電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及對(duì)策研究

孫杰

摘 要：電算化會(huì)計(jì)檔案管理是未來會(huì)計(jì)檔案管理的必然趨勢，但是目前，電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在著一些問題，具體表現(xiàn)在：電算化會(huì)計(jì)檔案收集不完整;電算化相應(yīng)的制度沒有建立;在管理過程中還存在著一些安全隱患，軟硬件支持不夠。機(jī)關(guān)單位的電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作，是一個(gè)系統(tǒng)的管理工程，需要機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行持續(xù)不斷的管理優(yōu)化，特別是在高質(zhì)量管理方法層出不窮的當(dāng)下。機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)層在進(jìn)行檔案管理優(yōu)化時(shí)，應(yīng)針對(duì)會(huì)計(jì)檔案的完整性問題、管理制度的建設(shè)問題、檔案管理的軟硬件問題，進(jìn)行優(yōu)化和更新。因此，本文從電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題以及相應(yīng)的具體措施等兩個(gè)方面進(jìn)行分析，如何提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理，為廣大會(huì)計(jì)檔案管理人員提供參考資料。

關(guān)鍵詞：電算化;會(huì)計(jì)：檔案管理;解決對(duì)策

機(jī)關(guān)單位進(jìn)行電算化會(huì)計(jì)檔案管理，是未來會(huì)計(jì)檔案管理的必然趨勢，也是機(jī)關(guān)為實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案長效管理的重要一步。電算會(huì)計(jì)信息管理相較于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息管理體系，具有管理目標(biāo)明確，會(huì)計(jì)信息統(tǒng)計(jì)方便的特點(diǎn)，利用電算會(huì)計(jì)信息管理方法，一方面可利于政府機(jī)關(guān)單位實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的自動(dòng)化管理，另一方面對(duì)機(jī)關(guān)單位的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的保護(hù)也可起到關(guān)鍵作用。

一、目前機(jī)關(guān)單位進(jìn)行電算化會(huì)計(jì)檔案管理所面臨的問題

（一）電算化會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)收集方法不高效

在機(jī)關(guān)單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)收集不完整的情況，這是由于機(jī)關(guān)單位只是利用電子計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證等簡單的目錄信息，而沒有儲(chǔ)存詳細(xì)賬目，這種報(bào)表和憑證多以表格和文檔的形成儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，當(dāng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)時(shí)，這些基礎(chǔ)軟件信息容易出現(xiàn)改變或者錯(cuò)誤，電算化會(huì)計(jì)檔案信息失去作用。目前，電子信息技術(shù)領(lǐng)域沒有專業(yè)的電算化會(huì)計(jì)檔案，也是影響電算化會(huì)計(jì)檔案收集不完整的因素。

（二）機(jī)關(guān)單位電算化管理制度不完善

優(yōu)化管理方法，明確管理步驟，這是當(dāng)前時(shí)代機(jī)關(guān)單位應(yīng)進(jìn)行的電算化會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)化的大方向。然而，目前機(jī)關(guān)單位進(jìn)行電算化會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)管理時(shí)，只是簡單將傳統(tǒng)的手工計(jì)算改變成為機(jī)械計(jì)算，雖然能夠減少人工成本，提高會(huì)計(jì)計(jì)算的精準(zhǔn)性和高效性，但在總體的工作制度中卻沒有太大改變，而電算化會(huì)計(jì)檔案管理與傳統(tǒng)手工計(jì)算方式在管理工序、檔案收集、保管的工作有所不同，采用原有的管理制度會(huì)導(dǎo)致人員分配出現(xiàn)問題，管理工作不全面，檔案管理的缺乏基礎(chǔ)的準(zhǔn)確性。

（三）電算化會(huì)計(jì)檔案存在安全隱患

現(xiàn)代電算化會(huì)計(jì)檔案管理是依據(jù)電子計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)操作和儲(chǔ)存設(shè)備，擁有較高的信息技術(shù)人員能夠通過修改程序的方式，解鎖計(jì)算硬盤，從而對(duì)這些會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行修改，讀取等違法行為。而傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)防范意識(shí)較差，能力不足，對(duì)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生改變不容易察覺。黑客攻擊和病毒入侵也是造成電算化會(huì)計(jì)檔案管理信息丟失因素之一。

