大數據時代高職院校檔案管理的優化策略研究

劉 明

（棗莊科技職業學院，山東 滕州 277599）

大數據時代的來臨對各行各業都產生了巨大的影響，大數據具有容量大、種類多、信息明了可靠價值高等特點。高新技術的推廣帶來的成效也是顯著的，發展數字化必須牢牢緊跟時代的腳步，現階段各高職院校都在主動采用數字化的檔案管理模式，數字化檔案管理成為各個方面數字化工作的基礎環節。在保證信息安全的情況下，高職院校應持續加大對大數據技術的研究力度，加強數字化技術的應用和信息數據庫的建設完善，緊跟時代的腳步，努力建立一個完善的數字化檔案管理系統。

一、高職院校檔案管理的發展趨勢

（一）管理模式的改變

傳統的檔案管理模式在大數據的沖擊下顯然已經無法滿足新時代的需求，數字化管理模式應運而生。過去，以傳統紙張為信息承載媒介，存儲極為不便，龐大數量的紙質檔案需要占用較大的場地空間，工作人員對于檔案的日常維護工作更是繁瑣，消耗大量的人力資源。與此同時，傳統人工檔案管理模式下的信息檢索、調用、共享等檔案管理操作效率大大落后于新型的信息檔案管理模式。系統、高效、全面的數字化檔案管理系統替代傳統管理模式后，信息的保存數據化，檢索智能化，傳遞和共享效率更是得到了大幅度提升。因此，高職院校從傳統檔案管理模式向數字化檔案管理模式變革已然是大勢所趨。

（二）管理多元化

近年來，各高職院校對于檔案管理工作的重視程度與日俱增。許多高職院校紛紛推進檔案管理模式的改革，增強管理特色，規范管理方式，制定完善的管理制度，建立起一套完善的檔案管理工作體系。由此，檔案管理進入欣欣向榮的發展階段，檔案信息的承載媒介也從原先的紙張衍生出電子文檔、音頻、視頻等許多類別，呈現出多元化的特點。檔案管理內容包括整理、保管、鑒定、統計、應用、分享等，大數據背景下大數據技術和其他信息技術的發展為高職院校檔案管理帶來了更加全面的功能，使檔案管理工作人員的工作效率和質量得到了極大的提高。與此同時，無紙化、現代化、數字化的檔案管理模式很大程度上改變了原有的檔案管理工作方式，由單一的人工服務向人機互動轉換。這種多元化的檔案管理模式能有效提高信息統合整理提取的效率。

（三）管理系統化

隨著文字數據化以及電子文檔等的產生，建立一個系統化的檔案管理模式可以直接解決紙張管理煩瑣、占用空間大，提取信息效率低等缺點，有利于保存檔案、高效精準地提取信息，實現檔案資源的高度整合和共享。在保證信息安全的情況下，為了實現檔案資源的高效率數字化處理，各高職院校必須建立一個完善的檔案信息管理平臺，打造檔案資源數據庫，配置成熟的數字化檔案管理系統，將檔案管理的各個功能一一呈現在平臺中，保證數字化的檔案管理工作系統有序。

二、目前高職院校檔案管理所面臨的問題

（一）數字化檔案管理系統不成熟

盡管互聯網技術不斷發展壯大為檔案管理工作帶來了諸多便利，但建立起一個功能完善的數字化的檔案管理系統并不是一蹴而就的。目前許多高職院校建立的數字化檔案管理系統不夠成熟，徒有其表，缺乏內在核心功能，只能做到對檔案資源的錄入、存儲和簡單調用，并不符合大數據時代下的數字化檔案管理要求。多數高職院校對于大數據技術淺嘗輒止，沒有深入利用該技術對檔案管理模式進行深化改革，致使檔案管理模式數字化程度較低，難堪大用。這是由于現階段部分高職院校的大數據技術運用水準較低，數字化管理普及應用較慢，缺乏足夠的數字化檔案管理人才等各類因素共同導致的。與此同時，檔案信息安全性較低一直是許多高職院校數字化檔案管理模式的通病。部分高職院校對于數字化的檔案信息安全存在錯誤的認知，依舊按照傳統的檔案信息保護方式管理數字化的檔案信息，沒有構建高強度的信息安全防護體系，如檔案信息訪問權限要求較低，缺失防火墻等，難以為數字化的檔案信息提供安全保障。

