淺談高校軟件外包項目的優化管理

王秀梅

[摘? ? 要] 隨著高校信息化建設進程的加快，軟件外包模式因其諸多優勢而被高校廣泛運用，同時也暴露出很多外包管理問題。文章分析了高校軟件外包存在的承包商選擇、建設主體責任不明、后期運維不夠重視、知識產權保護和信息安全等典型問題，針對這些問題，結合自身崗位的管理經驗提出優化策略，從而達到軟件外包規范化管理的目的。

[關鍵詞] 高校信息化;軟件外包;項目管理

0? ? ? 引? ? 言

2014年，在一份關于《高等教育信息化發展狀況》的調研報告中，通過對全國217所高校的應用信息系統數據分析得出，各高校信息系統已覆蓋全校各個業務層面，與此同時，外購與外包的程度也越來越高。[1]由此可見，外購和外包模式如今已在信息化建設中在發揮重要作用。高校軟件采購主要分為：購買市場上成熟的軟件產品（如：E-mail系統、科研工具軟件等）和采購按需定制開發的軟件（如：校園一卡通系統、各業務部門的管理系統等）。從目前高校軟件項目采購數據來看，定制開發項目占80%以上，因此，為確保軟件外包過程順利實施和項目成功交付，各高校在信息化建設中均存在軟件外包項目的管理問題。

1? ? ? 高校軟件外包的現狀和軟件外包概念

高校信息化項目規劃是從宏觀視角出發，以教育部的《教育信息化2.0行動計劃》為指導，以應用驅動，統籌安排項目建設，依托信息化部門牽頭實施的工作機制。高校信息化部門雖然有一定的技術力量，但隨著信息化程度的提高，軟件外包不僅可以解決自行開發周期長，成本高的問題，而且可以解決人力資源困境，優化資源配置和促進創新，讓信息化部門可以更加專注地為學校更核心的業務服務。

軟件外包是指企業為了專注核心競爭力業務和降低軟件項目成本，將軟件項目中的全部或部分工作發包給提供外包服務的企業完成的軟件需求活動。軟件外包內容包括產品開發與運維、產品支持、軟件升級和優化等。

2? ? ? 高校軟件外包項目的管理流程

國內外不同學者對軟件外包管理過程的劃分不盡相同，大多數研究是從承包方的角度，而我校信息化部門早在2015年就從發包方的視角制定了開發類項目管理試行辦法，將軟件外包項目管理流程劃分為5個階段，即：項目決策階段（S1）、項目招標階段（S2）、項目實施階段（S3）、成果驗收階段（S4）和后期運維階段（S5）。每個階段對應著具體的階段任務。

（1）項目決策階段，根據高校的信息化戰略規劃，當各業務部門提出建設需求時，信息化部門在明確需求基礎上，對功能專業性和技術要求較高、時間緊、經費大、人力資源占比重的項目，形成外包決策和業務部門成立外包項目小組，并編制項目可行性研究報告，進行專家論證，完成學校項目審批和立項手續。

（2）項目招標階段，依據政府采購制度和學校采購管理辦法，外包項目小組進一步細化需求、主動調研部分承包商情況和制訂招標文件，對相應的承包商進行資格審查，并組織專家從技術解決方案的滿意度、開發進度計劃、性價比等方面進行綜合因素評估，給予競爭力排名，挑選出最合適的承包商，另外就合同主要條款進行商討，達成共識，簽訂委托開發合同。

（3）項目實施階段，外包項目小組要配合承包商按計劃完成開發工作（包括詳細需求分析、設計、編碼、模塊測試、集成測試等），設定里程碑，并監控外包項目開發過程，判斷實際進度和計劃是否相符，直至完成開發任務。

（4）成果驗收階段，對已開發完成的軟件進行上線試運行，外包項目小組組織召開驗收會，對交付的成果（包括軟件、源代碼、文檔等）進行驗收和歸檔，檢驗成果是否符合需求，形成驗收報告。對存在不足的情況形成協商意見，要求限期糾正，完成最終驗收后，承包商還需對用戶進行軟件操作的培訓。

（5）運行維護階段，在軟件上線運行后，難免會出現一些漏洞，這就需要承包商對軟件不間斷地進行升級和完善。通常雙方約定第一年的運維技術服務均屬于免費服務，此后，為繼續保障系統正常運行，學校還需向承包商采購后續運維服務。

3? ? ? 高校軟件外包項目管理中存在的問題

隨著信息化建設的不斷深入，高校軟件外包項目的管理制度也在逐步完善，但在項目管理過程中仍存在不少值得重視的問題。

3.1? ?承包商選擇存在風險

高校雖有一些大型開發項目，但大部分屬于中小型應用開發項目，預算經費少，很難吸引到高端外包公司，[2]而小承包商的資質參差不齊，前瞻性發展理念和集成架構的規劃能力不足，這些給項目建設帶來未知的風險。

3.2? ?與承包商溝通協調不充分，項目實施受限

高校在建設一些業務系統時，職能部門僅提出需求，對軟件項目規劃設計和建設環節參與度不夠，信息化部門往往承擔全面建設的重任。另外，高校與承包商之間溝通不到位，導致建設過程漫長，效率低下，投入使用后效果不理想，難以真正發揮效能。