（四）電算化會(huì)計(jì)檔案管理缺少高素質(zhì)人才

機(jī)關(guān)單位實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的管理方法，其關(guān)鍵是通過高素質(zhì)人才進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析。正因如此，利用會(huì)計(jì)電算化的管理方法進(jìn)行工作時(shí)，對(duì)在崗人員的要求也越來越多，對(duì)管理人員要求具備的知識(shí)涉及財(cái)會(huì)、檔案、計(jì)算機(jī)使用、系統(tǒng)安全與維護(hù)等方面。目前很多在崗人員仍停留在老式會(huì)計(jì)檔案管理的工作思維中，急需進(jìn)行培訓(xùn)改善。此外，許多單位對(duì)于主管業(yè)務(wù)的人才引進(jìn)較為重視，但對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理的人才引進(jìn)往往忽視，認(rèn)為一般的財(cái)會(huì)人員能夠應(yīng)付會(huì)計(jì)檔案管理工作，這與會(huì)計(jì)電算化下對(duì)管理人員綜合素質(zhì)要求的提升是相矛盾的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以糾正。

二、機(jī)關(guān)單位對(duì)電算化會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案管理的具體優(yōu)化方向

（一）加強(qiáng)管理人員的會(huì)計(jì)電算化檔案管理水平

管理人員的會(huì)計(jì)電算化技術(shù)水平，是影響電算化會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)收集準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)分析有效性的關(guān)鍵因素，一個(gè)高素質(zhì)的數(shù)據(jù)管理人員可促進(jìn)政府機(jī)關(guān)單位的整體發(fā)展。首先，機(jī)關(guān)單位招聘先進(jìn)的電算化會(huì)計(jì)檔案管理人才，具有系統(tǒng)會(huì)計(jì)計(jì)算知識(shí)水平，同時(shí)也要具有一定的電子信息技術(shù)基礎(chǔ)，具有極強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，以應(yīng)屆往屆計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)專業(yè)大學(xué)生為首要招聘對(duì)象。其次，加強(qiáng)對(duì)老員工的培訓(xùn)工作，增加會(huì)計(jì)人員的電子計(jì)算機(jī)水平，掌握先進(jìn)的電算化會(huì)計(jì)檔案管理技術(shù)，使技術(shù)較為落后的在崗員工可通過電算化會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案工作培訓(xùn)，改善工作方法，進(jìn)而提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理的效率，增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位會(huì)計(jì)部門的職能。

（二）確保電算化會(huì)計(jì)檔案管理的完整性

確保機(jī)關(guān)單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理完整性，要做到以下幾點(diǎn)：第一，在崗員工應(yīng)充分了解電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作步驟，對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)信息的計(jì)算、計(jì)算機(jī)錄入、信息歸檔、信息銷毀等會(huì)計(jì)崗位人員進(jìn)行職能培訓(xùn)，確保人員能夠明確自身崗位的重要性，從而認(rèn)真負(fù)責(zé)，提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作效率;第二、做好檔案儲(chǔ)存工作，定期對(duì)計(jì)算硬盤進(jìn)行備份，防止儲(chǔ)存的信息丟性，同時(shí)對(duì)電子計(jì)算進(jìn)行加密處理，采用流動(dòng)密碼形式增加存儲(chǔ)用計(jì)算機(jī)的安全性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的異常情況，如果發(fā)現(xiàn)異常上報(bào)給管理人員;第三，實(shí)行電算化會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一管理原則，對(duì)會(huì)計(jì)計(jì)算情況、資產(chǎn)信息、關(guān)機(jī)單位費(fèi)用支出進(jìn)行統(tǒng)一管理工作，方便會(huì)計(jì)人員對(duì)機(jī)關(guān)單位的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行核算，有效提高機(jī)關(guān)單位會(huì)計(jì)工作的效率。