（二）數字化管理的意識缺失

數字化的檔案管理模式對傳統的紙張檔案管理模式造成了很大的沖擊，越來越多高職院校的檔案管理工作人員開始轉變自身的管理理念和工作方式。但目前依然有部分高職院校延續著傳統紙張檔案的管理意識，習慣于傳統的工作模式，無法脫離傳統檔案管理的舒適圈。舊事物向新事物過渡的過程從來都是緩慢且艱難的，需要許多人共同努力前行。部分高職院校檔案管理工作人員并沒有主動去適應時代的發展，對新鮮事物的理解和接受能力較差，甚至帶有抵觸情緒，缺乏數字化管理意識，從而導致數字化檔案管理模式改革工作推進緩慢。

（三）數字化檔案管理人才缺少

數字化檔案管理模式發展至今不過十幾年，且涉及的大數據、互聯網等信息技術知識難度較大，難以快速精通和掌握，導致數字化檔案管理的人才稀缺。目前兼具檔案管理知識技能和信息技術的數字化檔案管理人才數量有限，多數高職院校數字化檔案管理專業化的人才稀缺。迫不得已，許多高職院校依舊只能安排傳統的管理人員對數字化檔案進行管理，甚至錄用了大量的非專業的兼職人員。與此同時，部分高職院校對檔案管理的人才考核力度極低，導致檔案管理工作人員的綜合素質參差不齊，極大地影響了檔案管理工作的效率和質量。由于缺乏專業的檔案管理人才，部分高職院校的紙質檔案缺乏系統性分類，胡亂堆放，逐漸變得難以處理。許多檔案管理工作人員缺乏大數據時代下優化檔案管理的知識和技術，完成日常的數字化檔案管理工作就已經舉步維艱了，更遑論提供更加優質的服務。因此如何培養優秀的數字化檔案管理人才成了各高職院校的重要難題。

（四）數字化檔案管理的工作體系不完善

當前我國多數高職院校并沒有建立起完善的數字化檔案管理工作體系，基礎設施簡陋、不完善，缺乏足夠的檔案管理專項資金，難以推動檔案管理工作體系改革。此外，信息技術運用不成熟、檔案數據庫建設落后等一系列因素也是造成檔案管理數字化發展進程停滯的重要原因。一方面，許多檔案管理工作人員對于數字化檔案管理模式缺乏足夠的信心，對其發展前景抱有不確定的心理，從而難以全身心地參與到數字化檔案建設工作中。許多高職院校缺乏對檔案管理人員進行數字化管理技能的專業系統培訓，檔案管理的從業人員信息技能水平落后，數字化檔案管理的工作體系難以有效確立。另一方面，多數高校缺少大型完善的數字化檔案信息數據庫，難以高效率地對檔案信息數據進行保存、檢索、提取、分析，無法讓信息的處理效率達到最大化，導致數字化的檔案管理模式沒有達到預期的檔案管理成效。此外，數字化的檔案管理工作作為一個新興的行業，其相關的法律法規和福利保障制度并不完善，相應的保障措施也不能得到很好的落實，造成數字化檔案管理的工作體系目前仍然處在缺失狀態。

三、大數據時代高職院校檔案管理的優化策略

（一）大力發展科技，完善數字化的檔案管理系統

大數據背景下，檔案管理朝數字化發展是大勢所趨。高職院校要加大對檔案管理系統信息技術的投入，全面推進檔案管理模式的數字化、電子化、網絡化改革。其中夯實大數據技術基礎是在大數據時代背景下建立完善的檔案管理系統的關鍵。大數據時代比拼的就是高效強力的信息技術能力，高職院校如果能將檔案管理與大數據信息技術有效結合，相輔相成，就能極大地提高檔案管理的效率，以科技引領檔案管理整個體系的發展。在搭建起較為完善的檔案管理體系以后，高職院校不能停下腳步，要繼續研究檔案管理的多元化發展途徑，將檔案管理系統跟學校中的辦公、學習、教務等各類信息系統相互對接，使各大系統成為一個巨大的復雜的整體，實現檔案信息的互通共享，從而達到對各類信息資源的最高效率管理。與此同時，高職院校還應建立更加龐大的檔案資源數據庫，借助大數據技術的力量對檔案數據信息背后的價值進行深度挖掘，為用戶提供更加精準、個性化的服務。

