會(huì)計(jì)原始憑證電子化發(fā)展的探索與思考

貢佳星

摘 要：隨著電子商務(wù)，電子政務(wù)的快速發(fā)展， 2015年起國(guó)家開始實(shí)行電子會(huì)計(jì)憑證的試點(diǎn)工作。在2020年的3月財(cái)政部，國(guó)家檔案局發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)[2020]6號(hào)）規(guī)定，其中包括對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的界定，法律效力，歸檔條件等等，對(duì)會(huì)計(jì)制度進(jìn)行了規(guī)范，推進(jìn)了會(huì)計(jì)憑證電子化的發(fā)展。作為對(duì)企業(yè)核算重要依據(jù)的電子化會(huì)計(jì)憑證，本文從電子會(huì)計(jì)憑證實(shí)施對(duì)企業(yè)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)出發(fā)，闡述了電子憑證發(fā)展存在的風(fēng)險(xiǎn)并且給出相應(yīng)的建議措施。

關(guān)鍵詞：電子會(huì)計(jì)憑證;電子政務(wù);歸檔;監(jiān)控

會(huì)計(jì)憑證電子化的發(fā)展，是在會(huì)計(jì)信息化和智能化背景下的必然趨勢(shì)。隨著電子商務(wù)和電子政務(wù)的發(fā)展和推進(jìn)，電子發(fā)票，電子票據(jù)，電子客票，電子行程單，電子海關(guān)繳款書，銀行電子匯款單等電子會(huì)計(jì)憑證的應(yīng)用逐漸普及。在企業(yè)推進(jìn)電子會(huì)計(jì)憑證體系的發(fā)展時(shí)，需要面對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證合法性和真實(shí)性的鑒別，傳輸和存儲(chǔ)過程中安全可靠性保障以及進(jìn)行電子憑證歸檔，如何在電子化信息平臺(tái)解決這些問題是企業(yè)發(fā)展電子會(huì)計(jì)憑證體系進(jìn)程中亟待解決的問題。

一、實(shí)施電子會(huì)計(jì)憑證對(duì)企業(yè)的意義及優(yōu)勢(shì)分析

（一）減少企業(yè)的人力物力財(cái)力

電子會(huì)計(jì)憑證的到來(lái)會(huì)大大縮減會(huì)計(jì)人員的工作時(shí)間，使工作流程更加智能化，便利化，一站式完成發(fā)票的錄入，歸集，報(bào)銷，審核，審批和歸檔，讓財(cái)務(wù)人員可以從繁雜的工作中脫離出來(lái)，將精力投放附加價(jià)值更高的工作比如財(cái)務(wù)分析，戰(zhàn)略管理，決策支持方面。從審計(jì)人員的角度來(lái)說(shuō)，信息技術(shù)節(jié)約了審計(jì)的時(shí)間，提高了效率，可以將工作重心放在更高風(fēng)險(xiǎn)的領(lǐng)域。

其次，原始憑證的電子化減少了紙張的使用，可以記錄在磁盤上，對(duì)環(huán)保起到了很好的作用。通過計(jì)算機(jī)，可以完成極短時(shí)間內(nèi)的數(shù)據(jù)分享和傳遞。而且彌補(bǔ)了紙張憑證的缺陷，比如減少了占用的儲(chǔ)存空間，云平臺(tái)和大數(shù)據(jù)技術(shù)就可以存儲(chǔ)相當(dāng)多的文件和數(shù)據(jù)，查找起來(lái)也更加方便;存儲(chǔ)過程中不會(huì)因?yàn)樘鞖庠蚨兊冒l(fā)霉損壞或者丟失;也可以解決在同一時(shí)間內(nèi)多人借閱查看的問題。

（二）發(fā)票得到更好的監(jiān)控，便捷內(nèi)外部監(jiān)管

實(shí)行發(fā)票電子化后，有發(fā)票的號(hào)碼作為標(biāo)識(shí)，想要開具假發(fā)票更是難上加難。工作中，財(cái)務(wù)人員只要在報(bào)賬系統(tǒng)中輸入號(hào)碼就能夠防止業(yè)務(wù)經(jīng)手人重復(fù)報(bào)銷，套取企業(yè)資金的情況，在一定程度上加強(qiáng)了內(nèi)部控制的作用。審計(jì)人員在檢查的時(shí)候打破以往只能選取抽查的方式，利用人工智能技術(shù)協(xié)助審計(jì)工作，使得審計(jì)的過程更加完整，結(jié)果更加準(zhǔn)確。稅務(wù)稽查也可以由線下轉(zhuǎn)為線上，由過去的抽查方式轉(zhuǎn)變?yōu)槿鏅z查方式，對(duì)發(fā)票以及企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)起到更好的監(jiān)督作用。

