淺談疾控檔案管理的現狀與對策

楊云妹

摘 ? 要：疾控中心檔案在疾病預防、疫情監測預報、政府突發公共衛生事件處置等方面具有重要的參考價值。傳統的檔案管理方式已不能滿足充分發揮疾控中心職能的需要。只有在及時收集、科學分類、深入研究、積極利用的基礎上，不斷提高檔案管理信息化水平，加強系統集成管理，才能更好地發揮疾控中心檔案作用，保護群眾健康。

關鍵詞：疾控檔案;管理;策略

疾控中心檔案是疾控中心各部門在職能業務發展過程中產生的具有保存價值的歷史記錄，直接關系到公共衛生安全和人民健康。因此，加強新時期疾病預防控制中心檔案的管理和利用具有積極的現實意義。

一、疾控中心檔案管理現狀

（一）對業務檔案管理的重視程度還不夠

（1）部分疾控中心無專職檔案管理部門，而由辦公室管理;（2）重文書輕業務，疾控中心檔案既有各社會機構共有的文書檔案和專門檔案，如黨群、行政、人事、財務等檔案，又有其專有的大量業務檔案，如各類重大疫情處理及其他突發性公共衛生事件處理的專題檔案、計劃免疫管理、各項衛生監測、消毒與病媒生物防治等業務檔案。隨著組織人事的考核與審查、財務綜合審計審查力度的逐漸加大，各單位對共有目錄檔案規范化管理的重視程度很高，但業務檔案在重視程度、管理規范、利用效率等方面還有待進一步提高，這在一定程度上影響了疾控中心公共服務職能的更好發揮。

（二）檔案管理配套規章制度有待細化與改進

目前疾控中心普遍制訂了自己的檔案管理制度，但針對業務檔案的管理規定比較籠統，缺乏詳細的要求，結果容易造成業務檔案的整理、入檔因人而異，科所兼職檔案管理員責任心強、檔案管理意識強可能入檔的材料就會內容詳實，有連貫性，利用價值高，反之可能會遺失部分有價值的檔案資料。甚至很多基層疾控單位檔案管理部門僅保存文書檔案，業務檔案分散于不同部門，導致檔案資料不完整。

二、疾控中心檔案利用價值

（一）保障民眾健康的指南

疾控業務檔案詳細記錄了地區各種疾病發生、傳播，以及疾控中心等部門做好疾病預防控制的全國城鄉，既有個案預防、控制，也有群體性疾病預防控制的內容信息，將這些寶貴的疾控檔案進行編研，為人們呈現出疫情的發生、流行趨勢變化，以及整個疾病控制的專題等，從而指導公眾全面認識和掌握慢性、急性傳染疾病的預防和控制，提升公眾的保健意識，并用以指導實踐，是民眾健康保護的行為指南。

（二）預防醫學發展的見證

據統計，閱讀檔案資料，能夠為科研工作省去約15%～30%的科研時間。預防醫學作為繼承性、連續性較強的專業學科，需要依靠大量的理論、經驗及材料的累積、支撐，通過疾控業務檔案的收集、整理，尤其是對疾控業務檔案的整理、編研，為預防醫學的每一項科研項目提供第一手寶貴的資料，能夠省去大量人力、物力的投入，推動預防醫學的發展和進步。

三、疾控檔案管理工作的改進方向

（一）完善疾控檔案工作機制，解決“重業務、輕檔案”問題

積極創建疾控中心業務檔案管理新機制，不斷完善中心、科室檔案管理體制，鼓勵各業務科室積極參與，明確職責分工，提升中心全體工作人員的檔案管理意識，加大人、財、物的投入力度，夯實疾控中心業務檔案管理的軟硬件條件。加強人員業務培訓、交流力度，提升檔案管理的業務技能。

（二）加強檔案管理的標準化、制度化建設檔案管理

檔案管理要統一標準、如統一規范各類業務檔案的收集、整理、轉移、歸檔、存儲、借閱等行為，制訂完善相關管理制度如《檔案管理規范化手冊》，內容涵蓋檔案分類歸檔制度、檔案室管理制度、檔案管理員崗位責任、鑒定制度、借閱制度、保密制度、保管期限和銷毀制度等。并監督制度的執行情況，對違反檔案管理制度造成檔案資料不全、丟失、損壞、泄密等情況，要追究相關當事人責任。

（三）健全疾控檔案資源體系，解決“重傳統、輕創新”問題

完善疾控中心業務文件資料歸檔制度，要根據中心業務工作的新發展，及時對其進行修訂，確保中心業務檔案的保管期限和歸檔范圍覆蓋中心業務檔案管理，確?！皯獨w盡歸，應收盡收”，做到檔案工作與疾控業務工作同部署、同落實、同檢查、同考核。積極轉變思維和方法，注重將新技術、新理念落實到業務檔案管理實際，提升業務檔案管理水平。

（四）加強檔案管理人員隊伍建設

檔案管理專業人才、復合型人才充實到檔案管理隊伍里，定期培訓現有檔案管理人員和各業務科室兼職檔案管理人員，定期進行考核激勵，不斷加強檔案管理隊伍建設。單位分管領導要從思想上重視檔案管理，通過派出人員外出學習參觀或邀請專家進行講座、現場指導等方式，提高大家主動歸檔意識和規范化整理水平。

（五）加大疾控檔案資源開發，解決“重保管、輕服務”問題

通過改進中心業務檔案查詢方式，簡化查詢利用手續，拓展服務渠道，圍繞公共衛生事業發展的現實需要，加大中心業務檔案資源開發力度，最大限度地滿足不同主體需要，尤其是要加強疾控業務檔案的分析、加工、編研，使“檔案庫”變為“思想庫”、“死檔案”變為“活信息”，加強疾控檔案資源的開發和利用，發揮疾控檔案的應有價值功能。

四、結語

疾病預防控制中心檔案管理是疾病預防控制工作的重要組成部分，具有范圍廣、種類多、周期長、檔案信息保密與傳播并存的特點。疾病預防控制中心檔案管理的規范化程度和應用效率，對疾病預防控制、流行病學分析、突發公共衛生事件應急處置、健康教育和健康促進等政府重要職能有一定影響，與人民健康和社會穩定密切相關。

參考文獻：

[1]江石.安徽省疾病預防控制機構檔案管理現狀分析[J].預防醫學情報雜志，2019，35（9）：1072-1075.

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