遠(yuǎn)程辦公環(huán)境中如何管理多個(gè)云協(xié)作工具

Bob Violino 陳琳華

新冠肺炎疫情和向遠(yuǎn)程在家辦公模式的轉(zhuǎn)型帶來(lái)的一個(gè)重要IT發(fā)展趨勢(shì)是，視頻會(huì)議系統(tǒng)等協(xié)作工具的使用量急劇增加。

Gartner在2020年6月發(fā)布的報(bào)告中指出，受疫情影響，越來(lái)越多的用戶開(kāi)始遠(yuǎn)程辦公，這使得2020年全球在基于云計(jì)算的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議產(chǎn)品上的支出將增長(zhǎng)24%，達(dá)到41億美元。

從員工的連通性和生產(chǎn)力的角度出發(fā)，這些系統(tǒng)的大量使用是一種積極的發(fā)展趨勢(shì)。遠(yuǎn)程辦公的員工可以輕松地與同事、客戶、業(yè)務(wù)伙伴和其他人保持聯(lián)系并分享內(nèi)容。但是一旦企業(yè)對(duì)組織內(nèi)使用的應(yīng)用程序和平臺(tái)的數(shù)量和類型失去控制，那么問(wèn)題就出現(xiàn)了。

工具的泛濫將導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)和效率低下

由于這些產(chǎn)品大多基于云計(jì)算，因此部署起來(lái)比較容易。實(shí)際操作中，任何部門(mén)、團(tuán)隊(duì)，甚至個(gè)人都可以在IT主管或業(yè)務(wù)經(jīng)理不知情的情況下下載一個(gè)在線會(huì)議應(yīng)用程序并使用它們。

即便是那些已經(jīng)對(duì)員工應(yīng)使用何種視頻會(huì)議和協(xié)作平臺(tái)制定了規(guī)劃和相關(guān)規(guī)定的公司，也可能會(huì)突然發(fā)現(xiàn)員工在使用其他的工具和平臺(tái)。

IDC的高級(jí)研究分析師Rich Costello說(shuō)：“我發(fā)現(xiàn)目前許多企業(yè)都在大量使用多供應(yīng)商產(chǎn)品。業(yè)務(wù)終端用戶通常都是面向消費(fèi)者的，因此他們更喜歡使用直觀的、易用的且能夠提供更佳用戶體驗(yàn)的協(xié)作工具和應(yīng)用程序。這些優(yōu)點(diǎn)對(duì)辦公室內(nèi)的日常辦公也同樣具有吸引力。”

Carousel Industries 統(tǒng)一通信與協(xié)作業(yè)務(wù)副總裁Tony McQueen

IT與云服務(wù)提供商Carousel Industries的統(tǒng)一通信與協(xié)作業(yè)務(wù)副總裁Tony McQueen發(fā)現(xiàn)，很多客戶都在運(yùn)行二三個(gè)協(xié)作系統(tǒng)。

McQueen說(shuō)：“有些企業(yè)的2個(gè)會(huì)議室就在隔壁，但是2個(gè)會(huì)議室使用的卻使用兩種完全不同的技術(shù)召開(kāi)在線會(huì)議。所有的解決方案都有自己的一套安全方法、報(bào)告工具和故障排除步驟，這本身就是一個(gè)挑戰(zhàn)。這使得企業(yè)很難獲得一個(gè)統(tǒng)一的控制平臺(tái)，以確定解決方案是如何被使用的以及是否獲得了投資回報(bào)。”

事實(shí)上，基于多云工具的激增將給IT部門(mén)帶來(lái)大量挑戰(zhàn)。Costello說(shuō)：“IT部門(mén)非常關(guān)心能否有效地監(jiān)控和管理這些協(xié)作工具，特別是在安全性和合規(guī)性方面。”

Gartner的高級(jí)首席分析師Megan Fernandez表示，多種會(huì)議和協(xié)作工具的最大問(wèn)題是系統(tǒng)的成本和全面部署。

Fernandez指出，如果企業(yè)使用了多種產(chǎn)品，那么他們肯定存在為相同服務(wù)重復(fù)付費(fèi)的情況。她舉例稱：“例如，協(xié)作解決方案一也支持外部會(huì)議，但是沒(méi)有解決方案二好用。如果企業(yè)購(gòu)買了兩個(gè)獨(dú)立的解決方案，那么由于它們需要多個(gè)許可證，因此成本會(huì)更高。”

