大數據對檔案管理發展的影響

摘要：隨著互聯網技術的發展，我國正式步入大數據時代，互網聯信息技術憑借其方便、快捷的特點也逐漸被人們所接受，從而被各大領域應用。信息技術的應用為人們的生活提供了很大的方便，也改變了人們的生活與工作方式。檔案管理作為企業與事業單位管理工作的一個重要組成部分，更應該及時采取科學的管理手段，引入互聯網技術進行行業變革。本文通過對大數據對檔案管理的優缺點進行分析，并針對當前行業發展現狀對如何推動檔案管理的進一步發展提供良好建議。

關鍵詞：大數據;檔案管理;建議

一、檔案管理的重要意義

檔案有著極高的收藏保存價值，而且還能夠為各項數據的收集、查閱提供可靠依據。以文書檔案為例，文書檔案是企業非常重要的一個文件，它關系到企業下一階段的發展以及日常運轉，優秀的文書檔案管理工作甚至會對企業的活動具有指導意義，并結合實際及時對當前工作進行調整，從而更好地為企業發展服務。所以企業需要加大對檔案管理工作的重視力度，并且經過不斷的改革創新，使得檔案管理工作更加到位，從而能夠更好地協助其他部門的工作。

二、大數據對檔案管理的影響

大數據的推廣對于檔案管理有著雙重的影響。一方面，大數據技術的應用能夠顯著提升檔案管理的效率，而且還能夠有效保證檔案管理的安全性。借助大數據和技術對企事業單位的檔案進行管理，不僅能夠提高企業的社會競爭力，借助軟件及硬件資源，建立一套科學、系統的企業管理方案，有效解決傳統檔案管理弊端，還能夠確保檔案管理的準確性，省略了很多不必要的環節，不僅顯著提升檔案管理的工作效率，而且對于檔案儲存的安全性還有保障。大數據技術的應用在一定程度上降低了傳統紙質檔案管理的風險，并且還顯著提升了檔案管理的效率與安全性，這也是大數據技術相較于傳統檔案管理技術的一大重要優勢。凡事有利就有弊，另一方面，大數據的推廣可能會導致數據的真實性與安全性無法得到有效報障。大數據技術主要是借助計算機進行，由檔案管理人員進行輸入，其中的可操作空間比較廣，檔案原始憑證的準確性可能無法得到保障，還可能會被黑客惡意盜取，并且如果檔案牽扯的利益比較大的時候，一部分人受利益驅使可能會鋌而走險，惡意篡改檔案，對企事業單位的管理造成極大不利影響。雖然大數據的發展可能會對檔案管理的安全性造成一定的影響，但是不可否認的是，實現檔案信息化管理能夠有效減少紙質檔案的數量，能夠實現檔案高效檢索的目標，顯著提升企事業單位的檔案管理效率，總的來說還是利大于弊。

三、關于推動大數據時代檔案管理發展的建議

（一）建立健全檔案管理制度

常言道“無規矩不成方圓”，健全的規章制度能夠保障企業的各項管理順利進行，為了確保大數據技術的優勢能夠得到全面的發揮，企業需要結合自身實際發展情況，對傳統的檔案管理制度進行改革，并結合大數據技術的應用情況，制定一個滿足自身實際發展需要的檔案管理制度，借助規章制度規范檔案管理人員的各項工作，使檔案管理人員在實際工作中能夠有法可依，確保檔案管理工作的順利推進。企業在建立健全檔案管理制度時，需要注意以下兩個方面：一方面，結合企業在下一階段的發展規劃制定檔案管理制度，從而能夠使檔案管理人員可以有針對性地進行檔案管理工作;另一方面，需要注意檔案管理工作與企業內部其他工作之間的配合，使制度能夠靈活實施。檔案的收集、整理、保管、調取、查閱等過程都需要嚴格遵循國家關于檔案的著錄標準，統一進行管理歸類，嚴禁任何人以任何理由私自留存檔案，防止其中某項環節出現問題，導致檔案信息被有目的的篡改，保證檔案的準確性。建立健全檔案管理制度，完善檔案管理流程，可以顯著避免檔案數據遺漏、丟失情況的出現，確保檔案的準確性，確保檔案價值得到最大限度的發揮。

（二）加強檔案數據化管理

伴隨著數字信息化時代的到來，企業也需要緊隨時代發展潮流，對檔案管理工作進行改革創新，確保其能夠更好地為企業的進一步發展服務。第一，企業需要加強檔案數據化建設力度，加強在基礎設施方面的投資力度，給予充分的設施方面的支持，確保計算機技術在檔案管理中的積極作用能夠得到發揮，從而進一步推動檔案數據化發展的進程。第二，企業員工應該具有勇于創新的精神，發現并敢于探索檔案管理的新方式，提升企業的檔案管理水平。第三，加快企業檔案數據庫建設的步伐，盡快實現紙質檔案到電子檔案的轉變，不但能夠有效避免檔案破損、污染等問題的出現，還能夠加強保密性，單位內部的檔案調動也更加地便捷，從而顯著提升檔案資源的利用率。第四，為了能夠全面發揮檔案的引導作用，企業需要創建一個基礎信息交流平臺，形成包括各下屬單位在內的檔案系統網絡，并針對專門的人員提供訪問權限，沒有權限的人不得進行訪問，這樣能夠在提高檔案的利用率的同時，還能夠保證檔案資料的保密性與安全性。

四、結束語

大數據技術的廣泛應用為人們的工作與生活提供了方便，也為我國計算機技術的發展提出了挑戰。在檔案管理工作中融入大數據技術，確保檔案價值的充分利用，實現檔案規范化、制度化管理，不但可以顯著解決當前我國傳統檔案管理模式的弊端，還能夠進一步加強檔案管理的準確性，在檔案管理工作中省略了很多不必要的環節，顯著節約資源，降低管理成本，減少不必要的時間，從而能夠有效提升檔案管理的工作效率以及工作質量，并且還能夠借助檔案優化企業人力資源配置，實現檔案價值的充分利用，最終提升企業的社會競爭力，推動企業的進一步發展。

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作者簡介：宋荔兒，性別：女，民族：漢，籍貫：福建莆田，出生年月：1983 年 1月31日，學歷：本科，工作單位： 國投湄洲灣港口有限公司，職稱：中級經濟師。主要研究方向或者從事工作：文檔管理。

（國投湄洲灣港口有限公司?福建?莆田?351153）