二、電子會(huì)計(jì)憑證發(fā)展中的尚待解決的問題

（一）電子憑證的合法性和真實(shí)性

相對(duì)于紙質(zhì)發(fā)票而言，電子發(fā)票更加的環(huán)保，沒有紙質(zhì)的載體，不需要擔(dān)心遺失，補(bǔ)辦的風(fēng)險(xiǎn)，而且發(fā)票可以及時(shí)上傳到稅務(wù)機(jī)關(guān)，對(duì)發(fā)票進(jìn)行更好的監(jiān)控，同時(shí)，會(huì)計(jì)人員也不需要等待發(fā)票就可以及時(shí)的進(jìn)行做賬。但實(shí)際操作中，電子發(fā)票比如油費(fèi)，餐券的是可以進(jìn)行重復(fù)打印的，相應(yīng)的帶來(lái)了重復(fù)入賬的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)殡娮影l(fā)票不需要加蓋公章，而且在打印時(shí)也一些員工會(huì)利用電子技術(shù)對(duì)發(fā)票進(jìn)行修改，進(jìn)行發(fā)票的篡改和偽造。會(huì)計(jì)人員不是專業(yè)的打假專家，要承擔(dān)對(duì)發(fā)票真實(shí)性的辨別和審核的責(zé)任，反而增加了會(huì)計(jì)人員的工作的難度和責(zé)任度。

（二）電子憑證傳輸及存儲(chǔ)安全可靠性

電子憑證的來(lái)源廣泛，費(fèi)用報(bào)銷所涵蓋的電子憑證來(lái)源也是五花八門，覆蓋面較為廣闊，因?yàn)殡娮討{證不僅僅存在于電子政務(wù)，電子商務(wù)平臺(tái)，企業(yè)與企業(yè)之間，個(gè)人與企業(yè)之間交易更加頻繁。由于電子憑證的載體有不穩(wěn)定性的特征，在電子憑證的流轉(zhuǎn)以及傳輸過程之中，可能出現(xiàn)被篡改或者偽造的現(xiàn)象。而且電子憑證被篡改后不會(huì)像紙質(zhì)版文件留下紅色字體的類似痕跡。在憑證存儲(chǔ)方面，一般都是采用硬件設(shè)備的方式對(duì)會(huì)計(jì)憑證信息進(jìn)行儲(chǔ)備，在出現(xiàn)意外情況下，如果沒有備份，電子會(huì)計(jì)憑證的完整性不能得到保證。其次，如果企業(yè)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)安全維護(hù)不夠，經(jīng)常出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)漏洞，遭到惡意破壞，計(jì)算機(jī)感染病毒，對(duì)信息存儲(chǔ)的安全性可靠性也是極大的考驗(yàn)。

（三）電子會(huì)計(jì)憑證的歸檔

電子會(huì)計(jì)憑證的流轉(zhuǎn)涉及到很多個(gè)系統(tǒng)，比如業(yè)務(wù)系統(tǒng)，報(bào)賬系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)，檔案系統(tǒng)等等，在每個(gè)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)時(shí)對(duì)于系統(tǒng)的管理不明確，最終由誰(shuí)負(fù)責(zé)電子會(huì)計(jì)憑證的歸檔，是否需要在每個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行歸檔尚沒有制定出詳細(xì)的管理制度。另外，在接收電子發(fā)票數(shù)據(jù)時(shí)，對(duì)于紙質(zhì)版本的是否要進(jìn)行同步歸檔，在自動(dòng)錄入電子發(fā)票時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別電子發(fā)票的程度，做到對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證識(shí)別與統(tǒng)計(jì)的不重復(fù)，不遺漏。