（二）樹立優秀的數字化檔案管理意識

發展數字化檔案管理的前提是要樹立優秀的數字化檔案管理意識。各高職院校要突破傳統手工、機械的檔案管理意識，充分了解大數據技術的重要價值，樹立與大數據時代相匹配的數字化檔案管理意識。我國近年來出臺了一系列的關于大數據的互聯網信息技術政策，要求打造科技強國、數字強國、信息強國，對于各高職院校檔案管理數字化建設更是提出了明確的要求，督促各高職院校盡快完成檔案管理模式的改革。各高職院校要積極配合宣傳，落實好檔案管理相關政策，將數字化、網絡化的檔案管理意識觀念推廣向各個檔案管理工作人員，打破檔案管理工作人員心中老舊的思想觀念，使其不再拘泥于傳統的紙質檔案管理模式，學會主動學習和接受數字化檔案管理的相關知識和技能，從而開啟數字化時代的序幕。相關檔案管理工作人員也要主動接受數字化檔案管理的新思想、新觀念，在平時工作中有意識地培養數字化思想意識，用數字化的眼光看待和解決問題，更新自身的知識結構，使自身能力能適應全新的檔案管理工作體系。

（三）注重人才培養，提升管理人才素質，打造專業化團隊

在數字化檔案管理模式下，管理主體依舊是各個工作者們，他們的綜合素質是能否發揮大數據技術優勢、有效利用信息資源的關鍵。由于近年來大數據技術的火箭式發展，大數據相關人才的數量和質量難以跟上技術高速發展的步伐，致使各個領域有關大數據技術的人才相當稀缺。在國家持續加大大數據技術的研發和檔案管理人才教育投入的基礎上，各高職院校應該采取內培外引的方式壯大數字化檔案管理團隊，積極引入兼具大數據信息技術和檔案管理能力的雙向人才；同時也要對在職的檔案管理人員進行數字化技術的教育培訓，更新其原有的知識結構，加強其對于數字化檔案管理技能的掌握，爭取新手老手一手抓，既夯實原有的人才力量，又引入新鮮血液，增加人才的數量，提高人才的綜合素質，為數字化的檔案管理提供充足的人才保障。此外，高職院校還可以定期舉辦數字化檔案管理的工作研討會，召集新老人才，聘請數字化檔案管理領域的專家，加強人才之間交流和配合，營造良好的數字化檔案管理建設氛圍，打造一支專業化團隊。

（四）建立成熟的工作制度體系

大數據下的檔案信息管理是一個脫胎于傳統檔案管理的全新工作體系。建立一個成熟的工作體系是規劃數字化檔案管理操作、提高數字化檔案管理工作效率和質量的重要環節。各高職院校應積極為檔案管理工作人員打造良好的工作環境，充分保障他們的工作福利和個人權益，使他們能夠全身心地投入檔案管理工作，提高工作積極性。與此同時，高職院校還要建立健全的數字化檔案管理制度，規范工作人員的日常工作行為，使得各項工作有據可依，確保工作人員信息錄入方式正確，規避可以預見的管理問題，不斷增強監管能力，提高員工的紀律性，通過制定一系列合理的獎懲機制，鼓勵工作人員在努力完成本職工作的基礎上積極探索創新性的數字化檔案管理手段，不斷完善數字化檔案管理的各項功能，滿足各方面對檔案管理數字化的需求。

四、結語

綜上所述，大數據的時代浪潮下，高職院校的檔案管理也應順應時代潮流進行數字化管理。盡管建立成熟的數字化檔案管理系統面臨很多困難和未知的挑戰，但同樣也是顯而易見的巨大機遇。各高職院校應牢牢把握這一機遇，將檔案信息數字化，整合保存在數據庫中，提高數據檢索、提取、共享效率，同時還要保證數字化檔案管理的安全性。這是一次管理模式的重大革新，各高職院校需要加大重視力度，不斷推進檔案管理數字化的工作進展。