Fernandez說(shuō)，如果企業(yè)為了節(jié)約成本只授權(quán)部分員工使用這些服務(wù)，那么企業(yè)可能將無(wú)法享受到大批量采購(gòu)才能享受的折扣優(yōu)惠。用戶數(shù)量達(dá)到500個(gè)的企業(yè)可以享受25%的許可證折扣，用戶數(shù)量達(dá)到1000個(gè)企業(yè)可以享受40%的許可證折扣，1000個(gè)以上用戶的企業(yè)可以享受50%的許可證折扣。批量折扣已經(jīng)成為了企業(yè)降低成本的一個(gè)重要途徑。”

協(xié)作平臺(tái)部署和使用的范圍越廣，效果就會(huì)越好。她說(shuō)：“如果一個(gè)企業(yè)內(nèi)只有少量用戶在使用該解決方案，那么用戶將無(wú)法體驗(yàn)到協(xié)作的優(yōu)勢(shì)。”

作為一家?guī)椭髽I(yè)選擇視頻會(huì)議提供商和協(xié)作工具的云通信咨詢公司，GetVoIP見(jiàn)證了企業(yè)在整合所有不同平臺(tái)以獲得最大收益時(shí)所面臨的困難。

該公司創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官Reuben Yonatan表示：“因?yàn)闊o(wú)法判斷應(yīng)該優(yōu)先考慮哪個(gè)平臺(tái)，以及工具是如何發(fā)揮作用的，這些企業(yè)最終只能使用每個(gè)平臺(tái)的一小部分，從而無(wú)法享受到這些平臺(tái)的所有優(yōu)勢(shì)。”

應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)

如果企業(yè)發(fā)現(xiàn)自己處于這種情況，那么他們到底應(yīng)該怎么做？對(duì)員工使用非企業(yè)選定的視頻會(huì)議和協(xié)作工具的行為進(jìn)行打壓可能會(huì)導(dǎo)致不滿和反彈。如果采取“視而不見(jiàn)”的態(tài)度又可能會(huì)導(dǎo)致管理出現(xiàn)混亂。

IDC的Costello說(shuō)：“我認(rèn)為在這個(gè)問(wèn)題上需要有一定的靈活性。終端用戶使用這些非企業(yè)選定的工具是有特定原因的，IT部門(mén)和企業(yè)必須要認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并努力搞清楚它們?yōu)槭裁词軉T工歡迎。”

如果企業(yè)選擇更為靈活的處理方法，那么他們需要采取措施以確保這些平臺(tái)能夠獲得成功。

了解在用工具的所有信息

首先，IT部門(mén)需要發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部正在使用哪些工具和平臺(tái)。這意味著需要展開(kāi)一次內(nèi)部審查，甚至是對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行一次簡(jiǎn)單的調(diào)查，從而確定員工正在使用哪些協(xié)作工具和會(huì)議服務(wù)。

Costello說(shuō)，作為這項(xiàng)工作的一部分，IT部門(mén)需要在企業(yè)內(nèi)部找到這些協(xié)作工具的支持者并與其進(jìn)行坦誠(chéng)的交流。這些支持者可以幫助IT部門(mén)搞清楚為什么這些協(xié)作工具會(huì)受到業(yè)務(wù)線的終端用戶的歡迎。

他指出：“業(yè)務(wù)部門(mén)內(nèi)的產(chǎn)品擁護(hù)者也可以協(xié)助IT部門(mén)進(jìn)行調(diào)查，提供他們自己的反饋意見(jiàn)，并就調(diào)查對(duì)象、相關(guān)問(wèn)題等提供指導(dǎo)。在發(fā)現(xiàn)過(guò)程中，還需要識(shí)別并解決企業(yè)部署的協(xié)作解決方案中存在的安全漏洞和合規(guī)性漏洞。此外，及時(shí)更新協(xié)作軟件非常重要。”

與此同時(shí)，Gartner的Fernandez指出，了解在用平臺(tái)的全部功能同樣也很重要。