三、完善電子會(huì)計(jì)憑證發(fā)展中解決措施

（一）利用信息化手段鑒別發(fā)票真?zhèn)危瑢?shí)現(xiàn)與各系統(tǒng)之間的高度集成

發(fā)票號(hào)碼有其唯一性的特征，電子發(fā)票可以以發(fā)票號(hào)碼作為標(biāo)識(shí)，在電子信息化的報(bào)賬平臺(tái)里加入電子發(fā)票號(hào)碼的字段，如果出現(xiàn)重復(fù)的號(hào)碼就會(huì)進(jìn)行提醒，降低重復(fù)錄入的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)增加電子發(fā)票校驗(yàn)和鑒偽功能，幫助會(huì)計(jì)人員鑒別發(fā)票的真?zhèn)涡院椭貜?fù)性，在一定程度上減輕會(huì)計(jì)人員的工作量。系統(tǒng)對(duì)電子憑證的修改能夠被及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，并且設(shè)置嚴(yán)格信息系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)則，對(duì)篡改或電子憑證進(jìn)行告警處理。企業(yè)也應(yīng)建立相應(yīng)的內(nèi)部控制措施，加強(qiáng)對(duì)員工素質(zhì)的綜合培養(yǎng)和提升，營(yíng)造良好的財(cái)務(wù)氛圍。對(duì)于內(nèi)部員工出現(xiàn)舞弊或者違反行為時(shí)，實(shí)施懲戒機(jī)制，從制度上去規(guī)范員工的行為。國(guó)家層面也可以配合出具相關(guān)的法律法規(guī)，更加完善和健全誠(chéng)信體系和失信懲戒。

其次，想要提高財(cái)務(wù)效率，重點(diǎn)在于如何實(shí)現(xiàn)多來(lái)源，跨系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)整合。除了可以在報(bào)銷系統(tǒng)中使用，還可以和企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)由費(fèi)用報(bào)銷、財(cái)務(wù)管理以及稅務(wù)處理端的電子發(fā)票綜合應(yīng)用體系和解決方案，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、稅務(wù)三者的自動(dòng)化管理、集中化處理，提高內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

（二）紙質(zhì)與電子并存，完善企業(yè)電子會(huì)計(jì)信息憑證歸檔體制

《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)[2020]6號(hào)）強(qiáng)調(diào)使用電子會(huì)計(jì)憑證的的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷的入賬歸檔憑證的，紙質(zhì)版的會(huì)計(jì)憑證原件也應(yīng)做到同時(shí)保存。由于時(shí)代發(fā)展進(jìn)度的原因，紙質(zhì)版是不可能完全消失的，未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間會(huì)存在電子化和紙質(zhì)版并存的現(xiàn)象，與此同時(shí)，紙質(zhì)版和電子版歸檔的同步管理值得完善。財(cái)務(wù)部門進(jìn)行牽頭，其他業(yè)務(wù)部門進(jìn)行配合，制定關(guān)于電子會(huì)計(jì)信息憑證和紙質(zhì)憑證的歸檔，移交的方式，從源頭上解決歸檔不及時(shí)，不到位，無(wú)人負(fù)責(zé)的現(xiàn)象。與此同時(shí)要建立檔案的存檔的表格，對(duì)電子和紙質(zhì)的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)，方便后期的查找與整理。

（三）提升電子會(huì)計(jì)憑證存儲(chǔ)安全可靠性

企業(yè)對(duì)于存儲(chǔ)會(huì)計(jì)憑證，不僅是為方便后期企業(yè)會(huì)計(jì)信息的管理，查找，核對(duì)，也要面對(duì)外部監(jiān)督單位的檢查。利用大數(shù)據(jù)，云服務(wù)，區(qū)塊鏈，5G等技術(shù)，電子化的會(huì)計(jì)憑證存儲(chǔ)可以在云平臺(tái)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，解決了數(shù)據(jù)獲取，檢查，認(rèn)證的問題。在后續(xù)管理方面，實(shí)時(shí)更新的加速，加密機(jī)制確保了電子票據(jù)管理的便利性和安全性，解決了日常存儲(chǔ)空間不夠，安全和可靠性不能得到保證的痛點(diǎn)。在面對(duì)外部監(jiān)督時(shí)，信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)可以將憑證按照國(guó)家財(cái)政局和檔案總局的相關(guān)管理規(guī)定完成檔案的采集，保持，查詢等一系列操作，方便面對(duì)外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)管。

四、結(jié)語(yǔ)

未來(lái)，在企業(yè)的支持和政府的不斷推進(jìn)下，會(huì)計(jì)憑證的電子化進(jìn)程不斷加快和完善。企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)政策的宣傳工作，推進(jìn)電子發(fā)票報(bào)銷入賬歸檔工作，保障會(huì)計(jì)電子憑證的安全性可靠性。國(guó)家制定出臺(tái)相應(yīng)的法律法規(guī)和實(shí)施細(xì)則，引導(dǎo)會(huì)計(jì)信息化的穩(wěn)步發(fā)展。

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