沒有接受過系統的計算機知識的培訓，因此，其計算機水平相對較低，這給人事檔案的數據開發和利用帶來較大的影響。目前，干部人事檔案管理的工作人員需要有一個數字化技術、網絡技術的提升，提高其素質，但是由于種種原因，要想普遍提高工作人員的素質，需要一個較長的過程。

2.3檔案資源整合利用度不足

在我國的干部人事檔案管理中，檔案資源的整合、開發與利用的程度明顯不足，在原有的檔案資源整合、開發和利用過程中，相對封閉和被動，不利于充分發揮出干部人事檔案的價值，對檔案資源的整合度不足成為了制約檔案利用的瓶頸。為此，要全面深化對檔案資源的有效整合、深度挖掘，更好地為干部人事檔案管理的數字化建設服務。

3數字化背景下干部人事檔案管理工作的策略

3.1完善規章制度體系建設

建立和健全各種規章制度，是干部人事檔案工作依法依規管理的基礎。制定統一的兼具全面性和科學性的干部人事檔案數字化管理工作規章制度，充分考慮到人事檔案工作的特點及數字化管理的需要，結合實踐經驗，制定檔案數字化流程規范說明，編制業務指導手冊，進一步明確職責分工，規范工作規程與操作流程。多措并舉，優化管理流程，維持工作秩序，確保工作有章可循、有質可查、有據可依，進一步推進干部人事檔案數字化管理逐步走向成熟化、精細化、智能化，促使檔案數字化更好地發揮積極作用。

3.2加強人才隊伍建設，提升檔案服務意識

檔案管理人員是實施干部人事檔案數字化管理的主力軍，其責任意識和業務能力決定了檔案數字化管理水平及資源開發利用情況，因此要加強檔案管理人員的服務理念，提升其檔案資源開發利用能力，提供更優質高效的檔案管理工作。專業人才是做好工作的關鍵，不論是過去的傳統紙質干部人事檔案管理，還是檔案數字化管理工作，都離不開業務能力強、整體素質高的管理人員。為促使檔案管理人員在這個關鍵的工作崗位上發揮作用，檔案管理單位要培養選拔具備嚴格的組織紀律性、良好職業道德的人才，并通過培訓不斷提升其自身政治素養和綜合素質，不斷適應檔案數字化管理發展的需要。同時，檔案管理者還要積極適應信息化發展趨勢，熟練掌握運用干部人事檔案管理信息系統軟件，積極參加專業培訓，學習高效且科學的作業技能，積極適應新形式、新技術、新模式的要求，為干部人事檔案數字化發展提供有力的人才保障。

3.3實現對檔案資源的深度開發

為了充分發揮干部人事檔案的價值，要充分挖掘和深度開發檔案資源，實現對不同層次人員的動態統計、分析和預測，如：專家隊伍、中層干部、離退休人員等，并根據不同的人員設置不同的檔案查閱權限，在確保檔案信息安全的前提下，提升檔案信息的利用率，為檔案信息需求者提供準確、完整、快速的檔案查閱利用服務。

結語

總之，數字化干部人事檔案管理建設是對傳統紙質干部人事檔案管理工作的一次創新，能夠切實提高檔案的利用效率，真正有效地發揮好檔案材料的憑證、依據和參考作用，能夠提高干部人事檔案管理工作的效率和水平、促進干部人事檔案管理更加制度化和規范化。數字化干部人事檔案管理，也是一項綜合性強、具有創新意義的系統工程，對提高干部隊伍素質，增強組織人事部門創新能力，更好地服務于人才人事工作，也有積極的促進作用。

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