辦公室文書檔案收集與管理途徑探究

孫廣凱

摘要：辦公室文書檔案收集與管理是企事業單位基礎管理工作，是日常管理工作的重要組成部分，對企事業單位穩定發展有著重要影響作用。近年來，信息化發展背景下，辦公室文書檔案工作也發生了翻天覆地變化，文章就結合當下辦公室文書檔案收集與管理實際，分析當前辦公室文書檔案收集與管理工作中存在的不足，進而針對性提出如何加強檔案收集與管理工作，全面提升工作效率與質量。

關鍵詞：辦公室;文書檔案;收集;管理

辦公室文書檔案屬于檔案管理工作的一部分，記載了各企事業單位發展歷程，進而為企事業單位發展提供借鑒作用，為單位穩定發展與科學決策提供參考作用。收集與歸檔工作屬于服務型工作，需要相關工作人員具備專業知識與豐富經驗，較高的管理意識，確保文書檔案完整、真實、及時。各單位、企業應該結合自身實際，充分開發與利用文書檔案資源，為企業更好發展打好基礎。

一、當前辦公室文書檔案收集與管理存在的不足

（一）辦公室文書檔案收集完整性不夠

辦公室文書檔案收集是最基礎的工作，但由于各單位、企業的文書內容來源途徑多、文書形式多樣、涉及部門與人員較多，導致收集記錄并不齊全，完整性不夠，這也是文書檔案收集存在的主要問題。一方面，接收、使用相關文書資料的人員未及時提交，或并不配合，導致收集工作難度大、收集不完整;另一方面，文書檔案收集與管理人員自身未及時向相關部門人員收集檔案資料，導致時間一長遺漏收集部分資料。

（二）辦公室文書檔案收集力度不足

在企事業單位發展與運營過程中，會形成、接收多種文書檔案，但由于資料處理人員以及文書檔案管理人員意識不強，導致很多文書檔案破損、缺失、遺棄現象，這也是收集力度不夠的重要體現。我們常見的收集力度不足主要表現在：企業缺乏完善的收集管理制度，文書檔案使用、管理人員的收集工作不規范、隨意混亂、不及時收集歸檔，缺乏相關監督管理機制;文書檔案收集缺乏科學性，收集與歸檔未考慮按照時間、部門等合理收集、分類，連續性較差;文書檔案可靠性較差，資料沒有進行可靠性分類，很難為企事業單位發展提供參考借鑒作用;側重于紙質檔案收集、歸納，缺乏電子檔案備份、收集、歸納意識等。

（三）辦公室文書檔案工作人員管理意識薄弱

專業的管理知識、較高的管理意識以及工作責任心管理是辦公室文書檔案工作人員必須具備的崗位技能，但很多企事業單位并不重視文書檔案工作崗位管理，甚至有些單位缺乏專職的文書檔案管理人員。由于對崗位人員管理的不重視，導致相關工作人員工作積極性不高，專業性較低，管理意識薄弱，缺乏文檔備份意識，最終間接影響了文書檔案質量。有些企事業單位因為缺乏專業知識人員，導致文書管理工作雜亂無章、收集混亂、難以查閱、缺乏及時性、完整性。

二、提升辦公室文書檔案收集與管理工作路徑分析

（一）領導層重視文檔收集與管理工作

作為企事業單位領導層應該深刻認識辦公室文書檔案重要性，加強相關崗位管理，在日常管理工作中明確階段性文書檔案管理目標，充分發揮監督管理作用，從而確保每階段的文書檔案管理工作有效落實。尤其是有些企業過去文書檔案管理工作混亂、不及時，領導層應該首先從歷史文書檔案追蹤管理入手，盡可能多收集齊全文書檔案，并同步做好每階段收集與歸納工作。

（二）構建完善的文檔收集、管理制度

為了確保文書檔案管理工作有章可循，單位應該制定健全的文書檔案收集與管理制度，當中需要明確各人、各部門以及文書檔案管理人員職責與處理時效，明確歸檔時間、范圍、職責部門、責任人以及保管期限;根據自身實際運營情況，根據文書檔案類型，明確歸檔、收集途徑、形式;明確文書檔案收集、歸檔使用、借用規范，集中統一規范管理，確保文書檔案齊全、及時、合理分類、連續有效;將文書檔案收集與管理納入各部門考核計劃，激發相關人員工作積極性;強調文檔備份制度，考慮文檔面臨的失效風險，具備風險意識，進而合理做好備份計劃等。

（三）提高檔案管理人員專業性與職業道德

企事業單位應該結合自身單位的文書檔案管理工作量，合理配備專業的檔案管理人員，重視檔案管理崗位。首先，提高崗位工作人員準入制度，要求必須具備扎實的文書檔案管理知識與經驗，不得采用兼職人員，從而確保管理工作的連續性、一致性;其次，結合檔案管理工作量，合理分配管理工作人員，只有足量的工作人員才能確保文書檔案收集與歸檔管理及時、完整、有效;細化工作內容，結合管理制度落實個人職責，確保工作落實到位;注重培訓與提升文書檔案管理人員，定期參加管理技能以及職業道德培訓，不斷提升人員綜合素質，為更加有效落實、展開文書檔案管理工作打好基礎。

（四）結合信息化背景，提升文書檔案管理效率

傳統的文書檔案以紙質為主，在收集、歸納等方面工作量較大。近年來，信息化背景下，各企事業單位的文書檔案也朝著電子化方向發展，電子檔案的產生一方面提高了文書檔案傳輸、歸檔效率，收集與歸納更及時，另一方面節約了空間，無需要大量的文書檔案柜來承載，對環境保護等都有著積極影響。因此，在日常文書檔案管理過程中，工作人員應該順應時代發展，盡可能多采用電子檔案，對于不可避免的紙質檔案也應該做好電子備份，確保電子文檔庫完整性。電子檔案的應用也是規避風險的重要措施，紙質檔案長期存放會存在很多風險，油墨淡化、水災、火災、紙張損壞等，電子檔則通過多方面備份可以有效規避檔案破損、缺失風險。且對于領導層以及各部門調用而言，電子檔更加方便、快捷。

結束語

辦公室文書檔案管理工作是各企事業單位的基礎工作之一，對企業發展與領導決策都有著關鍵影響。領導層應該重視起辦公室文書檔案管理工作，構建完善的文書檔案管理制度，強化相關崗位管理與培訓工作，做到與時俱進，具備風險意識，重視電子文檔管理與使用，從而促進文書檔案收集與管理及時、有效，為企業發展打好基礎。

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（中國共產黨鄆城縣紀律檢查委員會?山東?菏澤?274700）