3.3? ?項目后期運維管理不足

項目管理小組往往只關注到項目的啟動、實施過程和交付驗收，卻對運維階段的工作沒有給予足夠重視。在軟件上線后，真正的軟件運行情況和使用數據、用戶體驗感和軟件信息更新等方面的運維服務管理還有待改善。

3.4? ?知識產權權益歸屬不明確

外包合同是保護當事雙方權益，規避風險，保障項目順利實施的有效手段，但在合約條款中，僅明確服務部分（服務范圍、開發周期、服務費用等條款）和技術部分（技術參數、性能檢測等），高校作為發包方不太重視知識產權權益，存在知識產權歸屬不明確問題。

3.5? ?信息安全存在隱患

高校信息化的安全涉及網絡、系統、應用、用戶等多方面，在軟件外包過程中，承包商不可避免地要接觸到用戶數據和信息，如果安全意識薄弱，則存在信息數據庫敏感信息泄露隱患。

4? ? ? 軟件外包項目管理的優化策略

在實踐中通過對以上管理問題的分析研究，形成了有針對性的優化方案。

4.1? ?綜合評估承包商實力

針對不同項目規模，可通過公開招標方式或競爭性磋商采購方式確定承包商，高校除對承包商的技術解決方案、開發計劃、性價比進行評分外，對后期運維、成功案例、公司信譽等綜合因素分析評估。此外，還要對承包商的質量保證體系進行考察，要求具有CMM的認證，確保承包商能提供高水平的開發、有競爭力的價格，選擇出未來有長期合作能力和可持續的運維升級服務能力的承包商。

4.2? ?采用多主體建設機制，完善項目管理體系

高校應以需求為牽引，以用促建，統籌部署，合理確定項目定位，避免盲目建設。職能部門和信息化部門要明晰責任，達成共識，職能部門除提出需求，信息化部門負責搭建技術支撐平臺外，還要共同梳理項目業務和邏輯、評估承包商、協同參與軟件外包事務[3]，建立有效的多主體建設機制。在軟件整個開發周期，信息化部門起到協調承包商和職能部門的橋梁和紐帶作用，形成內、外部雙向協同協作工作流，實現信息共享，既共享外包收益，也共擔外包風險，有效地推動項目實施，實現高校和承包商雙贏。為提高項目成功率，還需完善項目管理體系，健全項目管理制度，組建優質項目管理團隊，做好決策管理、開發維護管理和應用管理，提升管理效益。建立定期溝通機制，通過會議、狀態報告等途徑及時跟蹤進度，監控外包項目的執行過程，檢查和考核里程碑階段的交付物，進度偏離時及時糾偏，控制變更，并實時提供應急預案，直至按時按質完成項目。

4.3? ?重視項目運維管理

在軟件運維階段，承包商除制定基本運維方案外（如：性能分析和優化、系統巡檢、應急故障處理、系統安全檢查等方面），另就軟件使用狀態、資源使用情況形成運維分析報告，作為軟件升級依據。而高校項目管理員不僅配合和監督承包商的運維工作，還應積極跟蹤問題，增強運維的主動性，進一步分析用戶數據，提升用戶體驗，實現功能擴展，提供人性化、個性化服務。

4.4? ?加強權益保障意識

合理的合同是高校軟件外包成功的關鍵，合同中除要明確服務部分和技術部分外，還要明確商務部分。例如，保密條款、知識產權歸屬和違約責任等，對項目產生的全部研究成果（不限于軟件代碼和文檔）的知識產權和軟件著作權約定歸高校所有。

4.5? ?強化安全保護，提升安全保障能力

建立安全管理制度，重視數據保護，制定信息采集、存儲、傳輸、刪除等管理規則，完善安全事件預警預防及應急處置機制。在項目開發建設階段提供安全檢測和建議，當發現存在安全風險時，第一時間調整改進，避免項目定型后再修改而增加二次開發成本，影響開發時效。對承包商在項目實施過程中接觸到的所有數據信息和資料要求嚴格保密，并簽訂保密協議;另外，可適時對承包商進行信息安全審計。

5? ? ? 結? ? 語

學校信息化建設的目標是以信息技術提升教學、科研和管理服務質量和水平，提高學校的整體軟實力，為推進高校“雙一流”建設做出貢獻。對信息化部門而言，既要立足師生需求，提供優質的網絡環境，又要從廣度和深度方面提供高效、優質、專業的信息化服務。作為外包方，我們要在外包項目全生命周期中，實施規范化的項目管理，對項目的工期、進度、質量和風險進行追蹤，確保每個外包項目的質量。

主要參考文獻

[1]中國教育網絡編輯部.高校IT投入與外包狀況調研分析[J]. 中國教育網絡，2014（8）：24-25.

[2]陳光欣.高校信息系統外包的風險及對策研究[J].中國教育信息化，2009（11）：4-6.

[3]桂銀生.中國農業大學：八成項目外包之經驗[J].中國教育網絡，2014（8）：14-16.