（三）機(jī)關(guān)單位需進(jìn)行電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度的優(yōu)化

機(jī)關(guān)單位進(jìn)行電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度的優(yōu)化，需對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理部門的日常工作進(jìn)行科學(xué)的安排，并建立詳細(xì)的管理制度，如會(huì)計(jì)管理中的歸檔工作中制定歸檔制度，檔案保管工作中保管制度，財(cái)務(wù)支出的工作中制定通過在管理模式中引入對(duì)會(huì)計(jì)檔案管的審批，可有效提高會(huì)計(jì)檔案的管理效率。同時(shí)，檔案管理人員還需對(duì)每日的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以保障機(jī)關(guān)單位數(shù)據(jù)的完整性。其次，會(huì)計(jì)工作人員要按照正規(guī)流程，及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表，賬目管理登記、封存、收檔等方式處理，方便機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)審計(jì)部門對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行二次審核，以便確保財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)的安全和準(zhǔn)確，進(jìn)而從財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的審核層面提升整體工作效率。同時(shí)，對(duì)于重要財(cái)務(wù)交易信息要做好紙質(zhì)記錄和計(jì)算機(jī)記錄，防止丟失。

（四）提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的認(rèn)知

大多數(shù)機(jī)關(guān)單位檔案管理人員對(duì)電算化的轉(zhuǎn)變認(rèn)知不足， 之所以出現(xiàn)這樣的認(rèn)知問題，關(guān)鍵在于部分管理人員并沒有擺脫傳統(tǒng)的工作思維模式，對(duì)于自身的工作方法以及電算化檔案管理工作的重視程度不高，進(jìn)而導(dǎo)致管理人員的工作效率降低，不利檔案管理的電算化發(fā)展。由此可見，需要提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的認(rèn)知，在日常工作為檔案管理人員展示新型工作方法的管理優(yōu)勢，可使管理人員充分意識(shí)到新型工作方法所帶來的效率提升，主動(dòng)進(jìn)行電算化的學(xué)習(xí)和建設(shè)中，從而主動(dòng)提高自身的電子信息水平，增強(qiáng)電算化檔案管理能力，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位的電算化管理進(jìn)程。

（五）加大電算化會(huì)計(jì)檔案管理的投入力度

政府機(jī)關(guān)單位需要在日常工作中，需要加大電算化會(huì)計(jì)檔案管理的投入力度。主要有以下幾個(gè)方面：第一， 暢通的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，擴(kuò)展會(huì)計(jì)檔案的辦公場地，為機(jī)關(guān)單位的電算化管理進(jìn)行，提供完善的硬件設(shè)施保障。第二，軟件設(shè)施的投入。電算化會(huì)計(jì)檔案管理，是機(jī)關(guān)單位重要的財(cái)務(wù)工作之一，需要保障其管理的安全性，因此，在機(jī)關(guān)單位的會(huì)計(jì)檔案管理計(jì)算機(jī)中，安裝防護(hù)程度較高的網(wǎng)絡(luò)安全軟件以及安全性能較好的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能夠有效保障計(jì)算機(jī)在使用的過程出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題。

三、結(jié)束語

機(jī)關(guān)單位進(jìn)行電算化會(huì)計(jì)檔案管理，是未來會(huì)計(jì)檔案管理的必然趨勢，也是機(jī)關(guān)為實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案長效管理的重要一步。優(yōu)化管理方法，明確管理步驟，這是當(dāng)前機(jī)關(guān)單位應(yīng)進(jìn)行的電算化會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)化的大方向。因此，機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行電算化會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)管理時(shí)，應(yīng)對(duì)在崗人員的要求逐步增多，管理人員的會(huì)計(jì)電算化技術(shù)水平，是影響電算化會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)收集準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)分析有效性的關(guān)鍵因素，一個(gè)高素質(zhì)的數(shù)據(jù)管理人員可有效促進(jìn)政府機(jī)關(guān)單位的整體發(fā)展。

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